Mnoho vlastníkov malých podnikov sa spolieha na e-mail ako primárny spôsob obchodná komunikácia. To nie je prekvapujúce; e-mail je rýchly, jednoduchý a poskytuje papierovú stopu. To však neznamená, že vaše e-mailové správy, najmä pokiaľ ide o obchodnú komunikáciu, by mali byť uvoľnené. V skutočnosti vás zlá e-mailová komunikácia môže stáť zákazníkov a zároveň poškodiť vašu značku a vašu reputáciu.
Odosielanie profesionálnych obchodných e-mailov spočíva v vytváraní návykov, ktoré sa zameriavajú na jasnú, stručnú a vhodnú komunikáciu.
1. Použite firemnú e-mailovú adresu
Ak ste vlastníkom firmy a podnikáte v mene svojej spoločnosti, uistite sa, že používate firemnú e-mailovú adresu. V ideálnom prípade to znamená, že máte obchodnú adresu (t. j. [email protected]), ktorú používate na všetku obchodnú komunikáciu.
Ak to nie je možné, môžete si vytvoriť bezplatnú e-mailovú adresu, ktorá bude obsahovať názov vašej firmy (t. j. názov vašej [email protected]). Používanie osobnej e-mailovej adresy, ktorá zjavne nesúvisí s vašou firmou, môže v najhoršom prípade poškodiť vašu profesionalitu a v mnohých prípadoch vás nemusí brať vážne.
2. Udržujte správy krátke a sladké
Nie je nič zlé na vysvetľovaní vecí veľmi podrobne; môže poskytnúť jasnosť a znížiť nedorozumenia. Keď však e-mailová správa začne vyzerať ako román, môžete rýchlo stratiť pozornosť príjemcu a zameniť problém za nepodstatné informácie. Aby ste tomu zabránili, držte sa jedného predmetu na e-mail, a keď potrebujete zahrnúť viac informácií, použite podnadpisy tučne, aby boli najdôležitejšie podrobnosti jasné.
3. Použite popisné riadky predmetov
Už ste niekedy otvorili e-mailovú správu na základe predmetu a skončili ste úplne zmätení a trochu nahnevaní, keď išlo o niečo úplne iné? Keďže každý e-mail, ktorý napíšete, už obmedzujete na jeden predmet podľa vyššie uvedeného tipu, mali by ste sa tiež uistiť, že váš predmet odráža túto tému a nič iné. Pomôžete tým nielen obdarovanému, ale aj vám to uľahčíte spravovať svoju vlastnú e-mailovú schránku.
4. Tone It Down
Pri odosielaní e-mailu je ľahké nechať veci lietať, pretože môžete mať pocit, že vás chráni obrazovka počítača, ale niektoré konverzácie môžu byť v e-mailoch ľahko nepochopené. Vlastne bez verbálu komunikácia narážky na zmiernenie správy, ktorú odosielate, každý e-mail môže byť nesprávne zvolený. Ak posielate správu, ktorá môže byť sporná, pred odoslaním si ju znova prečítajte a ak si stále nie ste istí, pravdepodobne bude lepšie, keď zdvihnete telefón.
5. Urobte svoj e-mailový podpis užitočným
Cenové ponuky, propagačné akcie a prihlásenia na odber bulletinov v e-mailovom podpise môžu byť v niektorých situáciách účinné, ale tieto položky Nikdy by ste nemali premôcť svoj e-mailový podpis na to, na čo sa má používať – poskytnutie vášho kontaktu informácie. Váš prvý e-mail alebo odpoveď by mala obsahovať e-mailový podpis s vaším celým menom, spoločnosťou a adresou URL. Nezaškodí ani telefónne číslo, titul a preformulovanie e-mailovej adresy.
6. Skontrolujte si pravopis a korektúry
Kontrola pravopisu je jednoduchá. Vo svojom e-mailovom klientovi nastavte ako predvolené nastavenie skontrolovať všetky správy pred ich odoslaním. E-mail je neformálnejší a je v ňom o niečo zhovievavejšie s pravopisnými a gramatickými chybami, ale posielať správu prešpikovanú chybami vyzerá hrozne. Posledná vec, ktorú chcete, je urobiť zlý dojem, pretože ste sa ponáhľali s odoslaním e-mailu a preskočili ste kontrolu pravopisu a gramatiky.
E-mail je dôležitý spôsob komunikácie v podnikaní, aj keď to nie je vaša prvá preferencia. Dodržiavanie týchto osvedčených postupov pre firemný e-mail vám pomôže udržať vašu e-mailovú komunikáciu profesionálnu a produktívnya môžete si byť istí, že dojem, ktorý robíte, je dobrý.
