Čo by zamestnávatelia nemali uchovávať v osobných záznamoch

Zamestnávatelia by nikdy nemali umiestňovať konkrétne položky do vašich všeobecných osobných záznamov. Obsah osobných spisov a záznamov vašich zamestnancov je v niektorých spoločnostiach vo všeobecnosti prístupný personálu ľudských zdrojov, zamestnancovi a manažérovi alebo nadriadenému zamestnanca.

V iných je prístup obmedzený na personál HR a zamestnanci môžu požiadať o prístup k svojim záznamom. Právnici môžu tiež predvolať obsah osobných záznamov v prípade súdnych sporov a sťažností Komisie pre rovnaké pracovné príležitosti (EEOC). Bývalý zamestnanec môže požiadať aj o kópiu svojej personálnej evidencie.

So všetkými týmito potenciálnymi použitiami a potenciálnymi čitateľmi vašich osobných záznamov zamestnancov musí zamestnávateľ prijať dbajte na to, aby ste vo svojich zamestnancoch udržiavali nezaujatú, faktickú dokumentáciu o histórii zamestnania zamestnanca záznamy.

V dôsledku toho budete chcieť použiť tieto všeobecné pokyny na dokumentáciu, ktorú uchovávate v personálnych záznamoch vašej organizácie.

Usmernenie k obsahu spisu zamestnancov

Informácie v personálnych záznamoch musia byť vecné.

názory manažéra alebo zamestnancov oddelenia ľudských zdrojov; náhodné poznámky; klebety; nepodložené fámy; nepreskúmané otázky, správy alebo ohováranie od iných zamestnancov; obvinenia, ktoré neboli stíhané, vyšetrené a uzavreté; a akékoľvek iné nefaktické informácie, komentáre alebo poznámky by mali byť vylúčené z personálneho spisu zamestnanca.

Jeden z najhorších príkladov urážlivých komentárov, ktoré HR manažér našiel v zázname zamestnancov, zahŕňal poznámky z pohovoru náborového manažéra. Jeden uviedol: „Možno príliš tučný na to, aby som sa dostal hore a dole po schodoch podľa potreby.“ Predstavte si zamestnanca, právnika a dokonca aj budúcich zamestnancov a nadriadených, ktorí čítajú takéto komentáre.

V inej spoločnosti manažér našiel nepodložené poznámky, ktoré manažéri a iní uložili do zložiek zamestnancov, ako napríklad: „Mary je nahnevaná, pretože nedostala zvýšenie platu. Úmyselne spomalila prácu, aby sa vyrovnala so svojím manažérom." Vidíte problém?

Personálne záznamy musia byť premyslene priradené k príslušným miestam spisov.

Určite protokol pre osobné záznamy vašej spoločnosti na základe štátnych a federálnych zákonov, zákonov o zamestnanosti ako je zákon o prenosnosti a zodpovednosti zdravotného poistenia z roku 1996 (HIPAA) a zamestnávateľ najlepšie praktík.

V personálnom spise tiež nechcete mať záznamy o rozhodnutí o prijatí do zamestnania, ktoré zahŕňa previerky alebo poznámky z diskusií s bývalými zamestnávateľmi.

Nadriadení, manažéri a ďalší zamestnanci, ktorí umiestňujú dokumentáciu do personálnych záznamov, potrebujú školenie.

Každá osoba, ktorá má prístup k dokumentom a môže ich umiestňovať do osobného spisu zamestnanca, potrebuje školenie na správne písanie dokumentácie.

Ak uvediete v pokarhaní zamestnanca, že zamestnanec bol úplne mŕtvy, nezískate vo vašich osobných záznamoch žiadne ceny. Je však známe, že neškolení nadriadení píšu podobné vyhlásenia a umiestňujú ich do personálnych spisov zamestnancov.

Ešte lepšie je, ak obmedzíte prístup k spisom na svojho personalistu, ktorý je zodpovedný za záznamy a vie, čo by sa malo a čo nemalo byť vložené do personálneho spisu. Váš personalista môže pred podaním skontrolovať všetku dokumentáciu, aby sa uistil, že je faktická a správne napísaná. Proces kontroly a spätnej väzby pomôže vašim manažérom naučiť sa písať vhodnú dokumentáciu.

Vyrovnajte informácie, ktoré umiestňujete do personálnych záznamov.

Zahrňte pozitívne aj negatívne aspekty zamestnaneckej histórie zamestnanca. Personálne záznamy príliš často zdôrazňujú každú negatívnu udalosť a chýbajú im pozitívne zložky, ktoré zažíva každý zamestnanec. Zamyslite sa nad ukladaním dôkazov o navýšení, povýšení, odmenách za vynikajúci výkon a kópiách chvály a ďakovných listov.

Uvedomte si rozdiel medzi osobnými poznámkami nadriadeného o ich reportujúcich zamestnancoch a oficiálnymi osobnými záznamami spoločnosti.

Poznámky vedúceho, ktoré sa používajú na zlepšenie výkonu, na sledovanie projektov a splnenie cieľov a na spravodlivé určenie navýšenia a plány rozvoja výkonnosti patria napríklad do súkromnej zložky vedúceho, nie medzi oficiálnych zamestnancov spoločnosti záznamy.

Uvedomte si tiež, že je potrebné školiť nadriadených v tom, ako robiť poznámky a uchovávať dokumentáciu v ich manažérskom súbore. Na súkromné ​​poznámky platia rovnaké kritériá pre fakty, nie názory a konkrétne príklady, nie reči.

Prenájom dokumentácie a poznámok z rozhovorov predstavuje trochu problém.

Najlepšou praxou je udržiavať samostatný súbor pre každú pozíciu, ktorú obsadíte, ktorý obsahuje všetku dokumentáciu súvisiacu s obsadzovaním danej pozície od zverejnenia pracovného miesta až po kontroly referencií. Životopisy, sprievodné listy a žiadosti uchádzačov patria do tohto súboru s výnimkou toho, že by ste mali presunúť prihlášku najatého zamestnanca do personálneho spisu zamestnanca.

Tvrdí to Spoločnosť pre riadenie ľudských zdrojov (SHRM). „Náborový spis obsahuje dokumenty a kroky podniknuté pri prijímaní každej pozície. Zahrnuté sú pracovné inzeráty, životopisy, žiadosti o zamestnanie, objednávky predložené akejkoľvek agentúre, hodnotenia pohovorov, kontroly referencií, výsledky fyzických skúšky, výsledky zamestnaneckých testov, úverové správy, dokumentácia o platnosti testov použitých vo výberovom procese, údaje o uchádzačoch za neprijatých kandidátov a súvisiace informácie."

Tento súbor obsahuje aj oficiálne kontrolné zoznamy a formuláre, ktoré používate pri snahe o objektívne zastúpenie o kvalifikácii potenciálneho zamestnanca a podporte vaše rozhodnutie zamestnať tých najkvalifikovanejších kandidáta. Názory a poznámky náborového manažéra, ktoré boli urobené počas náborového procesu, do tohto súboru nepatria.

Faktická dokumentácia o rozhodnutiach o zamestnaní.

Táto dokumentácia zahŕňa také rozhodnutia, ako je povýšenie, prechod na postrannú príležitosť a zvýšenie platu a patria do personálnej evidencie. Názory nadriadeného alebo HR na zamestnanca nie. Do personálneho spisu zamestnanca patrí aj oficiálna dokumentácia o disciplinárnom konaní, ako napríklad písomné napomenutie.

Konkrétne príklady dokumentácie, ktorá by nemala byť v osobných záznamoch

Nasledujúce informácie by sa nemali vkladať do personálnych záznamov. Dokumentácia môže vyžadovať samostatný spis, môže byť klasifikovaná ako poznámky o dozore alebo manažmente alebo by ju zamestnávateľ nemal vôbec uchovávať.

• Akékoľvek zdravotné informácie patria do lekárskej dokumentácie.
• Informácie o mzdách patria do mzdového súboru.
• Dokumenty, ktoré obsahujú čísla sociálneho poistenia zamestnanca alebo informácie o chránených klasifikáciách zamestnanca, ako je vek, rasa, pohlavie, Národný pôvod, zdravotné postihnutie, rodinný stav, náboženské presvedčenie, genetická výbava, hmotnosť atď. súbory.
• Dozorná dokumentácia na účely riadenia práce zamestnanca, stanovovania cieľov, poskytovanej spätnej väzby atď. by mala byť uložená v súkromnom priečinku, priečinku nadriadeného alebo vo vlastníctve manažéra.
• Vyšetrovací materiál vrátane sťažnosti zamestnancov, výsluchov svedkov, výsluchov zamestnancov, zistení, odporúčaní právnikov, a riešenie a následné opatrenia, aby sa zamedzilo odvetným opatreniam, by sa mali nachádzať vo vyšetrovacom spise, ktorý je oddelený od personálu záznamy.
• Uložte formuláre I-9 zamestnancov do súboru I-9 alebo na miesto, mimo záznamov zamestnancov. (V prípade federálnej kontroly vašich I-9 nechcete prezradiť žiadne ďalšie informácie týkajúce sa vašich zamestnancov.)
• Umiestnite previerky vrátane kriminálnej histórie, úverových správ atď. a ich výsledkov testovanie na drogy v samostatnom dôvernom súbore, ktorý nadriadení, manažéri a zamestnanec nemôžu prístup. SHRM odporúča buď túto samostatnú dôvernú zložku, alebo alternatívne, aby tieto informácie boli uložené aj v dôvernej zdravotnej dokumentácii zamestnanca.
• Záznamy o rovnakých príležitostiach pre zamestnancov, ako sú formuláre vlastnej identifikácie a vládne správy, by sa nemali uchovávať v personálnom spise ani kdekoľvek, kam má nadriadený prístup.

Upozorňujeme, že poskytnuté informácie, aj keď sú smerodajné, nezaručujú presnosť a zákonnosť. Stránku číta svetové publikum a zákony a predpisy o zamestnanosti sa v jednotlivých štátoch a krajinách líšia. Vyhľadajte právnu pomoc alebo pomoc od štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že váš právny výklad a rozhodnutia sú správne pre vašu oblasť. Tieto informácie slúžia ako návod, nápady a pomoc.