Ako písať a posielať profesionálne e-maily

Či už hľadáte prácu, vytvárate nové sieťové spojenia alebo sa jednoducho snažíte vyniknúť vo svojej súčasnej práci, je dôležité vedieť, ako písať a posielať profesionálne e-mailové správy.

To môže byť ťažšie, ako to znie. Mnohí profesionáli si v osobnom živote zvykli na veľmi ležérny prístup k e-mailu. Zatiaľ čo slang, emotikony a textová reč sú zvyčajne prijateľné, keď posielate e-maily blízkym priateľom, nebudú lietať v pracovnej korešpondencii. Je dôležité vedieť, ako vyčistiť vašu komunikáciu, keď to potrebujete.

Kedy možno budete musieť poslať profesionálny e-mail? Možností je viacero. Možno budete musieť poslať svoj sprievodný list potenciálnemu zamestnávateľovi, a ďakovný list kolegovi, ktorý súhlasil s referenciou, rezignačným listom vášmu súčasnému šéfovi alebo žiadosťou o odporúčací list.

Vždy, keď posielate profesionálne e-mailové správy, je naozaj dôležité uistiť sa, že správa je dokonalá. Nechcete premárniť príležitosť tým, že urobíte nejaké chyby – či už v tom, ako posielate e-maily, alebo ako ich sledujete.

Zistite, čo zahrnúť do správ, čo nezahrnúť a ako zatvoriť, podpísať a odoslať svoje e-mailové správy.

Profesionálne e-mailové pokyny

Prečítajte si tieto kroky na napísanie vysokokvalitného profesionálneho e-mailu a na príjemcu vždy urobíte skvelý dojem.

Čo zahrnúť do e-mailovej správy

• Predmet: Predmet by mal stručne vyjadrovať váš účel písania. Váš predmet môže byť taký jednoduchý ako „Ďakujem“ alebo „Žiadosť o odporúčanie“.
• pozdrav: Aj keď píšete veľmi krátky e-mail, zahrnúť pozdrav. Ak poznáte meno osoby, uveďte ho. Ak s danou osobou nemáte krstné meno, nazývajte ju titulom.
• dĺžka: Udržujte svoj e-mail čo najstručnejší. Ľudia majú tendenciu prezerať si dlhé e-maily, takže uvádzajte iba základné informácie.
• zatváranie: Odhláste sa krátkym „Ďakujem“, „Najlepšie“ alebo iným jednoduchým odoslaním a potom svojím menom. Väčšina e-mailových účtov vám umožňuje vložiť podpis s vaším menom, titulom a kontaktnými informáciami do každého e-mailu. Je to skvelý spôsob, ako urobiť každú korešpondenciu profesionálnejšou.

Čo nezahrnúť do e-mailovej správy

• Štýl písma: Vyhnite sa ozdobným, hravým alebo farebným písmom; tieto jednoducho odvádzajú pozornosť príjemcu od vašej skutočnej správy. Vyhnite sa nadmernému používaniu tučného písma a kurzívy, ktoré spôsobujú, že e-mail vyzerá neprehľadne.
• Veľké písmená: Nepíšte tiež veľkými písmenami; v e-maile sa to javí ako nahnevané alebo prehnané.
• emotikony: Nezahŕňajte emotikony do profesionálneho e-mailu; uschovajte si ich pre osobnú korešpondenciu.

Tipy na zabezpečenie dokonalých profesionálnych e-mailových správ

Po napísaní e-mailu si pred kliknutím na tlačidlo „odoslať“ vykonajte všetky tieto kroky:

• Uistite sa, že je vaša správa úplná: Ešte raz skontrolujte, či je vyplnený predmet vášho e-mailu zahŕňal podpis, posielate správu správnej kontaktnej osobe a vyplnili ste Bcc na odoslanie kópie sebe, aby ste mali záznam o e-mailovej správe.
• Doklad o svojej e-mailovej správe: Pred stlačením tlačidla Odoslať sa tiež uistite, že ste skontrolovali pravopis a skontrolovali gramatiku a veľké písmená. Sú rovnako dôležité v e-mailovej korešpondencii ako v papierovom liste.
• Odoslať skúšobnú e-mailovú správu: Predtým, ako skutočne odošlete svoj e-mail, pošlite správu najskôr sebe, aby ste skontrolovali, či formátovanie funguje a že nič nevyzerá nesprávne. Ak všetko vyzerá dobre, pokračujte a pošlite e-mail spoločnosti alebo jednotlivcovi, ktorého kontaktujete.
• Pošlite si kópiu e-mailovej správy: Použi Bcc na odoslanie kópie e-mailovej správy sebe, aby ste mali záznam o tom, kedy ste správu odoslali a komu ste ju odoslali. Tieto informácie nájdete aj v priečinku odoslaných.
• Uložte svoje kópie: Pomocou mnohých e-mailových programov môžete nastaviť priečinky, aby ste uľahčili vyhľadávanie dôležitých e-mailov z minulosti. Nastavte priečinky pre všetky vaše e-maily na hľadanie zamestnania a ďalšie profesionálne e-maily a po odoslaní správ uložte svoje kópie.

Pozrite si príklady profesionálnych e-mailov