Osobní asistenti sú na tom podobne výkonných asistentov alebo kancelárskych asistentov v tom, že všetci vykonávajú bežné úlohy administratívneho typu, aby ich nemusel robiť niekto iný. Povinnosti budú pravdepodobne zahŕňať preverovanie alebo odpovedanie na telefónne hovory, listy a e-maily, spravovanie plánov a písanie poznámok na stretnutiach.
Rozdiel oproti osobným asistentom je v tom, že pomáhajú iba jednej osobe a môžu tiež pomáhať s osobnými úlohami, ako je nakupovanie alebo plánovanie spoločenských stretnutí.
Niektorí ľudia delegujú projektovú prácu na svojich asistentov alebo ich asistenti zastupujú v ich neprítomnosti.
Požiadavky na prácu osobných asistentov
Zatiaľ čo na osobných asistentov nie je stanovená minimálna požiadavka z hľadiska vzdelania, pomáha aj zázemie v oblasti obchodu alebo administratívy. V niektorých prípadoch môže byť dôležitý aj druhý alebo tretí jazyk. Vo všeobecnosti sú zručnosti, ktoré máte, dôležitejšie ako vaše vzdelanie. Diskusia o niektorých z týchto potrebných zručností vám môže pomôcť rozhodnúť sa, či je tento typ práce pre vás.
Tu je zoznam zručností osobného asistenta pre životopisy, motivačné listy, žiadosti o zamestnanie a pohovory. Požadované zručnosti sa budú líšiť v závislosti od práce, o ktorú sa uchádzate, preto si pozrite aj náš zoznam zručnosti uvedené podľa zamestnania a podľa typu zručnosti. Prezrite si tieto zoznamy a zistite, či ste tieto zručnosti používali v predchádzajúcich zamestnaniach alebo ste ich získali školením.
Robte si poznámky, kedy a ako ste tieto zručnosti používali alebo rozvíjali. Potom ich pridajte do svojho životopisu a motivačného listu alebo ich majte po ruke pri vypĺňaní žiadostí o zamestnanie. Ľudia, ktorí kontrolujú aplikácie, často hľadajú kľúčové zručnosti. Porovnajte svoje zručnosti s tými, ktoré sú pre danú prácu potrebné. Potom sa uistite, že sú uvedené vo vašom motivačnom liste a uvedené vo vašom životopise.
Mali by ste tiež vypracovať odpovede na pohovor o tom, ako ste využili svoje zručnosti na predchádzajúcich pozíciách. Uveďte príklad, ako ste vyriešili problém na pracovisku pomocou jednej alebo viacerých z týchto zručností. Ukážte, ako využitie vašich schopností prispelo k úspechu projektu.
Príklady potrebných zručností
Tento zoznam nie je úplný, ale obsahuje niektoré z najdôležitejších a vyhľadávaných zručností pre osobných asistentov.
Organizácia a manažment času
Ako osobný asistent bude veľkou časťou vašej práce udržiavať organizáciu a plánovanie niekoho iného. Preto musíte byť dobre organizovaní. Našťastie organizačné schopnosti sa dajú naučiť. Existujú špecifické techniky, ktoré môžete prispôsobiť, aby ste zefektívnili využitie času a inak udržali svoj život a život svojho manažéra v poriadku.
Písomná a verbálna komunikácia
Budete musieť porozumieť inštrukciám a riadiť sa nimi a budete musieť prenášať informácie jasne a čestne. V závislosti od podrobností o vašej pozícii možno budete musieť vítať klientov, odpovedať na korešpondenciu alebo vytvárať správy a prezentácie. Všetky tieto úlohy vyžadujú špičkové komunikačné zručnosti vrátane hovorenia a písania, počúvania a čítania.
Presnosť a pozornosť k detailu
Pozornosť venovaná detailom je kritickou súčasťou udržiavania poriadku a dobrej komunikácie.
Nejasnosť alebo nepresnosť vytvára prinajlepšom neefektívnosť a môže tiež spôsobiť vážne chyby alebo odcudziť kolegov vášho manažéra.
Znalosť relevantného softvéru
Softvér, s ktorým budete musieť pracovať, sa môže líšiť, ale pravdepodobne bude zahŕňať textový editor, tabuľky, databázy, kalendáre, počítačovú tlač a PowerPoint alebo niečo ekvivalentné. Schopnosť poskytnúť aspoň minimálnu technickú podporu je výhodou. Možno budete musieť ohodnotiť niekoľko rôznych programov a aplikácií, aby ste si sami vybrali, ktoré poskytujú najlepšie nástroje na dosiahnutie cieľov vášho manažéra. Vašou úlohou je vždy uľahčiť a zjednodušiť prácu vášho manažéra, čo si môže vyžadovať veľa zákulisných riešení problémov.
Taktnosť a diskrétnosť
Ako osobný asistent budete často vystavený citlivým materiálom, od obchodných tajomstiev až po vysoko osobné informácie, ktoré budete musieť zachovať v tajnosti.
Súvisiaca zručnosť je taktnosť, schopnosť reagovať jemne alebo vôbec nereagovať na informácie, ktoré by pre iných ľudí mohli považovať za ťažké alebo trápne. Inými slovami, musíte byť bezpečnou osobou, aby bol váš manažér zraniteľný. Koniec koncov, len vy budete vedieť, koľko pomoci potrebujú.
Súvisiace: Najlepšie služby písania životopisov.
Zoznam zručností
Administratívne zručnosti
Tieto zručnosti sú často súčasťou popisu práce osobného asistenta alebo ide o zručnosti s pridanou hodnotou. Váš zamestnávateľ môže potrebovať niekoho, kto za ňu môže urobiť tieto úlohy.
- administratívne
- Schôdzky
- Korešpondencia
- Pochôdzky
- Diania
- Plánovanie akcie
- Podanie
- Implementačné postupy
- Udržiavanie harmonogramov
- Stretnutia
- Kancelársky manažment
- Projektový manažment
- Výskum
- Plánovanie
- Prijímanie diktátu
- Prijímanie správ
- Písať si poznámky
- Cestovné poriadky
- Plánovanie ciest
Komunikačné zručnosti
Ako osobný asistent sú pre prácu dôležité všetky aspekty komunikácie. Buďte pripravení ukázať svoje skúsenosti alebo tréning.
- Zdvihni telefón
- Komunikácia
- Pozdravenie návštevníkov
- Vybavovanie dopytov
- vytváranie sietí
- Neverbálna komunikácia
- Preverovanie hovorov
- Verbálna komunikácia
- Písomná komunikácia
Finančné zručnosti
Máte skúsenosti alebo školenie na tieto úlohy?
- účtovníctvo
- Rozpočtovanie
- Nákup
- Súrcing
- Nakupovanie
Technologické zručnosti
Dokážete používať rôzne platformy a zariadenia a robiť základné riešenia problémov?
- Počítač (PC, Mac, tablet)
- Správa databázy
- Microsoft Office
- Príprava prezentácie
- Správy
- Spracovanie textu
Osobné majstrovské zručnosti
Tieto zručnosti sú často súčasťou vašej osobnosti. Ukážte, ako ste ich používali a rozvíjali.
- Dôvernosť
- Diplomatický
- Diskrétnosť
- Flexibilita
- Medziľudské
- Multitasking
- Organizácia
- Kladný postoj
- Riešenie problémov
- Profesionálne vystupovanie
- Vlastná motivácia
- Tímový hráč
- Time Management
- Pracujte nezávisle
Ak ste tieto zručnosti nepoužili v predchádzajúcej práci, pozrite sa, ako ste si ich rozvinuli v dobrovoľníckych alebo neplatených zamestnaniach alebo ako ich využijete vo svojom osobnom živote. Používate tieto zručnosti ako súčasť komunity viery alebo pri študentskom projekte v škole? Rozvinuli ste zručnosti ako súčasť športového tímu alebo individuálneho športu? Tieto skúsenosti môžu byť tiež cenné a urobia z vás lepšieho kandidáta na danú pozíciu.
V nasledujúcom vzorovom životopise určenom pre osobného asistenta si všimnite, ako sú niektoré z vyššie uvedených zručností začlenené do textu, najmä „základné kvalifikácie“.
Ukážka životopisu osobného asistenta
Toto je príklad životopisu na pozíciu osobného asistenta. Stiahnite si šablónu životopisu (kompatibilné s Dokumentmi Google a Word Online) alebo si pozrite ďalšie príklady nižšie.
Vzorový životopis osobného asistenta (textová verzia)
Carly žiadateľ
Hlavná ulica 999
New York 10003
(123) 555-1234
[email protected]
KARIÉRNY CIEĽ
Detailne orientovaný a vysoko organizovaný osobný asistent, ktorý sa dobre orientuje v poskytovaní bezproblémovej podpory manažérom na úrovni C, ako aj v samostatnej práci administratívne, schôdzky a plánovanie ciest, nakupovanie a plánovanie podujatí s jednoduchou efektivitou hľadá pozíciu osobného asistenta s špičková firma.
ZÁKLADNÉ KVALIFIKÁCIE
- Schopnosť spracovávať citlivé údaje a vybavovať všetku korešpondenciu a diktáty s nekompromisnou integritou a dôvernosťou.
- Môžem si ľahko vybudovať vzťah s klientmi, predajcami a zainteresovanými stranami projektu, osobne aj písomne.
- Schopný využiť vzdelanie v oblasti účtovníctva na presné vyvažovanie účtov a vykonávanie funkcií rozpočtovania a nákupu.
- Vždy si zachováva pozitívne a dokonale profesionálne vystupovanie so schopnosťou vzbudzovať dôveru a angažovanosť ostatných.
PROFESIONÁLNE SKÚSENOSTI
GLENGARRY INCORPORATED, Columbia, MO
Osobný asistent prezidenta, september 2016-súčasnosť
Poskytovať komplexnú administratívnu a personálnu podporu zakladateľovi butikovej finančnej poradenskej firmy s rozsahom zodpovednosti, ktorá zahŕňa diktovanie, korešpondenciu, správu kancelárie, vzťahy s dodávateľmi, plánovanie stretnutí, koordináciu ciest a plánovanie udalostí funkcie.
- Naplánované všetky podrobnosti pre veľmi úspešné akcie týkajúce sa vzťahov s klientmi vrátane víkendov v golfových a tenisových rezortoch, seminárov o finančnom plánovaní a banketov pre akcionárov.
- Získaní a zabezpečení nákladovo efektívnych predajcov cestovania a zábavy, ktorí znižujú cestovné výdavky o 15 %.
- Využili ste Adobe Creative Suite na vytvorenie vizuálne pútavých nových marketingových brožúr a mesačného bulletinu.
VZDELÁVANIE
Bakalár prírodných vied v odbore Business Administration (Minor: Účtovníctvo) 2016; GPA 3.9
University of Missouri, Columbia, MO
Deanov zoznam; Absolvoval Summa cum Laude
Technické znalosti: Microsoft Office Suite, QuickBooks a Adobe Creative Suite. Plynule po španielsky.