Administratívny asistent Popis práce: Plat, zručnosti a ďalšie

Administratívni asistenti, vrátane sekretárok, sú chrbtovou kosťou funkčnosti kancelárie. Zadávajú a pripravujú dokumenty, plánujú stretnutia a udržiavajú súbory. Odpovedajú na telefóny a priame hovory a pomáhajú pri stretnutiach zamestnancov. V niektorých kanceláriách môžu vykonávať základné účtovné úlohy a môžu prijímať platby od klientov a zákazníkov.

V roku 2019 pracovalo v USA približne 3,6 milióna administratívnych asistentov a sekretárok.

Povinnosti a zodpovednosti administratívneho asistenta

Povinnosti administratívnych asistentov sa môžu líšiť v závislosti od typu kancelárie, v ktorej pracujú, ale niektoré bežné povinnosti zahŕňajú:

• Odpovedajte na telefóny a prijímajte správy.
• Generovať dokumenty.
• Zostavte prezentácie
• Vytvárajte tabuľky.
• Spravujte databázy.
• Vytvárať a/alebo udržiavať webové stránky.
• Vykonajte základné účtovníctvo.
• Pôsobte ako manažér kancelárie, plánujte udalosti pre zamestnancov, ako sú večere s udeľovaním ocenení a akcie zamerané na získavanie finančných prostriedkov, plánujte stretnutia s klientmi a organizujte plány pre spolupracovníkov.

Plat administratívneho asistenta

Plat môže závisieť od charakteru podnikania, kde je administratívny asistent zamestnaný, ako aj od rozsahu povinností. Títo vedúci pracovníci dostávajú najvyšší plat.

• Priemerný ročný plat: 40 990 USD (19,71 USD/hodina)
• Top 10% ročný plat: Viac ako 67 510 USD (2,46 USD/hod.)
• Spodných 10 % ročný plat: Menej ako 26 880 USD (12,92 USD/hod.)

Vzdelávanie, školenie a certifikácia

Toto povolanie si nevyžaduje žiadne špecifické pokročilé vzdelanie, ale môže byť užitočné.

• vzdelanie: Budete potrebovať stredoškolský diplom alebo jeho ekvivalent a výhodu v odbore môžete získať tak, že sa zapíšete do pridruženého študijného programu alebo sa po strednej škole zúčastníte programu sekretárskeho výcviku. Sekretárky majú často bakalárske tituly alebo získavajú špeciálne certifikácie, ako napr Akreditovaný právny tajomník alebo certifikovaný lekársky administratívny asistent v rastúcom počte sektorov. Výkonní asistenti a sekretárky by mali mať aspoň nejaké vysokoškolské kredity, ak nie bakalárske.
• Školenie: Zvážte, či začať s agentúrou dočasného zamestnávania. Tieto niekedy ponúkajú školenie pre nových zamestnancov. V opačnom prípade, ak máte nejaké základné sekretárske alebo administratívne zručnosti, môže vám byť poskytnuté školenie na pracovisku, keď sa naučíte laná konkrétneho podnikania alebo oblasti.

Zručnosti a kompetencie administratívneho asistenta

Aby ste sa stali administratívnym asistentom, budete potrebovať niekoľko základných zručností.

• Počítačové a softvérové ​​znalosti: Mali by ste pohodlne používať Microsoft Office, e-mail a internet. Ak pracujete pre malú firmu, možno budete musieť poznať QuickBooks alebo iné účtovné softvérové ​​programy.
• Multitaskingové zručnosti: To môže byť obzvlášť dôležité, ak pôsobíte aj ako manažér. Mali by ste byť schopní žonglovať s niekoľkými požiadavkami naraz.
• Zručnosti verbálnej a písomnej komunikácie: Tieto sú nevyhnutné. Mali by ste dobre ovládať anglický jazyk a mať dobré korektúry.
• Interpersonálne zručnosti: Budete spolupracovať s ostatnými, vrátane klientov a ostatných zamestnancov kancelárie. Dobré správanie a pokojné vystupovanie môžu byť veľmi dôležité.
• Organizačné schopnosti: Musíte byť detailne orientovaní a organizovaní, schopní okamžite nájsť dokument alebo stiahnuť protokol.
• Rozhodovacie schopnosti: Často sa pristihnete, že riešite niekoľko úloh takmer súčasne, najmä v rušných kanceláriách, takže by ste mali byť schopní určiť priority a robiť časovo efektívne rozhodnutia. Klient môže chcieť stretnutie hneď, ale má naozaj núdzovú situáciu alebo môže počkať niekoľko dní?

Pracovný výhľad

Bohužiaľ, táto pozícia nemá povzbudivé pracovné vyhliadky. Americký úrad pre štatistiku práce predpokladá, že technologický pokrok začne preberať moc veľa povinností administratívnych asistentov od roku 2019 do roku 2029, čo viedlo k 9 % poklesu pracovných miest rast.

Pracovné prostredie

Túto pozíciu vyžaduje takmer každé odvetvie. Môžete sa ocitnúť v lekárskej kancelárii, právnickej kancelárii, vládnom úrade alebo pre malého susedného dodávateľa. V každom prípade sa pravdepodobne ocitnete v kancelárskom prostredí.

Virtuálne asistentky sú čoraz viac žiadané, takže je možné, že budete môcť pracovať z domu.

Pracovný rozvrh

Je to takmer vždy práca na plný úväzok počas bežnej pracovnej doby, ale povaha podnikania si môže vyžadovať prácu cez víkend, napríklad ak ste zamestnaný na lekárskej klinike. Okrem toho môžu osoby v právnickej profesii zistiť, že sa od nich očakáva dlhé hodiny pred súdnymi procesmi a termínmi.

Porovnanie podobných prác

Niektoré podobné pracovné miesta a ich priemerná ročná mzda zahŕňajú:

• Súdny reportér: $61,660
• Informačný referent: $36,920
• Lekársky prepisovateľ: $44,090