Pre väčšinu organizácií je to najdôležitejšia časť kancelárska technika je telefón. Telefónne systémy obchodnej triedy zvyčajne začínajú stáť niekoľko tisíc dolárov a cena sa zvyšuje úmerne s nárastom veľkosti systému a počtu požadovaných funkcií.
Tu diskutované telefónne systémy obchodnej triedy sú určené pre úradov s desiatimi a viac ľuďmi.
Aké funkcie budete potrebovať
Funkcie, ktoré prinášajú hodnotu vašej firme a spájajú vašu firmu so svetom, zvýšia celkové náklady na telefónny systém. Predajca telefónneho systému sa vám pokúsi predať všetky zvončeky a píšťalky (to je ich práca), ale musíte sa pozrieť na každú funkciu a rozhodnúť sa, či prinesie pridanú hodnotu vašej firme, alebo vás zachráni peniaze.
Základné vlastnosti
Tu sú niektoré z bežnejších funkcií, ktoré sú k dispozícii na firemnom telefónnom systéme. Každá značka je iná, preto požiadajte predajcu o kompletný zoznam možností.
The automatický sprievodca zvyčajne zastupuje recepčnú tým, že ponúka volajúcim zoznam možností
- Funkcie pre konferencie povoliť pripojenie dvoch alebo viacerých rozšírení na zdieľanie v konverzácii. Zvyčajne sú predvolená hodnota dva. Ak požadujete viac ako dvoch, opýtajte sa, aký je maximálny počet účastníkov. Niektoré systémy umožňujú konferenčné spojenie iba s internými pobočkami. Ak potrebujete externé konferenčné hovory, spýtajte sa aj na to.
- Automatizovaný adresár umožňuje volajúcim vyhľadať pobočku zamestnanca zadaním niekoľkých prvých písmen jeho mena.
- Hlasová schránka umožňuje zanechať správy pre zamestnancov, ktorí sú nedostupní alebo na telefóne. Niektoré systémy môžu posielať správy hlasovej pošty na e-mail zamestnanca a umožňujú samostatnému zariadeniu hlasovej pošty tretích strán prepojiť sa s ich zariadením. V závislosti od ceny vám to môže ušetriť peniaze.
- Podržanie hovoru je schopnosť podržať hovor, kým sa používateľ venuje iným záležitostiam. Zvyčajne súčasťou systému.
- Presmerovanie hovorov dáva používateľovi možnosť dočasne presmerovať všetky hovory na inú pobočku alebo do hlasovej schránky.
- Rýchle vytáčanie ukladá často používané telefónne čísla a umožňuje užívateľovi ich vytočiť stlačením jedného alebo dvoch tlačidiel. Je to užitočná úspora času pre často volané čísla.
- Znova vytočiť umožňuje opätovnú voľbu posledného volaného čísla stlačením tlačidla.
- Stránkovanie umožňuje používateľovi hovoriť cez systém verejného ozvučenia a privolať zamestnanca alebo dať oznámenia.
- Hudba na počkanie dáva vašim volajúcim niečo na počúvanie, keď sú podržané. Môže ísť o hudbu alebo vopred nahrané správy propagujúce vašu spoločnosť.
- Zálohovať napájanie poskytne náhradný zdroj elektriny na 10 až 60 minút v prípade výpadku prúdu.
Pokročilé vlastnosti
Pokročilé funkcie zvýšia značné náklady na celý systém a budú zvyšovať priebežné náklady počas životnosti systému. To by sa však dalo kompenzovať znížením zákaznícky servis a výhody, ktoré prinášajú úsporu času.
- Vzdialená poloha funkcia umožňuje jednoduché pripojenie k externým zamestnancom alebo malým vzdialeným kanceláriám jednoduchým vytočením internej pobočky.
- Nájdi ma / Nasleduj ma umožňuje používateľom preposlať svoj telefón na požiadanie na iný telefón, mobilný telefón, domáci telefón, sekretárku atď.
- Počítačová telefónna integrácia (CTI) umožňuje telefónnemu systému interakciu s počítačovým systémom. Príklady zahŕňajú možnosť používateľa kliknúť na telefónne číslo na obrazovke a nechať telefónny systém automaticky vytočiť číslo (zníženie nesprávnych čísel a šetrí čas); alebo odovzdanie telefónneho čísla zákazníka počítaču, keď telefonuje, aby sa stiahol zákaznícky účet a zobrazil sa na obrazovke pre zamestnanca pred prijatím telefónu. Táto možnosť je veľmi drahá.
Aký veľký by mal byť systém
Ďalšia otázka, na ktorú musíte odpovedať, je, kde chcete telefóny. Nasledujúci zoznam identifikuje bežné miesta, kde budete chcieť nájsť telefónne rozšírenie:
- Recepčný
- Každá kancelária
- Fax
- Terminály na kreditné karty, dátové porty
- Konferenčná miestnosť
- Poschodie obchodu/skladu
- Verejné priestory (čakárňa, chodby, vchody atď.)
Ďalej budete musieť určiť, koľko súčasných telefónnych hovorov bude prichádzať a odchádzať z kancelárie. Súčet prichádzajúcich a odchádzajúcich hovorov v danom okamihu predstavuje počet liniek (alebo liniek), ktoré budete potrebovať.
Bežné konfigurácie sú 3, 8, 12, 16, 24 alebo 48 riadkov. Väčšie systémy majú rozširujúce sloty, takže môžete neskôr pridať ďalšie linky. Nezabudnite počítať s budúcim rastom (25 % nie je nezvyčajné). Dôležité: ak to podceníte, volajúci dostanú obsadzovací signál, ak sú všetky linky v prevádzke.
Hľadanie predajcu telefónneho systému
Nájsť predajcu nie je ťažké. Najprv môžete vyhľadať na webe „Telefónne vybavenie a spotrebný materiál“ a nájsť predajcu vo vašom okolí.
Veľtrhy obchodnej a kancelárskej techniky sú tiež dobrým miestom, kde začať. Nielenže sa budete môcť stretnúť s predajcami a ľuďmi z podpory, ale možno si budete môcť systém aj vyskúšať.
Nakoniec, najlepší spôsob je opýtať sa. Opýtajte sa ľudí, ktorých poznáte, ktorí majú obchod s kanceláriou. Môžete tiež získať ich hodnotenie kvality vybavenia a úrovne poskytovaných služieb.
Výpočet celkových nákladov
Celkové náklady na systém budú pozostávať z nasledujúcich komponentov:
- Základná jednotka / systém je jednotka, ktorá riadi celú telefónnu infraštruktúru. Cena závisí od počtu funkcií, ktoré máte, počtu telefónov, ktoré dokáže spracovať, a počtu liniek prichádzajúcich od telefónnej spoločnosti.
- Slúchadlá / Stolové súpravy sú jednotky, ktoré sú umiestnené na stoloch alebo sú pripevnené k stene. Prichádzajú v niekoľkých rôznych štýloch, schopnostiach a cenách. Ceny sa môžu pohybovať od 70 do 1 000 dolárov. Príklady zahŕňajú základné (najlacnejšie), stredné, výkonné/vysoké, recepčné súpravy (najdrahšie) a konferenčné stolíky. Medzi ďalšie možnosti patria náhlavné súpravy handsfree a bezdrôtové pripojenia. Väčšina mobilných telefónov je proprietárnych a bude fungovať iba so základným systémom od tohto výrobcu. Ak vymieňate existujúci telefónny systém, náklady na všetky nové slúchadlá (ak zmeníte značku) môžu spôsobiť, že upgrade na ďalší vyšší model bude jediným dostupným riešením, ktoré máte.
- Elektrické vedenie je krvnými cievami organizácie a nesmie byť marginalizovaná. Ak staviate kanceláriu, nainštalujte ďalšie káble a zásuvky v akejkoľvek oblasti, o ktorej si myslíte, že budete v budúcnosti potrebovať telefón. Náklady budú zlomkom nákladov, ak sa budete musieť vrátiť neskôr a vyraziť diery do stropov a stien. Ak ho inštalujete v budove s existujúcou elektroinštaláciou, pred podpísaním zmluvy požiadajte predajcu, aby skontroloval kompatibilitu kabeláže.
- Inštalácia a počiatočná konfigurácia bude časovo najnáročnejšia časť projektu. Telefónne systémy nefungujú hneď po vybalení a s najväčšou pravdepodobnosťou ich bude musieť nainštalovať a na začiatku nakonfigurovať vyškolený technik. Aby ste sa dostali do prevádzky čo najrýchlejšie, uistite sa, že je to zahrnuté v zmluve. Ďalšie možnosti, ktoré je možné dohodnúť, sú údržba, budúce úpravy a školenia pre vašich zamestnancov.
Prijímanie konečného rozhodnutia
Konečné rozhodnutie spočíva na vašich pleciach. Predajcovia telefónnych systémov môžu byť agresívni, ale pamätajte, že vy ste „zákazník“ a vy máte na starosti. Ak chcete získať najlepšiu cenu za požadovaný systém, doručte svoje požiadavky viacerým spoločnostiam a nechajte ich navrhnúť projekt. Uistite sa, že dostanete podrobný návrh, ktorý pokrýva všetky oblasti uvedené vyššie. Nedostanete späť porovnanie jabĺk s jablkami, preto požiadajte, aby boli náklady na funkcie uvedené samostatne (alebo podrobné, ak sú zahrnuté ako balík funkcií). To vám umožní určiť, čo spôsobuje rozdiely v cenách. Ak si stále nie ste istí jasným lídrom, požiadajte o ukážku na stránke existujúceho zákazníka. Nakoniec porovnajte návrhy a vyberte si ten, ktorý vyhovuje vašim potrebám, umožňuje rast a čo je najdôležitejšie, cítite sa v ňom najpohodlnejšie.
