Time management je naozaj všetko o riadení seba samého. Nemôžete skutočne „manažovať“ čas, pretože deň má 24 hodín, hodina 60 minút, minúta 60 sekúnd – a to sa nikdy nemení. Môžete však kontrolovať, kde a ako trávite čas, a podniknúť kroky na zníženie alebo odstránenie plytvania časom. Tu je desať nadčasových spôsobov, ako prevziať kontrolu nad svojím rozvrhom každý deň, aby ste čo najlepšie využili čas, ktorý máte k dispozícii.
1) Stanovte si prioritné ciele
Bez cieľov možno zistíte, že máte tendenciu naháňať sa za tým, čo sa vám zdá najnaliehavejšie alebo čo vám hľadí do tváre. Je ťažké nenechať sa rozptyľovať lesklými predmetmi. Aby ste tomu zabránili, zistite svoje skutočné priority v živote a posuňte sa k nim stanovením ročných, mesačných, týždenných a denných cieľov alebo požadovaných výsledkov. Zoraďte každý z nich pomocou nasledujúceho systému:
- Dôležitosť: (A=vysoká, B=stredná, C=nízka)
- Naliehavosť: (1=vysoká, 2=stredná, 3=nízka)
Vždy najprv pracujte na najnaliehavejších a najdôležitejších cieľoch a úlohách (A1) a potom pokračujte v zozname nižšie.
2) Dodržujte pravidlo 80/20
Pravidlo 80/20, tiež známy ako Paretov princíp, hovorí, že 80 percent vašich výsledkov pochádza z 20 percent vašich činov. Je to spôsob, ako si pozrieť využitie času, uprednostniť zvolené úlohy voči vašim najdôležitejším cieľom. Zameriavate sa na 20 percent činností, ktoré prinášajú 80 percent požadovaných výsledkov?
3) Naučte sa povedať nie
Aj keď je skvelé byť tímovým hráčom, je tiež dôležité vedieť, kedy a ako byť asertívny a nechať ľudia vedia, že momentálne nemôžete vybaviť ich žiadosť, ak je v rozpore s dosiahnutím vašich cieľov. Ak súhlasíte s prevzatím úlohy, dohodnite sa na termíne, ktorý im pomôže dosiahnuť ich ciele bez obetovania vašich vlastných.
4) Prekonajte prokrastináciu pomocou 4D systému
- Vymaž to: Aké sú dôsledky toho, že úlohu nevykonáte vôbec? Zvážte pravidlo 80/20; možno to v prvom rade netreba robiť.
- Delegujte to: Ak je úloha dôležitá, opýtajte sa sami seba, či je to niečo, za čo ste v prvom rade zodpovední. Môže byť úloha zverená niekomu inému?
- Sprav to hneď: Odkladanie dôležitej úlohy, ktorú treba urobiť, vytvára len pocity úzkosti a stresu. Urobte to čo najskôr počas dňa.
- Odložiť: Ak je úloha taká, ktorú nemožno dokončiť rýchlo a nie je položkou s vysokou prioritou, jednoducho ju odložte.
5) Jedzte žabu
Aby sme citovali Briana Traceyho z jeho knihy „Eat That Frog“,
„Ak prvá vec, ktorú každé ráno urobíte, je zjesť živú žabu, môžete s ňou prejsť celý deň spokojnosť s vedomím, že je to pravdepodobne to najhoršie, čo sa vám za celý deň stane dlhé."
Vaše žaby každý deň sú úlohy, ktoré budú mať najväčší vplyv na dosiahnutie vašich cieľov, čo sú zvyčajne úlohy, s ktorými budete s najväčšou pravdepodobnosťou otáľať.
6) Znížte počet stretnutí
Zle vedené stretnutia sú žrútmi času, ktorý sa vynásobí počtom ľudí na stretnutí. Presvedčte sa mať agendu a nemáte stretnutie len preto, aby ste sa stretli.
7) Sklenená nádoba: kamene, kamienky, piesok
Kategorizujte svoju prácu týmto spôsobom:
- skaly: Vaše najdôležitejšie strategické projekty
- kamienky: Projekty a úlohy, ktoré sú dôležité, ale nie najdôležitejšie
- Piesok: Menšie, bezvýznamnejšie úlohy
Najprv sa pustite do kameňov. Ak budete stále riešiť malé veci (piesok a kamienky), a nie dôležité strategické predmety, kamene, potom sa vaša nádoba rýchlo zaplní a nebude už miesto pre ďalšie kamene.
8) eliminovať elektronické plytvanie časom
Každý má určité rozptýlenia, ktoré ho vyrušujú a berú mu čas od práce. Je ten váš Facebook? Twitter? Kontrola emailov? Neustále posielanie správ s priateľmi a rodinou? Prestaňte ich tak často kontrolovať a začnite dávkovať tieto typy aktivít. Stanovte si čas, potom skontrolujte a riešte všetky naraz. Dajte si 30 minút a potom sa vráťte k úlohe.
9) Urobte si poriadok
Ak chcete efektívne riadiť svoj čas a byť produktívny každý deň, musíte vytvoriť správne prostredie. Odstráňte zbytočný neporiadok, nastavte efektívny systém kartotéky, majte nablízku miesto na všetku prácu položky, ktoré často potrebujete, a použite nástroje na správu pracovného toku, ktoré vám pomôžu vytvoriť produktívne životné prostredie.
10) Starajte sa o svoje zdravie
Dobrý nočný spánok, zdravé stravovanie a cvičenie vám dodajú energiu, sústredenie a vytrvalosť potrebné na to, aby ste si deň užili naplno. Môže sa zdať, že práca je dôležitejšia a spánok, jedlo a cvičenie môžete vždy dohnať neskôr. Ak však stratíte zdravie, nemôžete pracovať alebo robiť veľa iného, takže nešetrite na starostlivosti o seba.
