Formát obchodného listu s príkladmi

Obchodný list je formálny dokument, ktorý často posiela jedna spoločnosť druhej alebo spoločnosť napríklad svojim klientom, zamestnancom a zainteresovaným stranám. Obchodné listy sa používajú aj na profesionálnu korešpondenciu medzi jednotlivcami.

Hoci sa e-mail ujal ako najbežnejšia forma korešpondencie, tlačené obchodné listy sú stále používa sa na mnohé dôležité, vážne typy korešpondencie, vrátane referenčných listov, overovania zamestnania, ponuky práce, a viac.

Uvedomte si, že váš príjemca pravidelne číta značné množstvo korešpondencie a bude uprednostňovať dobre vypracované listy, ktoré neobsahujú preklepy a gramatické chyby.

Čo zahrnúť do listu

Vysvetlite účel svojho listu jednoduchým a cieleným jazykom, pričom úvodný odsek bude stručný. Môžete začať s: „Píšem s odkazom na...“ a odtiaľ komunikovať len to, čo potrebujete povedať.

Nasledujúce odseky by mali obsahovať informácie, ktoré vášmu čitateľovi poskytnú úplné pochopenie vášho cieľa (cieľov), ale vyhnite sa klikatým vetám a zbytočne dlhým slovám. Opäť platí, že je to stručné, aby ste udržali ich pozornosť.

Ak napríklad chcete, aby čitateľ sponzoroval charitatívne podujatie, identifikujte akékoľvek prekrývanie s filantropickými cieľmi ich spoločnosti. Presvedčte čitateľa, že pomôcť vám by bolo obojstranne výhodné a zvýšite tak svoje šance na získanie ich podpory.

Časti obchodného listu

Každá časť vášho listu by mala mať vhodný formát, počnúc vašimi kontaktnými informáciami a údajmi vášho príjemcu; pozdrav; telo listu; zatváranie; a nakoniec váš podpis.

Vaše kontaktné údaje

• Tvoje meno
• Názov vašej práce
• Tvoja spoločnosť
• Vaša adresa
• Mesto (*): Štát (*): Poštové smerovacie číslo
• Vaše telefónne číslo
• Vaša emailová adresa

Dátum

• Dátum, kedy píšete korešpondenciu

Kontaktné informácie príjemcu

• Ich meno
• Ich názov
• Ich Spoločnosť
• Adresa spoločnosti
• Mesto (*): Štát (*): Poštové smerovacie číslo

Pozdrav

• Ak si nie ste istí, koho konkrétne oslovujete, použite „Komu sa to môže týkať“.
• Použite formálne pozdrav “Vážený pán/pani/Dr. [Priezvisko]“, ak nepoznáte príjemcu.
• „Vážený [First Name]“ použite iba vtedy, ak máte s príjemcom neformálny vzťah.

Telo

• Použite riadky s jednoduchým riadkovaním s pridanou medzerou medzi každým odsekom, za pozdravom a nad záverom.
• Doľava zarovnajte svoje písmeno (oproti ľavému okraju).

Záverečný pozdrav

Udržujte svoj záverečný odsek v dvoch vetách. Jednoducho zopakujte svoj dôvod na písanie a poďakujte čitateľovi za zváženie vašej žiadosti. Niektoré dobré možnosti pre vás zatváranie zahŕňajú:

•  S úctou, Váš
•  S úctou
•  Srdečne
•  S úctou

Ak je váš list menej formálny, zvážte použitie:

• Všetko najlepšie
• Najlepšie
• Ďakujem
• S pozdravom

Tvoj podpis

Napíšte svoj podpis tesne pod vašu uzávierku a ponechajte štyri samostatné medzery medzi vašou a záverečnou zadali celé meno, titul, telefónne číslo, e-mailovú adresu a akékoľvek ďalšie kontaktné informácie, ktoré chcete zahŕňajú. Použite nasledujúci formát:

Šablóna obchodného listu

Tento vzor obchodného listu môžete použiť ako vzor a stiahnite si šablónu (kompatibilné s Dokumentmi Google a Word Online) pre textovú verziu nižšie.

Vzor obchodného listu (textová verzia)

Príklad e-mailového podpisu

Ak posielate e-mailový list, váš podpis bude trochu iný. Namiesto toho, aby ste svoje kontaktné informácie uvádzali v záhlaví listu, uveďte ich pod svojím podpisom. Napríklad:

Tipy na písanie obchodného listu

Prezrite si vzorky listov vrátane sprievodných listov, ďakovných listov na pohovor, pokračovacích listov, listov o prijatí a odmietnutí práce, listov o rezignácii, ďakovných listov a ďalších vzory listov súvisiacich s obchodom a zamestnaním a tipy na písanie.