Väčšina profesionálov trávi veľkú časť dňa posielaním e-mailov. To, čo napíšete a ako naformátujete a odošlete svoju správu, môže znamenať rozdiel medzi tým, či sa váš e-mail prečíta a odpovie naň alebo sa vyhodí do koša. Zatiaľ čo niektorí ľudia potrebujú oprášiť základná emailová etiketa, iní robia chyby jednoducho preto, že sú zavalení obrovským objemom komunikácie.
Počas hľadania práce pravdepodobne odošlete veľa e-mailov vrátane sprievodných listov, poznámok s poďakovaním a správ kontaktom súvisiacim s hľadaním práce.
Urobte si čas, aby ste sa vyhli trápnym chybám, ako je napríklad nesprávne napísanie niekoho mena, a nezabudnite si napísať poznámky, ktoré dostanú odpoveď.
Pozrite si príklady pozdravov, ktoré sa majú použiť na spustenie e-mailov, ako začať správy a chyby, ktorým sa treba vyhnúť pri odosielaní profesionálnych e-mailových správ.
Použite jasný predmet
Usilujte sa o jasnosť v riadku predmetu. Vyberte niečo, čo priamo identifikuje účel vášho e-mailu, napríklad „čas stretnutia sa zmenil“ alebo „rýchly dotaz na váš návrh“.
Vyhnite sa viseniu mrkvy s upútavkou typu „Potrebujem vás informovať...“, ktorá sa snaží nalákať čitateľa, aby otvoril e-mail, aby dosiahol váš zámer. Ľudia sa často rozhodujú, či otvoria e-mail na základe predmetu, takže si vyberte taký, ktorý jasne uvádza váš účel.
Použite profesionálny pozdrav
Zahrňte vhodný pozdrav pre okolnosti a príjemcu. Niektoré pozdravy fungujú v e-maile, ale nepoužívajú sa v bežnom liste, zatiaľ čo niektoré pozdravy fungujú pre oboch.
Pozdrav si vyberte podľa toho, ako dobre poznáte osobu, ktorej píšete, a podľa typu správy, ktorú posielate. Ak napríklad napíšete niekomu, koho poznáte, „Ahoj Jim“ je vhodné. „Vážený pán/pani Smithová“ by bolo vhodné pri uchádzaní sa o prácu alebo pri písaní obchodného listu.
Vyhnite sa otváraniu e-mailu s „hej“, čo znie veľmi neformálne a vo všeobecnosti sa na pracovisku nepoužíva. Tiež sa vyhýbajte slovám „Ahoj ľudia“ alebo „Ahoj chlapci“, aj keď je povaha vášho e-mailu neformálna.
Príklady e-mailových pozdravov
Tu je niekoľko príkladov pozdravov, ktoré môžete použiť pri písaní profesionálnych e-mailov.
- Vážený Meno Priezvisko (toto funguje dobre, ak nepoznáte pohlavie osoby, ktorej píšete)
- Milé krstné meno (keď posielate e-mail niekomu, koho poznáte)
- Ahoj Krstné meno (Keď posielate e-mail niekomu, koho poznáte)
- Vážený pán/pani Priezvisko
- Vážený pán/pani Meno Priezvisko
- Vážený Dr. Priezvisko
- Vážený manažér ľudských zdrojov
- Vážený manažér náboru
- Komu sa to môže týkať
Po pozdrave použite správnu interpunkciu. Pre formálnejšie e-maily použite za menom bodkočiarku. V prípade ľudí, ktorých poznáte, alebo bežnejšej korešpondencie použite za menom pozdravu čiarku.
Vyhnite sa bežným chybám
Pri písaní e-mailu sa niekedy vyskytnú nasledujúce chyby, keď sa ľudia ponáhľajú, aby správu rýchlo prerušili. Urobte si čas na kontrolu správy a pred kliknutím na tlačidlo Odoslať vykonajte nasledujúce kroky, aby ste sa vyhli chybám, ktoré sa dajú ľahko urobiť.
- Pridajte e-mailovú adresu ako poslednú. Ak nemáte možnosť zrušiť odoslanie e-mailu, pridajte adresu ako poslednú, ak zvyknete mať rýchly spúšť. Meno príjemcu zadajte až vtedy, keď ste si istí, že je váš e-mail pripravený na odoslanie.
- Vyhnite sa chybe „odpovedať všetkým“. Pri stlačení tlačidla „Odpovedať všetkým“ sledujte prst na spúšti. Zvážte, či si každý zo zoznamu naozaj potrebuje prečítať, čo chcete povedať. Nezabudnite tiež na staršie e-maily v reťazci, ktoré možno nechcete, aby ich videl niekto zo zoznamu Odpovedať všetkým.
- Choďte na humor. V e-maile môže byť ťažké rozpoznať humor, pretože váš tón nemusí nevyhnutne presvitať. Bez reči tela, výrazu tváre alebo kadencie môže humor zapadnúť alebo dokonca neúmyselne uraziť čitateľa. Hrajte na istotu a vynechajte to.
-
Korektúra. Nerobte chybu, keď si myslíte, že ľudia vám odpustia preklepy v neformálnych e-mailoch alebo že chyby budú tolerované, ak píšete na telefóne. Chyby vo vašom e-maile vás môžu prísne posudzovať, najmä ak sú nekontrolovateľné. Nespoliehajte sa na kontrolu pravopisu, ktorá za vás často vyberie nesprávne slovo.
Skontrolujte svoje e-maily rovnako ako akýkoľvek dôležitý dokument. Najmä si vždy skontrolujte a dvakrát skontrolujte, či ste mená ľudí napísali správne.
- Nepoužívajte emotikony ani emotikony. Čoraz viac sa e-mailové správy začali podobať na textové správy. Správy na pracovisku teraz niekedy obsahujú emotikony s palcom hore alebo smajlíky. Aj keď sú čoraz bežnejšie, vyhýbajte sa emotikonom a emotikonom vo formálnej korešpondencii. Ak váš e-mailový pozdrav obsahuje priezvisko osoby, je to istý znak, že by ste mali vynechať emotikony a emotikony.
- Pamätajte, že e-mail trvá navždy. Dvakrát si rozmyslite, či pošlete e-mailom niečo osobné alebo dôverné, vyhodíte niekoho e-mailom, znevažujete niekoho alebo odpoviete hnevom. Dokonca aj vymazané e-maily môžu byť vzkriesené zo záloh údajov. Takéto interakcie by bolo lepšie uskutočniť osobne. Dobré pravidlo: Nepíšte do e-mailu nič, čo by ste neboli ochotní zdieľať verejne, napríklad vo výpovedi alebo na sociálnych sieťach.
Použite 24-hodinové pravidlo. Ak si nie ste istí, či máte správu odoslať, počkajte s rozhodnutím do nasledujúceho dňa.
