Telefón time management je dôležitý, pretože telefón je stále primárnym komunikačným nástrojom pre väčšinu malých podnikov. Ale veľa času, ktorý podniky trávia pomocou telefónu je strata času. Namiesto komunikácie s ľuďmi, s ktorými chceme komunikovať pri odchádzajúcich hovoroch, si krátime čas rozhovormi s inými ľuďmi alebo strojmi a hráme nekonečné kolá telefónnych značiek.
Ale čo keby sme mohli len zavolať a porozprávať sa s ľuďmi, s ktorými sme sa chceli porozprávať, povedať, čo sme chceli povedať a ísť ďalej? Predstavte si, koľko viac produktívny by sme mohli byť a koľko času by sme mali robiť iné veci.
No, môžeme – a stačí na to trocha prípravy vopred.
Udržujte svoje kontaktné informácie aktualizované
Či už sú to dodávatelia, pravidelní klientov, alebo dodávateľov, mnohí z nás volajú opakovane tým istým ľuďom. Udržujte svoje kontaktné informácie aktualizované pomocou podrobností, ktoré šetria čas, aby ste nestrácali čas snahou osloviť ľudí, ktorí nie sú k dispozícii.
Napríklad, ak viete, že konkrétna osoba, ktorú chcete osloviť, obeduje od 13:00 do 14:00. Prečo každý deň strácať čas pokúšaním sa jej zavolať v tomto čase?
Naprogramujte si čísla, na ktoré často voláte
Naprogramujte si do telefónu čísla tých, ktorým pravidelne voláte, aby ste ušetrili čas pri ich hľadaní.
Naplánujte si odchádzajúce hovory
Predtým, ako zavoláte, zapíšte si hlavný cieľ hovoru a kľúčové body, ktoré chcete pokryť. To vám pomôže držať sa bodu, keď telefonujete, a zabezpečiť, aby ste zakryli všetko, čo chcete chcete pokryť, čím ušetríte čas počas hovoru a nebudete musieť znova volať, pretože ste zabudli niečo.
Udržujte informácie o kontakte pred vami
Ak voláte niekomu, kto je zadaný vo vašej databáze kontaktov, majte pri telefonáte pred sebou všetky informácie o osobe, ktorej voláte. Či už používate stolný počítač, mobilné zariadenie alebo Rolodex, je to skvelá pomôcka na zapamätanie počas hovoru. Navyše, ak nemusíte hľadať niečo ako meno manžela klientky, budete mať možnosť robiť si poznámky počas hovoru, čím ušetríte ešte viac času.
Použite hlasitý odposluch alebo náhlavnú súpravu
Samozrejme, ak si chcete počas hovoru robiť poznámky (alebo robiť čokoľvek iné, kým telefonujete), dobrý hlasitý odposluch alebo náhlavná súprava je nevyhnutná. Uvoľnenie rúk vám môže ušetriť veľa času.
Zanechajte podrobnú správu
Ak zastihnete niečí záznamník alebo hlasovú poštu, zanechajte úplnú správu, v ktorej dvakrát uvediete svoje telefónne číslo a uvediete dôvod, pre ktorý voláte. Napríklad: „Toto je Susan Ward na (telefónne číslo). Volám, aby som prediskutoval odhad vášho projektu. Môžete ma zastihnúť na (telefónnom čísle) dnes popoludní."
Ak uvediete svoje číslo dvakrát, príjemca správy má oveľa väčšiu šancu, že to spraví a zapíše si ho bez toho, aby si správu prehral.
Nepodliehajte telefonickému nátlaku
Keď sa snažíte niekoho osloviť a nepodarilo sa vám to, je lákavé zavolať späť – možno každú polhodinu! Ak ste však napísali správnu správu, nemusíte strácať čas nechávaním opakovaných správ (a zapĺňaním odkazovača alebo hlasovej schránky danej osoby). Dajte osobe, ktorej voláte, primeraný čas na zavolanie späť, napríklad do nasledujúceho pracovného dňa.
Blokovanie času na telefonické hovory
Naplánujte si telefonické hovory a uskutočnite ich všetky spolu v jedinom časovom úseku, ak je to možné. Väčšina z nás nie je taká dobrá v multitaskingu a pri prechádzaní z jednej úlohy na druhú stráca veľkú časť produktivity. Ak teda musíte v určitý deň uskutočniť tucet hovorov, je efektívnejšie uskutočniť ich všetky za jednu hodinu než uskutočniť jeden alebo dva hovory a potom uskutočniť ďalšie tri hovory o hodinu neskôr a ďalšie dva o 45 minút neskôr že.
Ak je to možné, rezervujte si odchádzajúce telefónne hovory
Ak to nebude rýchly hovor, keď niekomu prvýkrát zavoláte, predstavte sa, povedzte jej, prečo ste zavolajte a potom sa jej opýtajte, či je vhodný čas na rozhovor alebo či by si radšej rezervovala čas na diskusiu to. Potom sa dohodnite, že jej v tom čase zavoláte. To vám môže ušetriť nielen čas na mieste, ale aj čas, keď danej osobe zavoláte späť, pretože budete obaja pripravení diskutovať o probléme, o ktorom ste pôvodne volali.
Uskutočňujte svoje odchádzajúce telefonické hovory v hlavnom vysielacom čase
Výskum ukázal, že viac ľudí je vo svojich kanceláriách skoro ráno a sú k dispozícii medzi 8:00 a 11:00.
