Projektoví manažéri majú ťažkú prácu. Z povahy svojej úlohy preberajú zodpovednosť za vytvorenie efektívneho tímu, ktorý bude pokračovať v nových iniciatívach a uspieť s nimi. Pretože projekty môžu zahŕňať všetku prácu vykonanú vo firme, každý projekt je novým dobrodružstvom.
Jedným z najdôležitejších faktorov, ktoré podporujú úspech projektu, je prítomnosť efektívneho, angažovaného výkonného sponzora. Zatiaľ čo projektoví manažéri môžu vedieť, že výkonní sponzori robia veľa pre to, aby pomohli projektu uspieť, mnohí vedúci pracovníci nechápu, ako môžu pomôcť alebo čo majú robiť.
Zodpovednosti výkonného sponzora
Výkonný sponzor je nevyhnutný pre úspech projektu. Existuje mnoho dôvodov, prečo projekty zlyhávajú, ale nedostatok podpory v organizácii by nemal byť jedným z nich. Výkonní sponzori by mali:
- Prevezmite zodpovednosť na výkonnej úrovni za výsledok projektu
- Stanovte si projekt a zverte právomoci projektovému manažérovi a členom hlavného tímu
- Podporte snahu projektového tímu o zdroje a viditeľnosť
- Zabezpečte prítomnosť a podporu efektívnych tímových hodnôt vrátane zodpovednosti a transparentnosti
- Podporte tím tvárou v tvár mimoriadnym ťažkostiam
- Chráňte projektový tím pred organizačnými zásahmi
- Zostaňte zapojení a zaujímajte sa
- Ak iniciatíva zlyhá, buďte zodpovední ako projektový manažér a členovia tímu
Prítomnosť výkonného sponzora
Pri absencii podporného výkonného sponzora všetky vyššie uvedené zodpovednosti pripadajú na už tak preťažených projektový manažér, ktorý zvyčajne nemá vplyv na ostatných manažérov alebo vedúcich pracovníkov, ktorí môžu byť voči projektu odolní.
Nedostatok efektívneho sponzora zvyšuje riziko problémov s projektom, vrátane, ale nie výlučne zlyhanie, neoptimálny výkon, zvýšené ciele v oblasti nákladov a kvality a možné zvýšenie tímu nepokoje.
Jednoducho povedané, prítomnosť účinného výkonný sponzor je pozitívnym rozdielom pre projekt, ktorý sponzorovali. Vzhľadom na zjavnú dôležitosť tejto úlohy by mohlo byť rozumné predpokladať, že väčšina organizácií berie svoju prácu s výkonnými sponzormi vážne.
Organizačné zaobchádzanie s rolou
Aj keď by bolo rozumné očakávať, že väčšina firiem prejaví vyspelé postupy týkajúce sa úlohy výkonný sponzor v ére, kde sú postupy projektového manažmentu dobre zavedené, je situácia presne taká opak.
- Mnoho firiem nemá žiadne formálne praktiky týkajúce sa sponzorstva zo strany výkonných manažérov
- Len málo firiem má nejaké formalizované školenie alebo štandardizovaný popis úlohy a zodpovednosti sponzora
- Vzácna je firma, ktorá poskytuje školenia pre svojich výkonných sponzorov
- Existuje len malá konzistentná zhoda o zodpovednosti sponzora za úspech projektu
- Väčšina projektových manažérov vyjadruje frustráciu z nedostatku podpory od svojich sponzorov
Podľa Project Management Institute v roku 2018 38 % organizácií prieskumu nemal aktívnych výkonných sponzorov projektov.
Zatiaľ čo súčasný stav praxe výkonného sponzoringu môže ponechať priestor na zlepšenie, projektoví manažéri nemajú inú možnosť, ako pokračovať v napredovaní vo svojich iniciatívach. Existuje však niekoľko krokov, ktoré môžu projektoví manažéri podniknúť, aby získali veľmi potrebnú výkonnú podporu.
Kroky na získanie podpory zo strany vedenia
- Získať sponzora. Ak má váš projekt strategické dôsledky pre vašu firmu, či už priamo pre zákazníkov alebo nepriamo umožniť efektívnejšie a efektívnejšie interné aktivity na podporu zákazníkov, mali by ste prijať a sponzora. Spolupracujte priamo so svojím nadriadeným alebo vedúcim kancelárie projektového manažmentu, aby ste posilnili dôležitosť projektu a požiadali o pomoc. Zdôraznite úlohu a povinnosti sponzora a poukázajte na to priemyselný výskum ktorý koreluje úspech projektu a efektívne sponzorstvo.
- Vyškolte svojho sponzora. Zdôraznite úlohu sponzora ako strategickú, nie taktickú alebo ako figúrku. Väčšina vedúcich pracovníkov sa dostáva do úlohy sponzora bez formálneho školenia alebo dokonca kontextu pre svoje povinnosti. Aj keď ste v trochu nepríjemnej úlohe školenia manažéra, väčšina z týchto jednotlivcov ocení váš kontext a poradenstvo. Otázky zodpovednosti, posilňovania hodnôt a ochrany tímu by mali byť vaším hlavným zameraním pri prijímaní vášho výkonného sponzora.
- Aktívne zapojte a zapojte svojho sponzora. Vzťahy najlepšieho projektového manažéra a výkonného sponzora sú vysoko interaktívne. Je dôležité, aby si obe strany vytvorili jasný komunikačný protokol pre aktualizácie projektových aktivít, ako aj označovanie a reagovanie na núdzové situácie. Projektový manažér by mal povzbudiť výkonného sponzora, aby sa zúčastnil na stretnutiach o stave alebo tíme z času na čas prejaviť skutočný záujem a slúžiť ako aktívna roztlieskavačka organizácie pre tím úspechov.
- Požiadajte o podporu pri koučovaní od svojho sponzora. Vždy je užitočné mať niekoho, kto má viac skúseností ako vy, pozorovať a ponúkať konštruktívnu a pozitívnu spätnú väzbu a koučing na váš výkon.
- Pri veľkých problémoch opatrne využite sponzora. Dávajte si pozor, aby ste svojho sponzora príliš neťahali kvôli taktickým problémom. Najlepším využitím vášho sponzora je pomôcť zabezpečiť zdroje, slúžiť ako hovorca projektového tímu širšej skupine manažmentu a pomôcť vám posilniť základné tímové hodnoty.
Final Pitch
Úloha výkonného sponzora je jednou z dôležitých častí skladačky úspechu projektových iniciatív. Úspešní projektoví manažéri chápu, aká dôležitá je táto úloha a pracujú na získaní výkonnej podpory na správnej úrovni a intenzite.
Ak sponzor chýba alebo je nejasný, vezmite si na starosti nábor a/alebo školenie svojich výkonných sponzorov, aby podporili vás, váš tím a vašu firmu pri úspechu.
