Zálohovanie dát je kľúčové pre ochranu kontinuity vášho podnikania. Ak je vaša jediná záloha na jedinom stolnom/prenosnom počítači alebo mobilnom zariadení a dôjde k jej strate alebo krádeži, vaše firemné dáta sú preč. A mať papierové kópie obchodných údajov nie je dostatočná ochrana údajov; čo ak vaše obchodné priestory zhoria do tla alebo zažijú silné záplavy? Údaje, ktoré potrebujete na podnikanie, môžu byť opäť nenávratne stratené.
Strata dát
Aby som parafrázoval Paula Simona, existuje 50 spôsobov, ako stratiť údaje:
- Zlyhanie pevného disku stolného počítača/notebooku alebo poškodenie vášho mobilného zariadenia môže spôsobiť, že vaše údaje nebudú obnoviteľné
- Váš počítač alebo telefón môže byť ukradnutý – vlámania do firiem sú bežné a podľa štatistík FBI sa 97 % ukradnutých notebookov/stolných počítačov nikdy nezískalo
- Údaje môžu byť náhodne vymazané (alebo úmyselne vymazané nespokojným zamestnancom)
- Váš počítač môže byť unesený malvér
- Vaše účty online úložiska môžu byť napadnuté
- Ransomvérový útok by mohol spôsobiť, že vaše súbory budú nedostupné, kým nezaplatíte značný poplatok
Režim zálohovania dát je nutnosťou
Pre primeranú ochranu údajov musíte vytvoriť systém zálohovania údajov, ktorý sa riadi týmito tromi krokmi:
- Pravidelne zálohujte obchodné údaje
- Vytvárajte zálohy na spoľahlivých médiách alebo v cloude
- Ak používate médiá na zálohovanie, uchovávajte zariadenia na bezpečnom mieste mimo lokality
Základným pravidlom ochrany obchodných údajov je, že ak strata údajov bude prekážať pri podnikaní, zálohujte si ich. Softvérové programy pre stolné počítače je možné v prípade potreby preinštalovať, ale obnovenie podrobností o transakciách alebo obchodnej korešpondencii nie je možné, ak sa tieto súbory stratia alebo poškodia neopraviteľne.
Archív údajov verzus zálohovanie údajov
Zálohy sú zvyčajne pravidelné, krátkodobé snímky údajov na účely obnovy po havárii. Archivácia sa vo všeobecnosti vzťahuje na dlhodobé ukladanie údajov, ktoré sa už bežne nepoužívajú, ale možno ich v prípade potreby obnoviť (napríklad hotový projekt alebo údaje od bývalého klienta).
Zálohujte kritické obchodné údaje
K úspešnému zálohovaniu údajov existujú dva kroky;
- Identifikácia kritických údajov, ktoré je potrebné zálohovať
- Vykonávanie zálohovania údajov podľa pravidelného plánu
Čo musí byť v zálohe dát? Všetky súbory, ktoré ste vytvorili a/alebo upravili, by sa mali pravidelne zálohovať. Pre mnohé podniky to zahŕňa všetko od účtovných súborov až po e-mail.
Stále viac podnikových aplikácií je dostupných prostredníctvom cloudu. Ak však používate aplikácie pre stolné počítače (bez prehliadača), tieto je možné preinštalovať z média alebo stiahnuť, takže nie je potrebné ich zálohovať.
Cloud-ové úložisko
Používanie online zálohovacích služieb uľahčuje zálohovanie údajov – čo je len jeden z dôvodov, prečo je cloud computing ideálne pre malé podniky. Cloudové služby však môžu byť stále náchylné na stratu údajov hackermi alebo sabotážou zamestnancov (pozrime si nedávny prípad American College of Education so sídlom v Indianapolise, ktorý po pri prepustení zamestnanec informačných technológií zistil, že pred odchodom zmenil administrátorské heslá k online účtom, čím zabránil vysokej škole v prístupe k ich údaje). Nie je na škodu robiť si občasné lokálne zálohy cloudových dát.
Lokálne zálohy dát
Ak svoje údaje ukladáte lokálne (napríklad nepoužívate cloudové úložisko), môžete si zjednodušiť zálohovanie tak, že všetky súbory, ktoré bude potrebné archivovať, uložíte na jeden disk v počítači. Predpokladajme napríklad, že potrebujete zálohovať účtovné súbory, dokumenty na spracovanie textu, tabuľky, fotografie a e-maily.
Umiestnite Simply Accounting, Microsoft Office (vrátane Outlooku) a Paintshop Pro na samostatný disk alebo pod samostatným priečinkom uľahčuje archiváciu všetkých súborov, ktoré ste pomocou nich vytvorili alebo upravili programy. Jediné, čo musíte urobiť, je zálohovať disk alebo priečinok. Po výbere kritických údajov, ktoré sa majú archivovať, je jednoduchá záležitosť nainštalovať a použiť softvér na zálohovanie na pravidelnú archiváciu podnikových údajov.
Odporúča sa zálohovať dáta každú noc. K dispozícii je veľa zálohovacích softvérových programov, ktoré vám umožňujú nastaviť plán, ktorý automaticky zálohuje vaše údaje. Zálohovací softvér, ktorý tiež komprimuje a šifruje súbory, šetrí miesto na disku a zvyšuje bezpečnosť údajov.
Uchovávajte si zálohy údajov na mieste, iba ak sú uložené v ohňovzdornom a nezničiteľnom trezore. Investujte do páskovej jednotky alebo externého pevného disku a dôsledne dodržiavajte pravidelné zálohovanie údajov plán nepomôže, ak sú všetky vaše záložné kópie údajov na jednom mieste a toto miesto vás zasiahne katastrofa. Aby boli vaše zálohy skutočne bezpečné, mali by byť uložené mimo lokality. (Zálohovanie v cloude úplne neodstráni tento problém, ale je určite lepšie ako mnoho fyzických umiestnení.)
Niektoré podniky uchovávajú svoje zálohy údajov v bezpečnostných schránkach v bankách. Poplatok za bezpečnostnú schránku je daňovo uznateľný, ak potrebujete ďalší stimul. Iní majitelia malých podnikov uchovávajú viacero záložných kópií svojich záznamov v domácnostiach rôznych priateľov alebo rodinných príslušníkov. Nezáleží na tom, kde sa ich rozhodnete uchovávať, pokiaľ je lokalita, ktorú si vyberiete na zálohovanie údajov mimo lokality, bezpečná a máte k nej pravidelný prístup.
Online zálohovacie služby
Pre maximálnu bezpečnosť sa uistite, že používate silné heslá, pravidelne ich meňte a uistite sa, že zálohované súbory sú šifrované (keďže cloudové úložisko je zdieľané, poskytovatelia cloudu bežne šifrujú používateľské údaje).
Jednotky USB (Thumb).
USB kľúče neustále zvyšujú svoju kapacitu a sú ideálne na rýchle zálohovanie dát. Hoci nemajú kapacitu externých pevných diskov, majú rýchle prenosové rýchlosti a sú vysoko prenosné. Dáta si môžete jednoducho zálohovať na USB disk a vziať si ich preč. Keďže nemajú žiadne pohyblivé časti, USB disky sú veľmi spoľahlivé.
Externé pevné disky
Pre malé podniky sa odporúča nákup a používanie externého pevného disku na zálohovanie údajov. Externé pevné disky sú v porovnaní so systémami páskových jednotiek lacné. Sú tiež ľahko použiteľné; jednoducho zapojte pevný disk do USB portu vášho počítača. Väčšina externých pevných diskov sa dodáva so zálohovacím softvérom.
Úložisko lokálnej siete (LAN).
Ak máte lokálnu sieť (LAN), môžete tiež zálohovať súbory na iný počítač alebo server. Ak sa však záložný stroj nachádza na rovnakom mieste, môže byť náchylný na krádež alebo poškodenie požiarom alebo záplavou. Aby sa zabránilo krádeži, server môže byť nainštalovaný v uzamknutej klietke, skrinke alebo skrini.
Skladovanie pásky
Ak máte veľké množstvo údajov na zálohovanie (alebo chcete vytvárať a uchovávať pravidelné kompletné archívy údajov na dlhodobé ukladanie), najlepšou voľbou sú zálohy na pásku. Sú vysoko spoľahlivé a dokážu uložiť obrovské množstvo dát.
Zálohujte to alebo riskujte stratu
Neriskujte stratu obchodných údajov. Najlepšou obranou proti takejto katastrofe je správna ochrana údajov. Vytvorením zálohovacieho systému, ktorý zahŕňa pravidelnú archiváciu a zálohovanie vašich obchodných údajov a správne, zabezpečíte, že vaša firma bude schopná odolať akejkoľvek búrke, ktorej bude čeliť a prinesie na. Pamätajte - nikdy nemôžete mať príliš veľa záloh dát!
