Jednou z definujúcich vlastností projektu je, že trvá pevne stanovený čas. Môže to byť čokoľvek od niekoľkých týždňov až po niekoľko rokov av niektorých prípadoch, v prípade veľkých stavebných projektov alebo verejných prác, aj desaťročia.
Projektoví manažéri používajú míľniky, aby mohli sledovať pokrok na ceste a zabezpečiť, aby sa kľúčové výstupy dosahovali podľa časového plánu.
Projektový míľnik je úloha s nulovým trvaním, ktorá znamená úspech v projekte. Používajú sa ako spôsob, ako ukázať pohyb vpred a pokrok a ukázať ľuďom, čo sa deje, aj keď nemajú podrobné znalosti o úlohách, ktoré sú potrebné na dosiahnutie tohto cieľa. V tomto ohľade sú veľmi užitočné pre komunikáciu so zainteresovanými stranami a stanovovanie očakávaní.
Kedy použiť míľniky projektu
Míľniky v riadení projektov sa používajú na označenie:
- Začiatok významných fáz práce
- Koniec významných fáz práce
- Termíny
- Keď sa robí dôležité rozhodnutie
- Ďalšie pevné body v čase, ktoré je potrebné špecificky vyvolať
Ako často dávať míľniky do svojho plánu
Školiaci kurz vám môže odporučiť začleniť míľniky do vášho plánu približne raz za mesiac. To je v poriadku a dobré pravidlo, ale musíte použiť svoj profesionálny úsudok. Niektoré mesiace môžu mať veľa aktivít, pričom dôležité stretnutia sú označené ako míľniky, prijímané rozhodnutia a podobne uzavretie jednej fázy a začiatok ďalšej.
V iných mesiacoch by ste sa mohli sústrediť na realizáciu, s veľmi málom, ak vôbec, na čo by ste mohli zavesiť míľnik.
Na účely vykazovania je užitočné vytvoriť dôvod, prečo mať míľnik aspoň raz v každom cykle vykazovania.
Ako sú míľniky zastúpené vo vašom Ganttovom diagrame
Míľniky sú jedným z komponenty Ganttovho diagramu a sú zobrazené na grafe ako kosoštvorec. Nezobrazujú sa ako bežná úloha, pretože majú nulové trvanie: inými slovami, nezaberajú žiadny čas. Na účely plánovania na Ganttovom diagrame sa jednoducho dejú.
Ak nepoužívate Ganttov diagram, stále môžete použiť míľniky. Tu sú 5 alternatív ku Ganttovým diagramom: pomocou nich stále môžete začleniť míľniky do svojho plánu.
Ak chcete zostať osobne organizovaní a váš softvér na riadenie projektov nie je plne integrovaný do vášho kalendára, môžete skopírovať a prilepiť kľúčové dátumy do svojho diára. V závislosti od toho, ako radi pracujete, vám to môže pripomenúť, čo by malo prísť.
Ako pomenovať míľniky
Míľniky by mali mať v pláne projektu jasný popis, ale nie taký, ktorý by naznačoval, že ide o úlohu. Nemali by sa teda nazývať „Získajte súhlas s prechodom do fázy 2“, ale „Začína sa fáza 2“. Ak chcete odrážať úsilie o získanie súhlasu s prechodom do fázy 2, pridajte úlohu tesne pred míľnikom, aby ste ju pokryli.
Míľniky by mali popisovať bod v čase, ktorý predstavujú, takto:
- Testovacia fáza dokončená
- PID schválené
- Zmluva podpísaná
Mnohí projektoví manažéri sa rozhodnú očíslovať svoje míľniky, aby sa uľahčila orientácia. Ak používate štruktúru rozpisu prác, môžete použiť číslovanie z nej. V opačnom prípade je v poriadku použiť M1, M2 a tak ďalej, aby bolo jasné, na čo odkazujete. Jasná štruktúra pomenovania sa stáva dôležitejšou so zvyšujúcim sa počtom míľnikov, takže premýšľajte o tom, ako to urobíte, ak váš projekt trvá niekoľko mesiacov.
Ako nechať odhlásiť míľniky
Míľniky tvoria súčasť harmonogramu vášho projektu, takže keď je váš plán základný, mali by ste zvážiť, že vaše míľniky sú odpísané.
Ak potrebujete zmeniť dátumy svojich míľnikov, mali by ste použiť svoj štandard zmeniť postup kontroly na vykonanie úprav vášho plánu. Môže to byť také jednoduché, ako chatovať so sponzorom projektu a dať im vedieť, prečo je potrebné zmeniť dátumy, alebo formálne ako zostavenie nového odporúčaného harmonogramu a jeho odovzdanie plánovacej komisii ratifikované.
Najlepšie je zistiť, aký bude váš míľnikový proces odhlásenia, ak nejaký bude, skôr ako ho budete musieť použiť, aby ste nestrácali čas, keď budete musieť vykonať zmenu.
Používanie míľnikov na komunikáciu
Míľniky sú užitočné pre komunikáciu a podávanie správ, pretože predstavujú minimálne body kontroly v pláne. Inými slovami, ak ste odstránili všetky ostatné úlohy, stále ste mohli vidieť, čo sa deje, a udržať projekt v napredovaní len pomocou míľnikov.
Mali by ste byť schopní vytiahnuť míľniky a umiestniť ich na palubnú dosku alebo správu o projekte. Mali by vyrozprávať príbeh projektu dostatočne podrobne, aby uspokojili ľudí, ktorým podávate správy, zvyčajne sponzora projektu alebo inú výkonnú skupinu, napríklad riadiacu skupinu (alebo projektová rada). Každý mesiac alebo pri frekvencii podávania správ, ktorú používate, môžete ukázať, ktoré míľniky boli dosiahnuté.
Podávanie správ o míľnikoch je celkom jednoduché a často sa vykonáva ako tabuľka. Uvediete popis míľnika, dátum jeho splatnosti a potom nový predpokladaný dátum. Keď sa dosiahne míľnik a dá sa označiť ako dokončený, pridáte aj tento dátum. Dúfajme, že to bude rovnaké ako predpokladaný dátum, ale projekty nie vždy takto fungujú.
Tabuľka, ako je táto, ukazuje, čo bolo dokončené a čo je vynikajúce. Budete si môcť naplánovať odpoveď na otázku „Prečo sme tento míľnik nedosiahli?“ predtým, ako pôjdete a stretnete sa so svojím sponzorom alebo odošlete správu.
Keď je váš projektový plán veľmi dlhý a máte veľa míľnikov, bude pre vás jednoduchšie odovzdať dokončené míľniky v každom cykle vykazovania. Hláste iba míľniky, ktoré sa blížia alebo sú dokončené v danom mesiaci: budúci mesiac odoberte všetko, čo bolo dokončené ako posledné mesiac, takže nepredĺžite dĺžku správy tým, že budete ľuďom hovoriť o práci, o ktorej už vedia, že je hotový.
Míľniky sú skutočne užitočným nástrojom na riadenie projektov na plánovanie, plánovanie a podávanie správ a ľahko sa používajú. Vložte nejaké do svojho ďalšieho projektového plánu, sledujte ich a zistíte, že zistíte, ktorá frekvencia vám najlepšie vyhovuje.
Rovnako ako všetko v projektovom riadení, používajte ich flexibilne, aby ste dosiahli požadovaný výsledok, pomocou týchto tipov a pokynov, ktoré vám pomôžu pri vlastných rozhodnutiach.
