Správne sledovanie času je dôležitejšie ako kedykoľvek predtým. Ako korporátne uťahovanie opaskov pokračuje, právne predpisy sa dostali pod väčšiu kontrolu. Dôraz na právne poplatky vytvoril domácky priemysel právnych audítorských firiem, ktoré skúmajú a analyzujú právne predpisy služby zamerané na nezrovnalosti, neetické fakturačné praktiky, fakturačné chyby a potenciálne oblasti úspora nákladov.
Klienti, ktorí nevyužívajú služby nezávislého právneho auditu účtov, majú často interné programy kontroly kvality, ktoré bežne analyzujú faktúry označené na kontrolu. Ak sa vyhnete týmto desiatim chybám pri účtovaní, vaše právne účty odolajú kontrole. Tieto položky predstavujú približne 90 % sťažností klientov a audítorských tímov.
Nejasné popisy fakturácie
Úplné, podrobné a presné popisy úloh sú najjednoduchším spôsobom, ako zabrániť klientovi, aby označil váš účet. Každý popis úlohy by mal dostatočne podrobne identifikovať aktivitu, aby bolo možné posúdiť jej nevyhnutnosť a relevantnosť pre projekt. Spolu s podrobným popisom úlohy by mal každý záznam obsahovať dátum vykonania úlohy, časomerača, ktorý ju vykonal, čas strávený vykonaním úlohy a celkový poplatok.
Čas výplne
Ak chcete splniť náročné fakturačné požiadavky vašej firmy, môže byť lákavé nafúknuť alebo „vyplniť“ čas potrebný na vykonanie úlohy, najmä ak ste efektívny pracovník. Takéto praktiky si vyžadujú kontrolu a kritiku zo strany klienta alebo audítora. Je dôležité zabezpečiť, aby čas, ktorý fakturujete za každú úlohu, presne odrážal vykonanú prácu a bol primeraný dôležitosti a zložitosti úlohy.
Výplaty
Keďže vyplácanie zo súdnych sporov výrazne ovplyvňuje celkový rozpočet klienta, mali by ste zvážiť náklady na službu v pomere k jej hodnote pre klienta. Je napríklad potrebné, aby Federal Express posielal vášmu expertovi každú korešpondenciu, keď súd trvá šesť mesiacov?
Mali by ste poznať aj pravidlá fakturácie a zmluvy uzatvorené našim klientom. Vyžaduje klient použitie určitého súdneho zapisovateľa alebo predajcu fotokópií? Okrem toho by sa určité výdavky nikdy nemali účtovať klientovi a sú súčasťou režijných nákladov advokátskej kancelárie.
Administratívne práce
Advokátska prax nevyhnutne zahŕňa administratívne a administratívne úlohy. Väčšina klientov v dnešnej dobe nebude platiť za administratívne úkony – ako je písanie na stroji, vypĺňanie a kopírovanie – alebo administratívne funkcie, ako je školenie, príprava faktúr, kontrola konfliktov alebo rozvoj klientov. Ak je to možné, delegujte administratívne funkcie na sekretárku, zapisovateľa alebo iného právneho personálu.
Medzikancelárske konferencie
Klienti často odmietajú platiť za konferencie medzi zamestnancami advokátskej kancelárie; koordináciu, konzultácie a diskusiu o prípade alebo projekte medzi odborníkmi firmy považujú za súčasť podnikania, a teda za súčasť režijných nákladov firmy. Konferencie medzi kanceláriami sa tiež môžu stať pre klienta značným nákladom, pretože za ten istý rozhovor účtujú súčasne viacerí profesionáli.
Preto je dobrou praxou vyhnúť sa účtovaniu za bežné diskusie týkajúce sa súboru s ostatnými členmi vašej firmy pokiaľ takéto diskusie nezahŕňajú veci podstatného významu, nezahŕňajú množstvo vonkajších strán alebo nezahŕňajú veľké bloky čas.
Školenie
Ak ste v úlohe alebo v právnej oblasti nový, vaša neskúsenosť si môže vyžadovať viac času na dokončenie projektu. Klienti čoraz viac netolerujú neskúsenosť a sú menej ochotní platiť za náklady na zaškolenie nového zamestnanca alebo za to, že právnik sa „zorientuje“ v spise.
Duplicitná fakturácia
Duplicitné zadávanie času je bežnou praxou medzi právnickými firmami, ale klienti, ktorí si uvedomujú náklady, sú menej ochotní platiť za duplicitné úsilie. Zúčastnili sa na pojednávaní viacerí partneri?
Zúčastnil sa koncipient na každom výpovedi? Prispeli štyria spolupracovníci k jednému briefu? Tieto položky môžu vyvesiť červenú vlajku. Objednávateľ môže odmietnuť zaplatiť za celú prácu alebo jej časť alebo prinajmenšom záležitosť ďalej skúmať, aby zistil, či bola oprávnená.
Blokovať fakturáciu
Fakturácia za viacero úloh vo veľkých blokoch je ďalšou červenou vlajkou pre klientov. Každú úlohu by ste mali rozpísať samostatne so zodpovedajúcim časom a účtovaním za každú úlohu. Rozpísané časové záznamy umožňujú recenzentovi lepšie zistiť primeranosť času stráveného vo vzťahu k významu a zložitosti úlohy.
Preskúmanie a revízia
Váš klient sa môže spýtať, prečo ste si účtovali 43,2 hodiny kontroly a úpravy briefu. Inštruktáž mala možno 40 strán a zahŕňala viacero zložitých problémov a rozsiahly výskum. Nech už je dôvod akýkoľvek, vágne a povrchné výrazy ako „kontrola a revízia“ len málo informujú klienta, prečo si recenzia zaslúžila týždeň času. Namiesto „preskúmať“ slová ako „hodnotiť“, „analyzovať“, „zhodnotiť“ alebo „prepracovať“ znamenajú úlohy, ktoré sú na zamyslenie, a tým aj časovo náročnejšie.
Delegovateľné úlohy
Pri účtovaní a prideľovaní úloh by ste mali zabezpečiť, aby projekt vykonával príslušný člen právneho tímu. Klienti môžu odmietnuť zaplatiť za úlohy vykonávané staršími časomeračmi, ktoré mohli byť delegované na mladšieho, lacnejšieho zamestnanca. Napríklad právnici, ktorí spracúvajú výpovede, starší partneri vykonávajúci rutinný výskum alebo právni asistenti, ktorí podávajú dokumenty, môžu vzniesť varovanie.
