Ďakovné listy, ktoré budú darcovia milovať

Vďačnosť je mocná a ďakovný list zaslaný poštou je aj naďalej jedným z najužitočnejších spôsobov, ako to vyjadriť darcom.

Ďakovný list vyjadruje uznanie, slúži ako potvrdenie a pomáha budovať pevnejší vzťah s darcom. Odoslaním efektívneho ďakovného listu môže vaša organizácia získať výhodu vo svete charitatívnej súťaže.

Prečo je ďakovný list dôležitý

Ďakovné listy sa musia posudzovať v kontexte a plán zadržania darcov. Tento plán by mal zahŕňať minimálne:

Ako charitatívna organizácia žiada o dary
Posielanie online darcov na vhodnú vstupnú stránku po darovaní
Okamžité zaslanie e-mailu s poďakovaním online darcom
Doručenie ďakovného listu z dverí do 72 hodín, či už darcovia poslali šek poštou alebo darovali online

Podľa správy fundraisingovej organizácie AFP z roku 2019 o prieskume efektívnosti fundraisingu je celkový priemer miera udržania darcov v roku 2018 bola len 43 %, čo znamená, že menej ako polovica darcov z roku 2017 sa vrátila, aby znovu darovala v roku 2018.Môže to mať veľa dôvodov, ale veľkú úlohu zohráva nedostatok efektívnych stratégií uchovávania neziskových organizácií.

Charitatívne organizácie prichádzajú o peniaze, keď sa darcovia nevrátia. Získavajú finančné prostriedky, keď môžu darcov vracať. Udržať si darcu je lacnejšie ako ho naverbovať.

V štúdii vedenej výskumníkom v oblasti filantropie Adrianom Sargeantom darcovia uviedli, že jedným z hlavných dôvodov, prečo prestali dávať, je, že sa im nepoďakovalo. V ďalšej štúdii od DonorVoice je jedným z hlavných dôvodov, prečo darcovia pokračujú v darcovstve, včasné poďakovanie.

Čo zahrnúť do ďakovného listu darcom

Ďakovné listy sú veľkou súčasťou efektívnych stratégií uchovávania. Dokonca aj v online svete ľudia stále ocenia list zaslaný poštou. Tu sú nevyhnutnosti pre ďakovný list, ktorý funguje.

Musí to byť aktuálne

Odborníci na fundraising odporúčajú poslať ďakovný list poštou – bez ohľadu na to, či ide o prvých alebo dlhoročných darcov – do 48 – 72 hodín po prijatí daru. Načasovanie sa môže líšiť, ale darca by si mal stále pamätať, že daroval, keď dostane poďakovanie. Poďakovanie o tri mesiace neskôr neprinesie nič dobré.

Musí to byť presné

Je meno a adresa darcu správne? Použili ste správne pocty, ako napríklad pani, pani alebo pán? Sú pravopis a gramatika správne? Je vďaka formátovaniu list ľahko čitateľný? Ak je to vhodné, použite v pozdrave krstné meno darcu na ďalšie prispôsobenie.

Musí darcovi umožniť vizualizovať účinok daru

Zahrnuli ste príbeh o niekom alebo zvierati, ktoré bude mať z daru úžitok? Alebo ste použili posudok od tejto osoby? Ľudia sa cítia štedrejší, keď si môžu predstaviť konkrétnych ľudí alebo zviera, ktorému pomohli.

Musí ukázať, ako dobre fungujú vaše programy

Zahrňte odsek o vašej misii a niekoľko štatistík o vašich výsledkoch. Nechaj to však krátke. List by sa mal snažiť zasiahnuť srdce darcu viac ako len hlavu. Zahrňte len toľko číselných údajov, aby ste dokázali, že dodržujete a robíte to, čo sľúbite.

Musí používať výraz „ty“ častejšie ako „my“ alebo „ja“.

Urobte z darcu hrdinu. Často používajte frázu „kvôli vám“.. Napíšte radšej o darcovi a ľuďoch, ktorým pomáhajú, než o organizácii. Nie je čas chváliť sa peniazmi, ktoré vyzbierate, alebo oceneniami, ktoré ste vyhrali. Je to o darcovi a o tom, čo umožnil.

Uveďte výšku daru a informácie o daniach

Je daňovo uznateľná celá suma alebo len časť? IRS stanovuje, aké právne vyhlásenia je potrebné zahrnúť.Táto informácia môže byť na konci listu, hoci v texte by mala byť uvedená suma. Napríklad: „Ďakujeme za váš dar vo výške 200 USD.“ Uvedenie sumy na začiatku slúži ako potvrdenie sumy a pripomienka pre darcu.

Mala by byť podpísaná významnou osobou

Touto osobou môže byť člen predstavenstva, výkonný riaditeľ, dobrovoľník alebo príjemca daru. Osoba s vysokým postavením je logická pre väčšinu ďakovných listov. Niektoré ďakovné listy však môžu pochádzať od niekoho, kto využíva služby vašej organizácie, napríklad od študenta, ktorý dostáva štipendium, alebo od matky dieťaťa, ktoré má prospech.

Obsahuje Postscript

Keď ľudia skenujú list, čítajú PS. Tak si dajte záležať na poslednej správe. Zopakujte dôležitú časť informácie a zopakujte svoju vďačnosť. Ak je to vhodné, požiadajte osobu, ktorá list podpisuje, aby pridala ručne napísaný PS, v ktorom by sa vám opäť poďakovalo alebo sa zmienilo o niečom osobnom.

Nemalo by ísť o všeobecný formulárový list

V ideálnom prípade by ďakovné listy nemali byť všeobecnými listami, ktoré by sa mali nastaviť a potom zabudnúť. Nedovoľte, aby sa vaše poďakovanie stalo rutinou a nudným. Ak nemáte veľký počet darcov, vaša charita by sa mala snažiť, aby bol každý ďakovný list jedinečný, aby darca vedel, že list bol určený špeciálne pre ňu.

Vzor ďakovného listu

Ak chcete, aby darcovia znova a znova dávali, prejavte im svoju vďačnosť tým, že si nájdete čas na kreatívne poďakovanie a prispôsobte si ďakovné listy a poznámky.

Túto vzorku môžete použiť ako vzor na písanie ďakovných listov pre darcov. Stiahnite si šablónu (kompatibilné s Google Docs a Word Online), alebo si prečítajte textovú verziu nižšie.

Stiahnite si šablónu programu Word

3 ďakovné listy, ktoré budú darcovia milovať

Ďakovný list č. 1 (textová verzia)

Milá Deborah,

Vďaka vám Michael a jeho sestra Janet oslávili Michaelove 9. narodeniny tortou a balónmi na bezpečnom a láskyplnom mieste. Už sa neboja a milujú svoje vlastné izby.

Ďakujeme vám za váš nedávny štedrý dar vo výške 100 USD pre detské pobytové služby v Greater Boston. Vaša ochota pomôcť vysídleným deťom v našej komunite prekonať krízy v ich životoch má veľký význam pre deti, ako sú Michael a Janet.

Aj vďaka vám sme len tento rok poskytli 250 deťom miesto, kde môžu žiť, učiť sa a cítiť sa bezpečne.

Váš dar pomôže na nákup nových počítačov pre naše deti počas nasledujúcich šiestich mesiacov. Deti túžia po nových počítačoch, aby si mohli robiť domáce úlohy a komunikovať s priateľmi a rodinou.

Počítače sú súčasťou našej kampane Excellence in Service, vďaka ktorej bude náš domov pre Michaela, Janet a ich nových priateľov ešte krajší. Vy a ďalší ľudia ako vy ste nás priblížili k nášmu cieľu 50 000 USD na túto kampaň.

Radi by sme vám poskytli prehliadku, aby ste sa s nami stretli s niektorými z 15 zamestnancov a 50 detí. Radi predvádzame náš pohodlný domov a deti sa radi stretávajú s návštevami. Jeden alebo dva vám dokonca ukážu, čo dokážu so svojimi novými počítačmi.

Janet Teebs, naša riaditeľka pre vývoj, je vždy k dispozícii, aby vám pripravila návštevu alebo odpovedala na akékoľvek otázky, ktoré máte. Neváhajte jej zavolať na číslo 520-446-0912 alebo poslať e-mail na adresu [email protected].

Radi by sme vás informovali o našich e-mailoch a bulletine. Môžete sa do nich prihlásiť na našej stránke www.crc.org.

Ešte raz ďakujeme za všetko, čo robíte pre naše deti. Aj vy ste súčasťou ich života.

s pozdravom

Malcolm Wexter
Výkonný riaditeľ

P.S. Sme odkázaní na dobrovoľníkov, ktorí nám pomôžu. Ak by ste sa chceli podeliť o svoj čas, dajte vedieť Janet a ona požiada nášho koordinátora dobrovoľníkov, aby sa ozval. Dobrovoľníkov často zoznamujeme s našou prácou. Budeme radi, ak vás tam uvidíme.

Ďakovný list č. 2 (textová verzia)

Milý James,

Najprv mi dovoľte povedať, ďakujem!

Váš nedávny dar vo výške 150 USD znamená, že chápete, aká cenná môže byť jazda na koni pre dieťa s kognitívnymi alebo fyzickými problémami.

Ale dovoľte mi povedať vám, čo naše služby v Therapeutic Riding of Atlanta znamenajú pre niektoré deti, ktoré chodia do našich tried.

Jeden malý chlapec s ťažkou mozgovou obrnou sa naučil, ako vysoko sedieť na koni. Jeho matka bola taká hrdá a povedala: „Nikdy som si nemyslela, že to dokáže tak dobre. Ak dokáže toto, čo iné môže urobiť?"
Mladé dievča, ktoré nikdy nepovedalo ani slovo, zrazu povedalo „choď“ svojmu koňovi.
Keďže si sebavedomie vybudovala jazdou, jedno dievčatko sa už nebojí byť na hojdačkách na ihrisku.
Dieťa, ktoré malo problémy s chôdzou, to začalo robiť až po niekoľkých chvíľach na koni.
Mladé dievča bolo schopné hovoriť hlasnejšie vo svojej triede, pretože vďaka jazde na koni zosilnelo a lepšie sa jej dýchalo.

Hoci sa tieto víťazstvá môžu zdať bežnému človeku malé, viete, že nie sú. To je dôvod, prečo ste dali, a prečo deti, ktorým slúžime a my, sme plní vďačnosti za vašu štedrosť.

Darcovia ako vy pomáhajú umožniť naše terapeutické jazdenie, zabezpečiť, aby naše kone boli dobre kŕmené, ustajnené a trénované a zaručiť, že môžeme ponúknuť štipendiá deťom a ich rodinám, ktoré by si inak nemohli dovoliť tieto vylepšenia života činnosti.

Chceme, aby ste aj vy boli aktívnym členom našej komunity. Navštívte našu webovú stránku www.tra.org a prihláste sa na odber našich e-mailov a bulletinov. A sledujte pozvánky na naše podujatia ako Horsin' Around, Hearts & Horses a špeciálne zájazdy, ktoré ponúkame po celý rok.

Sme dobrovoľnícky intenzívni a boli by sme radi, keby ste zažili radosť z pomoci dieťaťu jazdiť na koni. Stačí uviesť svoj záujem na našej webovej stránke alebo zavolať koordinátorovi dobrovoľníkov, Sandy Converse, na xxx-xxxx. Aj dobrovoľníci môžu nosiť skvelé tričká!

Ešte raz ďakujem! Milujeme vašu podporu.

Vždy najlepšie,

Lilly Anderson
Výkonný riaditeľ

P.S. Ako špeciálne poďakovanie vás pridáme do nášho exkluzívneho okruhu priateľov a uvedieme vaše meno v našej výročnej správe a našom bulletine. Zastavte sa prosím čoskoro na našom ranči, aby sme sa mohli osobne poďakovať.

Ďakovný list č. 3 (textová verzia)

Milý Frank a Louise,

Tento týždeň sme vďaka vašej pomoci presťahovali starší manželský pár Toma a Francisa do svetlého, dobre zariadeného bytu v komunite oddanej ich zdraviu a šťastiu.

Tom a Francis už nie sú izolovaní v ťažko prístupnej chodbe vo výškovej budove a teraz majú ľahký prístup k službám, ktoré potrebujú. Navyše dostanú dve jedlá denne a zúčastnia sa zdravých a zábavných aktivít, od cvičení až po výlety do okolia.

Ďakujeme vám za váš premyslený dar vo výške 250 $ Agentúre pre starnutie okresu Wildthorne. Váš dar sa postará o to, aby sa seniorom v našom kraji, ako sú Tom a Francis, darilo.

Ako viete, viac ako 30 % seniorov našej župy žije z malých pevných príjmov. Agentúra pre starnutie mnohým z nich poskytuje stravovanie, dotácie na nájomné, poradenstvo, rekreáciu a zdravotnú starostlivosť.

Aj vďaka vám môžeme naďalej pomáhať seniorom v núdzi. Dary od starostlivých ľudí, ako ste vy, nám pomáhajú kompenzovať škrty vo financovaní štátu a miestnej samosprávy.

Po pravde, bez vás by sme to nedokázali. My a tí, ktorým slúžime, si úprimne vážime vašu štedrosť.