Projektové tímy nevznikajú spontánne ako produktívne a vysokovýkonné skupiny. Sú skôr výsledkom zámerných činov vedúcich a členov tímu s cieľom vytvoriť prostredie dôvery a spolupráce. Tímy vo všeobecnosti potrebujú čas, aby začali podávať výkony na najvyššej úrovni.
Tuckmanova teória rozvoja tímu – formovanie, búrka, normovanie a výkon je rovnako platná, ako keď bola prvýkrát publikovaná. Dynamika napredovania tímu je stále rovnaká.
Naučte sa niekoľko krokov, ktoré môžete podniknúť, aby ste urýchlili postup tímu cez nepokoje, ktoré vedú k výkonovej fáze.
Zvážte pozadie a osobnosti členov
Bolo by pekné veriť, že existuje jednoduchý kontrolný zoznam, ktorý treba dodržiavať pri budovaní vysokovýkonného tímu. Nešťastnou pravdou je, že neexistuje recept, ktorý by ste mohli dodržiavať.
Budovanie skvelých tímov je zmesou psychologických znalostí a vodcovstva. Musíte pochopiť silné a slabé stránky ľudí, ktorí pre vás pracujú, a zamestnať ich tak, aby boli úspešní.
Pred pridelením tímov je potrebné zvážiť pozadie kandidátov. Ak je to možné, osobnosti a schopnosti by sa mali navzájom dopĺňať.
Využite model SCARF
SCARF (stav, istota, autonómia, príbuznosť a spravodlivosť) je modelom spôsobu interakcie ľudí, ktorý v roku 2008 vyvinul Dr. David Rock.Tento model popisuje sociálne skúsenosti, ktoré ovplyvňujú ľudské správanie:
- Postavenie: Pocit dôležitosti medzi rovesníkmi
- Istota: Schopnosť predpovedať výsledky interakcií s ľuďmi.
- Autonómia: Pocit kontroly, ktorú má niekto nad sociálnymi interakciami
- Príbuznosť: Aký je vzťah človeka k ostatným – niekto môže byť podporovateľom a priateľom alebo rivalom.
- Spravodlivosť: Konverzácie, výmeny nápadov a interakcie by mali byť vo všeobecnosti férové.
Všetko o štruktúre tímu a manažmente musí posilniť tieto kritické osobné problémy každého člena tímu. Efektívny vedúci projektu by mal venovať pozornosť týmto správaniam a posilňovať tie pozitívne pre každého člena projektového tímu.
Členovia tímu musia dôverovať že vedúci tímu sa stará o každého z nich a je kriticky zameraný na zaistenie ich bezpečnosti a úspechu. Ako vedúci tímu sa pýtajte a odpovedajte, “Prečo mi členovia môjho tímu budú dôverovať, že ich povediem k bezpečiu a úspechu?“
Definujte správanie, ktoré musíte denne predvádzať, aby ste posilnili svoj záväzok voči nim. Potom sa zaviažte demonštrovať toto správanie.
Ak existuje zákazník pre projekt, je nevyhnutné, aby bol zapojený do procesu, aby bol v súlade so svojimi cieľmi.
Pre projekt nemusí byť vždy zákazník. Ak existuje, nemôžete ho spustiť, ak sú potreby zákazníka nejasné. Či už je vaša iniciatíva zameraná na veľmi špecifické publikum alebo všeobecnejší súbor cieľových skupín, existujú techniky, ktoré môžete použiť na vytvorenie prehľadnosti.
Pre nové iniciatívy vývoja produktov zamerané na získanie nových zákazníkov vytvorte podrobné zákaznícke persony pre každý typ. V prípade veľkých stavebných alebo vývojových snáh zabezpečte, aby bol do definovania zapojený zástupca zákazníka rozsah projektu a schválenie.
V situáciách, keď zákazník nemôže byť fyzicky prítomný, môžete vytvoriť zástupcu – výrez alebo plyšové zvieratko – ktoré zaberie miesto na každom stretnutí. Skupina by sa mala opýtať a pokúsiť sa odpovedať “Čo na to povie zákazník” pre každé rozhodnutie alebo situáciu.
Efektívne komunikovať a organizovať
Na začiatku procesu vytvárania tímu si stanovte očakávania pre medziľudskú komunikáciu a zabezpečte, aby ste posilnili zodpovednosť. V prípade skupinových nastavení naučte tím skúmať problémy prostredníctvom facilitačných prístupov, ktoré zameriavajú myslenie skupiny na jednu tému naraz.
Naučte ich rozoberať emócie, riziká, nápady a problémy s informáciami a riešiť každý z nich samostatne predtým, ako sa ponáhľate k úsudku. Pri rozhodovaní pomôžte tímom pochopiť každú veľkú voľbu z viacerých uhlov pohľadu a naučte ich vyhodnotiť viacero možností pre každé rozhodnutie.
Vytvorte tímovú chartu na definovanie povinností členov. Charta by mala stanoviť vedenie, roly členov, účel projektu, výstupy a akékoľvek ďalšie súvisiace položky.
Tieto zručnosti sa nevyučujú v programoch projektového manažmentu a nevyžadujú sa ako súčasť ich odbornej certifikácie, sú však nevyhnutné na to, aby pomohli tímu naučiť sa spolupracovať.
Využite kouča a bojujte za svoj tím
Koučing je mocný nástroj na podporu tímového výkonu a často sa nevyužíva. Pre túto rolu môžete využiť externé alebo interné zdroje, hoci kouč musí byť cieľ outsider schopný pozorovať a ponúkať úprimnú spätnú väzbu založenú na správaní o tímovom výkone a efektívnosť.
Kouč je neoceniteľným zdrojom, ktorý pomáha pozorovať a identifikovať poruchy v diskusiách a rozhodovacích procesoch. Využite kouča, aby spochybňoval predpoklady a dávajte si pozor na rôzne skupinové predsudky alebo prípady skupinového myslenia.
Skvelí projektoví lídri tvrdo pracujú v mene členov svojho tímu, aby zabezpečili, že sa môžu sústrediť a robiť čo najlepšie. Ako vedúci projektu to znamená, že sa možno budete musieť zapojiť organizačnej politiky s ostatnými vedúcimi projektu a funkčnými vedúcimi, aby ste rokovali v mene členov svojho tímu.
Poznajte päť bežných problémov
Ak trávite čas pozorovaním a prácou s projektovými tímami, ktoré bojujú, všimnete si veľa oblastí, kde sa komunikácia narúša a výkon trpí. Väčšinu času sa objaví týchto päť bežných problémov:
- Žiadny jasný a energizujúci účel
- Žiadna účasť zákazníka
- Žiadne vedenie projektu
- Zle definované úlohy, rozsah a ovládacie prvky
- Príliš veľa projektov
Účastníci tímu si nemusia byť vedomí dôležitosti projektu a jeho spojenia so zákazníkom alebo organizáciou. Pre členov projektového tímu je to „len ďalší projekt“. Členovia tímu môžu byť neustále presúvaní z tímu do tímu, pričom pracujú na tesných termínoch na stresujúcich projektoch bez prestávky medzi nimi. To môže spôsobiť vyhorenie členov tímu.
Problémy môže spôsobiť aj nedostatok informácií o projekte. Členovia nemusia chápať účel alebo dôležitosť práce – keď je klient prítomný a zapojený, členovia tímu sú náchylnejší načerpať energiu a podávať lepšie výkony.
Nejasné alebo neexistujúce hodnoty poškodzujú tímový výkon. Nedostatok zodpovednosti a zodpovednosti pridáva do projektov značné trenie. Tímový výkon trpí, keď ľudia nerozumejú svojim rolám alebo nemajú autonómiu improvizovať či inovovať.
Vedúci pracovníci často nie sú tak zapojení, ako by mohli byť. Vedúci projektu by mali pracovať na vytvorení buy-in, aby vedúci pracovníci chceli pomáhať. Vedúci pracovníci môžu byť schopní poskytnúť viac zdrojov, času alebo uplatniť svoj vplyv, aby pomohli.
Kontroly by mali byť špecifické a oznámené všetkým členom, aby rozumeli ich pokroku v porovnaní s ostatnými. Alebo sa môžu pokúsiť postúpiť, aby mohli pracovať na iných projektoch, ku ktorým môžu byť pridelení.
V riadenie matice štýl organizácie, členovia tímu sú často rozdelení do viacerých iniciatív. Sú pridelení k viac ako jednému projektu a nemajú dostatok voľnosti od svojho zodpovedného manažéra na splnenie projektových úloh. Preťažení členovia tímu sa snažia sústrediť, robia nekvalitnú prácu a majú tendenciu vyhorieť.
Zapojte sa do svojich tímov
Ak výkon projektového tímu necháte na náhodu, je nepravdepodobné, že sa objaví vysoký výkon. Vzhľadom na dôležitosť projektov na pracoviskách by mal každý od vedúcich pracovníkov až po členov tímu rozumieť požadovanému výsledku projektu.
Komunikácia a spolupráca medzi projektovým manažérom, zákazníkom, reportérom a členmi tímu sú životne dôležité pre úspech akéhokoľvek projektu.
Tvrdo pracujte zo svojej pozície projektového manažéra alebo člena tímu, aby ste zabezpečili prítomnosť načrtnutých nástrojov a nápadov a vaše šance na vytvorenie vysokovýkonného tímu sa výrazne zlepšia.
