Projektoví manažéri používajú Ganttov diagram ako veľmi užitočný nástroj na sledovanie a koordináciu všetkých malých krokov, ktoré idú do veľkého projektu. Ganttov diagram sa môže rýchlo stať ohromujúcim a chaotickým. Môžu byť obzvlášť mätúce pre ľudí, ktorí nevedia, ako ich čítať. Skúste použiť Ganttov diagram na vysvetlenie svojho pokroku klientovi alebo kolegovi z iného oddelenia a možno budete mať pred sebou veľkú výzvu.
Toto nie je jediná výzva Ganttovho diagramu. Údaje v Ganttovom diagrame zvyčajne vyžaduje špeciálny softvér na prezeranie, úpravy a tlač, čo je takmer vždy problém. Okrem toho sa niekedy chcete zamerať len na malú časť projektu bez toho, aby ste boli zahltení všetkými dodatočnými informáciami o celom projekte.
Zatiaľ čo Ganttov diagram je skvelým riešením pre riadenie projektov, nie je jediným. Keď sa potrebujete pozrieť na menšiu vzorku informácií, alebo potrebujete prezentovať zjednodušenú verziu — resp časť informácií – v situácii, keď by Ganttov diagram nebol praktický, môže byť vhodná alternatívna metóda účet.
Zoznamy úloh
Každý v podnikateľskej komunite by mal poznať a poznať základný zoznam úloh. V skutočnosti je organizovanosť jednou z nich špičkové zručnosti pre projektového manažéra.
Zoznam úloh posúva zoznam úloh na ďalšiu úroveň. Pomocou zoznamu úloh môžete pridať ďalšie stĺpce, aby ste ukázali, kto bude vykonávať jednotlivé úlohy, stav úlohy, dátumy začiatku a konca a pravdepodobnosť, že úloha bude dokončená včas. Môžete dokonca pridať začiarkavacie políčka pre členov tímu, aby ich mohli kontrolovať po dokončení položiek.
Tabuľky
Ďalšou alternatívou je zjednodušený graf v tabuľke. Stále môžete uvádzať zoznam úloh pozdĺž ľavej strany a stále môžete zatieniť pruhy, aby ste videli úroveň pokroku a odhadované dátumy začiatku a konca úloh.
Vytváranie tabuliek však môže byť časovo náročné a aktualizácia je časovo náročná, takže ich nebudete chcieť používať ako celkové riešenie projektového manažmentu. Pre jednoduchú jednorazovú správu pre klienta alebo manažéra však môže zjednodušená tabuľka vizuálne rozvrhnúť projekt spôsobom, ktorý
ľahko vysvetliť a pochopiť. Je to tiež dobrá možnosť na sledovanie pokroku projektu.
Prietokové diagramy
Vývojové diagramy alebo sieťové diagramy zobrazujú úlohy projektu v poradí, v akom je potrebné ich dokončiť. Vývojové diagramy môžu byť také jednoduché alebo zložité, ako chcete. Môžete alebo nemusíte napríklad chcieť uviesť informácie, ako je dátum začiatku a konca každého kroku, identifikačné číslo úlohy alebo
lokalita. Majte na pamäti, že pridávanie príliš veľkého množstva informácií môže sťažiť čítanie týchto grafov.
Zatiaľ čo mnohí ľudia považujú vývojové diagramy za ľahšie čitateľné a zrozumiteľnejšie ako Ganttove diagramy, ich vytváranie môže byť problém. Okrem toho sú často nevhodné pre veľké a zložité problémy. Vývojové diagramy sú najvhodnejšie na prezentáciu jednoduchých projektov s úlohami, ktoré prirodzene postupujú od jedného k druhému
ďalší, ale nemal by sa používať ako dlhodobý nástroj alebo pre príliš zložité projekty.
Kanban dosky
Má váš projekt veľké množstvo krokov, ktoré sa nemusia nevyhnutne robiť v sekvenčnom poradí? Pracuje na jednom projekte viacero ľudí alebo sa úlohy často aktualizujú? ak áno, Kanban môže ponúknuť ideálne riešenie pre vás.
S tabuľou Kanban je každá projektová úloha napísaná na lepiacu poznámku a umiestnená do príslušného stĺpca, ako napríklad „urobiť“, „prebieha“ alebo "hotový." Po dokončení každej úlohy sa príslušná lepiaca poznámka posúva po tabuli, kým sa všetky poznámky nenachádzajú v stĺpci „hotovo“.
Tento organizačný systém je veľmi ľahko pochopiteľný a rýchlo upraviteľný, ale nie je veľmi prenosný a budete musieť dávať pozor, aby vám žiadna z poznámok nespadla a nestratila sa.
Správy o stave
Ganttov diagram je vynikajúci nástroj na sledovanie vašich projektov, nie nevyhnutne na ich komunikáciu. Ak všetko, čo potrebujete urobiť, je komunikovať svoj pokrok s klientom, sponzorom projektu alebo inými členmi tímu, a správa o stave môže byť vašou najlepšou voľbou. Navyše, mnoho softvérových programov na riadenie projektov vytvorí zjednodušené, ľahko pochopiteľné správy o stave pomocou niekoľkých kliknutí myšou, čo vám ušetrí drahocenný čas a energiu.
Ganttov diagram je veľmi praktický na sledovanie všetkých úloh, ktoré sú súčasťou veľkého projektu, ale nie sú vždy je to najlepšie na komunikáciu týchto informácií s ostatnými, najmä s tými, ktorí nie sú zvyknutí čítať ich.
Máte niekoľko ďalších alternatív. Vyskúšajte sami jednu z týchto piatich alternatív Ganttovho diagramu. Možno budete milo prekvapení, koľko času môžete ušetriť.
