Ak uvažujete o kariére ako plánovač udalostí, buď ako nezávislý subjekt, alebo so spoločnosťou plánujúcou udalosti, uistite sa, že sa na túto úlohu hodíte. Najviac úspešný plánovači udalostí majú pôsobivý súbor zručností. Nižšie je uvedených päť zručností pri plánovaní udalostí, po ktorých budete pravidelne siahať. Tieto zručnosti môžu spôsobiť alebo zlomiť váš úspech.
Plánovači udalostí sú vysoko organizovaní
Pri plánovaní udalostí je úspech v detailoch. A nie je ich málo! Sledovanie množstva úloh, viacerých dodávateľov a neustále sa meniace zoznamy úloh naraz – a zároveň zachovať spokojnosť vášho klienta – môže byť pre niektorých náročné a pre iných skľučujúce.
Bytie vysoko organizovaný je nevyhnutnosťou pre úspešné plánovanie udalostí. Pre tých, ktorí tvoria a spravujú zoznamy úloh vo svojom osobnom živote, môže byť organizovanie samozrejmosťou. Pre ostatných, ktorí sa snažia zapamätať si termíny alebo vyzdvihnúť chemické čistenie, môže organizácia vyžadovať viac úsilia.
Plánovači udalostí môžu riadiť jednu udalosť naraz alebo môžu byť vo fázach plánovania viacerých udalostí súčasne. Niektoré udalosti, ako napríklad výročné konferencie, si vyžadujú viac ako rok plánovania, takže plánovači udalostí musia zostať organizovaní z dlhodobého hľadiska.
Existuje množstvo organizačných nástrojov pre plánovačov udalostí, od softvéru, ktorý sleduje registráciu, až po šablóny formulárov a tabuliek. Plánovanie udalosti kontrolný zoznam ktorý je prispôsobený pre každý projekt, je jedným z najcennejších nástrojov, ktoré môžete mať, bez ohľadu na vaše prirodzené organizačné schopnosti.
Nájdite si organizačný systém, ktorý vám najlepšie vyhovuje, pretože organizovanie je pre kariéru plánovania podujatí rozhodujúce.
Plánovači udalostí sú prispôsobiví
Čo majú všetky udalosti spoločné? Ľudia. Úspešní plánovači udalostí sú sympatickí, pútaví, dobrí hovorcovia a vynikajúci poslucháči. Plánovanie udalostí je spoločenská profesia v tom, že výsledok – samotná udalosť – bude zahŕňať skupinu ľudí, veľkých alebo malých. Porozumieť ľuďom a užívať si rozhovory s nimi je súčasťou práce.
Neznamená to, že ako plánovač udalostí strávite väčšinu dňa na obedoch klientov a pri koktailoch na spoločenských akciách. Plánovanie udalostí je tvrdá práca a veľa z toho sa strávi pri stole s telefónom alebo počítačom; pri riešení jednej z týchto bežných úloh plánovania udalostí je však nevyhnutné vystupovať v ústrety:
- Vyjednávanie s hotelmi
- Diskutovanie o jedálnych lístkoch s manažérmi stravovania
- Stretnutie s predajcami
- Prezentácia nápadov na udalosti potenciálnemu klientovi
- Networking kedykoľvek a kdekoľvek
- Dozorný personál podujatia
- Práca na udalosti a interakcia s hosťami a pracovníkmi
V každodennom živote si väčšina z nás pamätá príjemných a nápomocných ľudí, s ktorými komunikujeme, a táto interakcia môže urobiť zážitok oveľa konštruktívnejším pre obe strany. Vedieť, ako sa spojiť s rôznymi osobnosťami, ako sa s niekým spojiť a urobiť pozitívny dojem, sú kľúčom k úspechu. Nikto nechce spolupracovať alebo pomáhať niekomu, s kým sa ťažko rozpráva, je ťažko pochopiteľné alebo je hrubý a neprofesionálny akýmkoľvek spôsobom, preto zvážte, že zdvorilosť je základnou zručnosťou plánovania udalostí.
Počúvajte a komunikujte jasne
Výborne komunikačné schopnosti sú nevyhnutné v mnohých profesiách. Pri plánovaní udalostí môže nesprávna komunikácia spôsobiť množstvo problémov pre plánovača udalostí aj pre klienta a jednoduché nedorozumenie môže mať katastrofálne následky. Schopnosť počúvať je preto kľúčová, aby ste pochopili potreby klienta.
Tu je niekoľko príkladov komunikácie a toho, ako sa tieto zručnosti plánovania udalostí používajú pri plánovaní udalostí:
Písomná komunikácia:
- Písanie návrhy podujatí pre potenciálneho klienta
- Vytváranie materiálov na predaj vašej firmy
- Písanie zmlúv pre klientov a predajcov
- Vypracovanie ďakovných poznámok hosťom a VIP
Verbálna komunikácia:
- Schopnosť vysvetliť rozsah a účel udalosti
- Efektívne oznamovanie vašich nápadov nadriadenému, klientovi alebo predajcovi
- Pochopenie a spracovanie poskytnutých informácií, ako sú obavy klienta alebo otázky dodávateľa
- Zručné vyjednávanie hotelových cien, kontaktných údajov alebo doplnkov od predajcu
Plánovači udalostí sú kreatívni
Úspešní plánovači podujatí majú nápady – veľa z nich. A s touto kreativitou prichádza aj schopnosť premeniť nápad na niečo hmatateľné. Plánovači udalostí môžu vziať víziu a uviesť ju do života. Kreativita je pri plánovaní udalosti nevyhnutná, od vypracovania jedinečnej témy pre párty až po vytvorenie cenovo dostupného riešenia zdobenia, ktoré spĺňa malý rozpočet.
Pri riešení problémov zohráva úlohu aj kreativita. Schopnosť kreatívne myslieť na vývoj riešení problémov môže pozitívne ovplyvniť úspech vášho podujatia.
Plánovači udalostí sú multitaskeri
V rôznych fázach procesu plánovania udalostí je potrebné riadiť množstvo úloh. Môžete vyjednávať o hotelovej zmluve, stretávať sa s klientom, aby ste prediskutovali potenciálnych hostí, rezervovať si catering, pohovory s prenajímateľmi a skúmať možnosti zábavy. A to len na jednu akciu. Pridajte viacero udalostí vo fázach plánovania naraz a konečným výsledkom je žonglovanie. Úspešní plánovači udalostí musia vedieť, ako efektívne vykonávať multitasking a súčasne udržiavať mnohé aspekty udalosti v pohybe bez toho, aby pri niektorej z týchto úloh padali loptičky.
Úspech pri plánovaní udalostí spočíva v schopnosti určiť si priority a sústrediť sa na každú úlohu bez toho, aby ste sa nechali rozptyľovať inými vecami alebo aby vás zahltili mnohé detaily, ktoré si vyžadujú vašu pozornosť. Zostať pokojný, sústredený a flexibilný sú atribúty úspešného multitaskera.
