Jednou z veľkých výhod prenajímateľa sú daňové úľavy, ktoré môžete využiť. Tieto odpočty však môžu byť komplikované, preto je dôležité, aby ste si počas celého roka podrobne evidovali všetky dôležité doklady, príjmy a výdavky. Organizácia a vedenie správnych dokumentov vám môže pomôcť maximalizovať vaše odpočty a znížiť stres.
Štyri dôvody na vedenie záznamov
- Značne to uľahčí podávanie daňových priznaní.
- Zaznamenanie všetkého vám pomôže, aby ste neprišli o žiadne zrážky, čo vám ušetrí peniaze.
- Pomôže vám to uistiť sa, že podávate presné nároky. Namiesto hádania: „Myslím, že som tomu dodávateľovi zaplatil 1 000 dolárov,“ rýchlym vytiahnutím tabuľky budete vedieť, že ste mu 17. júla zaplatili 850 dolárov.
- V prípade, že ste kontrolovaný alebo má IRS nejaké otázky týkajúce sa položiek vo vašom daňovom priznaní, budete mať dôkaz na podporu svojho nároku. Ak túto dokumentáciu nemáte, zistíte, že trávite čas a peniaze hľadaním dôkazu. Horšie je, že ak sa vám nepodarí vybaviť potvrdenie, váš nárok nebude uznaný a možno budete musieť zaplatiť ďalšie dane a penále.
Aké záznamy by ste mali sledovať?
Krátka odpoveď je, že by ste mali sledovať všetko. IRS je známy tým, že kontroluje malé podniky, najmä tie, ktoré vykazujú stratu v po sebe nasledujúcich rokoch. Okrem toho mnohí agenti IRS nerozumejú daňovým nuansám, ktoré sa vzťahujú na investorov do nehnuteľností, takže je pravdepodobnejšie, že budú spochybňovať vaše podanie. Budete potrebovať dôkaz, ak IRS spochybňuje niektorú z vašich položiek, alebo dokonca aj pri každodennom podnikaní, ak sa niekto pokúsi spochybniť platbu.
Dva typy záznamov, ktoré budete musieť viesť, sú trvalé záznamy a krátkodobé záznamy.
Trvalé záznamy
Aké sú niektoré príklady trvalých záznamov? Ide o dokumenty, ktoré si budete chcieť ponechať na neurčito a budú pre vás relevantné a cenné aj po bežnom daňovom roku, ako napríklad:
- Všetky nájomné zmluvy
- Akékoľvek právne dokumenty – pokuty, správy o kontrole, súdne vystúpenia
- Akýkoľvek typ povolenia, ktoré ste na pozemku vystavili
- Čokoľvek, čo by ste odpisovali, napríklad majetok alebo vylepšenia
- Ak máte svoju spoločnosť zaregistrovanú ako LLC, LP, S Corporation alebo inú, budete chcieť uchovávať všetky záznamy týkajúce sa tejto
- Poistné zmluvy
- Úverové dokumenty, ako sú hypotéky
- Dane za minulé roky
- Vlastnícke právo/listina
Krátkodobé záznamy
Všetky dokumenty, ktoré považujete za dostatočne dôležité, aby ste si ich mohli uplatniť na svojich daniach, budete chcieť uchovávať minimálne päť rokov. Ako dlho si ich potom necháte, závisí od úrovne vášho pohodlia. To vám pomôže v prípade, že budete niekedy kontrolovaný alebo zažalovaný.
Niektoré príklady krátkodobých záznamov sú čokoľvek, čo sa počíta ako príjem alebo výdavok za daný daňový rok, ako napríklad:
- Náklady na reklamu vašej firmy alebo nehnuteľnosti
- Náklady na zábavu, ako sú večere alebo obedy pre súčasných alebo potenciálnych zákazníkov
- Zaplatené úroky z hypotéky a akýchkoľvek kreditných kariet na podnikateľské účely
- Právne/profesionálne poplatky pre účtovníkov, právnikov, poisťovacích agentov a realitných kancelárií
- Kancelárske výdavky, ako je prístup na internet, druhá telefónna linka na podnikanie, kancelárske potreby, odpočet z domácej kancelárie, ak máte domácu kanceláriu používanú výlučne na podnikanie
- Prijaté nájomné
- Vykonané opravy
- Zábezpeky prijaté: Keď nájomcovi skončí nájom, ak si ponecháte časť zábezpeky, musíte to zaúčtovať ako príjem. Ak si časť z nich necháte na zaplatenie opráv, peniaze, ktoré vynaložíte na opravu, sa považujú za výdavok, ktorý si môžete odpočítať z daní
- Cestovné náklady na podnikanie, napríklad míle najazdené na prenájom
- Poplatky za energie platené
- Mzdy vyplácané zamestnancom alebo nezávislým dodávateľom
Ako by ste mali sledovať svoje záznamy?
Mali by ste si ponechať digitálnu kópiu (počítač) a tlačenú kópiu (papier) všetkých vašich záznamov.
Digitálna kópia
Na sledovanie vašich príjmov a výdavkov budete chcieť použiť tabuľku alebo program, ako je Quicken Rental Property Manager. Mali by ste to urobiť hneď, ako dôjde k príjmu alebo k výdavku. Budete chcieť uviesť čo najviac podrobných informácií:
- Dátum
- Čas
- Komu to bolo vyplatené alebo kto zaplatil vám
- Povaha príjmu alebo výdavku
- Suma
- Môžete dokonca uviesť, ako bola zaplatená alebo vzniknutá (hotovosť, číslo šeku, kreditná karta, peňažný poukaz atď.)
Úroveň podrobností bude závisieť od softvéru, ktorý používate alebo vytvárate. Niektoré programy sa prepoja priamo s vašimi bankovými účtami a budú za vás zaznamenávať vaše príjmy a výdavky.
Aj keď si vyberiete lacnejší program alebo si záznamy uchovávate v osobných tabuľkách, mali by ste stále zriaďujte samostatnú evidenciu pre každý majetok, pre každý druh výdavku a pre samostatné druhy príjem. Ide o to, aby ste v čase transakcie zaznamenali čo najviac informácií, aby ste v budúcnosti mohli jednoducho vytvárať finančné výkazy.
Vždy by ste ich mali zálohovať na CD, na externý pevný disk, v cloude a dokonca aj s papierovou kópiou. Mali by sa vytlačiť na konci každého mesiaca a/alebo na konci roka.
Pevná kópia
Budete sa chcieť uistiť, že máte papierovú kópiu svojich najdôležitejších dokumentov. Ak je to možné, budete ich chcieť uložiť do nejakého protipožiarneho registračného systému alebo bezpečnostnej schránky. Ak nemôžete nájsť jeden dostatočne veľký pre všetky vaše súbory, budete chcieť ponechať tie najdôležitejšie, ako napríklad názvy majetku v tomto poli. Všetko kategorizujte podľa roku a potom abecedne zoraďte súbory, aby sa dali ľahko nájsť.
