Oblasť projektového manažmentu, podobne ako každá iná odborná oblasť, má jedinečnú slovnú zásobu naplnenú skratkami a odbornými výrazmi. Musíte zahrnúť tri základné pojmy a pojmy:
- Rozsah
- Riziko
- Predpoklady
Je to náčrt týchto troch základných pojmov projektového manažmentu a obsahuje odkazy a návrhy na ďalšie čítanie.
Rozsah
V projektovom manažmente, rozsah je súbor hraníc, ktoré definujú rozsah projektu. Rozsah popisuje, čo sa má dodať zákazníkovi ako výsledok projektovej iniciatívy.
Pochopenie rozsahu umožňuje projektovému manažérovi a projektovému tímu pochopiť, čo spadá do alebo mimo hraníc projektu. Ak niečo „nie je v rozsahu“, nie je to zohľadnené plánovanie práce na projekte. Činnosti, ktoré spadajú do rámca vyhlásenia o rozsahu, sa považujú za „v rozsahu“ a sú zohľadnené v harmonograme a rozpočte. Ak aktivita presahuje hranice, považuje sa za „mimo rozsah“ a nie je plánovaná.
Či už ste projektovým manažérom alebo súčasťou projektová skupina, budete chcieť pri postupe vpred zvážiť, či je niečo v rozsahu alebo mimo rozsahu. Ako príklad si predstavte, že vás klient požiadal o vytvorenie webovej stránky. Keď načrtnete rozsah (alebo nastavíte hranice) projektu, označíte nasledujúce položky ako v rozsahu:
- Návrh stránky a vytváranie diagramov drôtového modelu
- Zriadenie skúšobného lôžka
- Kódovanie podľa schváleného drôtového modelu
- Vývoj grafiky pre tému webovej stránky
- Testovanie a ladenie pred zverejnením stránky
V priebehu projektu Vás klient požiada o pridanie videoprehľadu spoločnosti. Video nie je špecifikované v rámci projektu a je teda mimo. Aj keď môžete byť radi, že prácu s videom urobíte za príplatok, bude si to vyžadovať revíziu rozsahu a odhadu nákladov a času na projekt.
V prípade absencie jasného a odsúhlaseného dokumentu o rozsahu môže byť problém s videom medzi vaším tímom a zástupcami zákazníka sporný. Jasné vyhlásenie o rozsahu vám umožnilo upokojiť situáciu a vysporiadať sa so zmenou usporiadaným spôsobom.
Ako teda určíte, čo je v rozsahu alebo mimo neho? Najprv budete chcieť načrtnúť všetky podrobnosti o projekte, ktoré momentálne poznáte na základe diskusií s klientom alebo vlastníkom projektu. Potom budete chcieť urobiť kľúčové predpoklady, ktoré povedú k tomu, čo sa zvažuje v rozsahu alebo mimo neho.
Predpoklady
V určitom bode svojho života vám pravdepodobne povedali: "Nikdy si nevytvárajte domnienky." Vytváranie predpokladov v projektovom manažmente je však každodennou činnosťou. Predpoklady vám pomôžu definovať rozsah a riziká a doladiť vaše odhady na čas a náklady. Samozrejme, je nevyhnutné zdokumentovať a potvrdiť svoje predpoklady.
Zvážte niečo jednoduché, napríklad vytvorenie knihy. Povedzme, že váš priateľ má nápad na knihu konferenčného stolíka a požiadal vás, aby ste projekt riadili. Jeho prvou požiadavkou je rozpočet, aby si mohol zabezpečiť financovanie. Keď definujete rozsah, je jasné, že váš priateľ si nie je istý mnohými podrobnosťami vrátane počtu strán, zahrnutia obrázka, štýlu obalu a hmotnosti papiera, ktorý sa má na strany použiť.
Keďže všetky tieto faktory ovplyvnia náklady a zložitosť výroby, budete musieť urobiť predpoklady o špecifikáciách a overiť tieto predpoklady ako prijateľné alebo neprijateľné tvoj priateľ. Po ďalšej diskusii vám váš priateľ povie, že do knihy plánuje zahrnúť 50 fotografií. Svoj predpoklad môžete založiť na 50 obrázkoch, alebo ak predpokladáte, že sa tento počet časom zvýši, môžete predpokladať, že bude 75 až 90 strán s obrázkami.
Môžete tiež vidieť, ako predpoklady priamo ovplyvňujú rozvrh. Predstavte si napríklad, že vediete projekt v parku, ktorý zahŕňa stavbu hojdačky. Pri nastavovaní projektu dostanete rozpočet a pridelených členov tímu, z ktorých jeden má na starosti materiály. Pri vytváraní plánu sa spýtate osoby zodpovednej za materiály, kedy dorazí cement. Táto osoba odpovedá, že si nie je istý, kedy cement dorazí, ale verí, že to bude medzi 1. júnom a 10. júnom. Pri zostavovaní rozsahu a harmonogramu predpokladáte, že cement dorazí najneskôr 10. júna. Tento príklad ukazuje dve výhody vytvárania predpokladov.
Prvou výhodou je, že predpoklad prijatia cementu najneskôr 10. júna vám umožňuje plánovať činnosti, ktoré závisia od príchodu cementu. Druhým prínosom je, že človeku, ktorý má na starosti materiály, poskytuje termín dodania cementu, ktorý môže následne odovzdať svojmu dodávateľovi. Neúmyselne stanovila kľúčový termín, do ktorého má projekt napredovať.
Vytváranie predpokladov vytvára referenčné hodnoty, ktoré sa počas projektu často prehodnocujú, aby pomohli projektovému tímu dodržať rozsah, čas a rozpočet. Čo sa však stane, keď sú predpoklady nesprávne? Tu vstupuje do hry riziko.
Riziko
Keď si vytvoríte rozsah a identifikujete predpoklady, ktoré sú za rozsahom a odhadmi, budete chcieť začať hodnotiť rizikové oblasti. Riziko je v projektovom manažmente rovnaké ako v reálnom svete; je to nebezpečenstvo alebo náhoda, ktorá môže spôsobiť škodu.
Všetky projekty obsahujú riziko a ak ste projektový manažér alebo vlastník projektu, nie je to len tak svoju zodpovednosť predvídať riziko, ale vašou úlohou je tiež informovať projektový tím o potenciálnom dopade týchto rizík a pripraviť sa na zmiernenie rizík.
Riziko prichádza v rôznej miere. Niekedy môže riziko znamenať, že projekt bude prebiehať trochu inak alebo naberie malý neočakávaný obrat. V niektorých prípadoch však riziko môže viesť ku katastrofálnym výsledkom, ktoré postavia váš projekt na hlavu.
Použime scenár ihriska z vyššie uvedeného príkladu cementu. Jedným z rizík je, že cement nepríde v predpokladanom termíne 10. júna. Aké sú potenciálne účinky tohto rizika? Všetky následné činnosti, ktoré nasledujú po naliatí cementu, sú v dôsledku tohto problému oneskorené.
Riziká môžu byť aj pozitívne. Zvážte vplyv na projekt, ak sa cement objaví skôr, ako sa očakávalo. Aj keď sa to javí ako pozitívny výsledok, stále to vytvára problém pre načasovanie a postupnosť všetkých ostatných krokov v projekte.
Projektoví manažéri spolupracujú so svojimi projektovými tímami na brainstormingu a identifikácii potenciálnych rizík. Posúvajú proces o krok ďalej a skúmajú potenciálnu závažnosť rizika a pravdepodobnosť jeho výskytu. Okrem toho identifikujú jednotlivcov, ktorí sú najvhodnejší na to, aby zistili, kedy sa riziko vyskytuje, a vypracujú dohodnuté plány na zmiernenie rizika.
Mnohé firmy majú podrobné šablóny rizík, ktoré vyvinuli v priebehu času a na základe skúseností s inými projektmi. Niektoré odvetvia zostavili rizikové profily, ktoré sa používajú ako východiskový bod pre analýzu rizík. Mnoho priemyselných odvetví používa veľmi podrobnú štatistickú analýzu aj na plánovanie rizík.
