Organizovanie a konferencie od základu si vyžaduje obrovské množstvo predvídavosti a zhromažďovania údajov. Celý proces môže trvať niekoľko rokov v závislosti od veľkosti skupiny, ale je možné spustiť a úspešná konferencia za jediný rok, ak dokážete robiť rýchle rozhodnutia.
Realita plánovania konferencie je taká, že bez akýchkoľvek skúseností môžete stratiť veľa času premýšľaním nad každým malým detailom a prehliadaním dôležitejších problémov. Na uľahčenie procesu pre začiatočníkov sme načrtli najdôležitejšie kroky a zároveň vám poskytli odkazy na naše podrobnejšie návody na každú konkrétnu tému. Výsledkom je príručka plánovania konferencie, ktorá vám pomôže začať s pevnou šablónou na mieste.
Krok 1: Vytvorte víziu vašej konferencie
Každá udalosť začína víziou, ale svoju víziu budete musieť premeniť na slová a čísla, aby ste mohli merať náklady a prijímať informované rozhodnutia o plánovaní. Najprv musíte začať so základmi plánovania udalosti, ako je kto, čo, kedy, kde a prečo.
Krok 2: Vytvorenie podnikateľského plánu
Ak vaša konferencia nie je financovaná grantom alebo organizáciou, budete musieť zmapujte, odkiaľ pochádzajú vaše peniaze a na čo sa používa. Prvá časť tejto rovnice, príjem, by sa mal vypočítať na začiatku procesu plánovania.
Teraz, aby ste mohli stanoviť cenu konferencie, musíte mať predstavu o tom, čo plánujete účastníkom ponúknuť. Váš itinerár a zostava prednášajúcich budú predajným faktorom pre potenciálnych registrujúcich.
Krok 3: Porovnanie miest a služieb
Keď budete mať konkrétnejšiu predstavu o tom, kedy sa bude vaša konferencia konať a koľko ľudí sa chcete zúčastniť, môžete začať nakupovať vhodné miesto. Majte na pamäti, že váš výber miesta bude tiež určovať vaše stravovanie a audio/vizuálne náklady. Je to preto, že väčšina konferenčných centier a eventových hotelov vyžaduje, aby ste pri akýchkoľvek akciách na mieste využili ich interné služby.
Väčšina konferencií bude musieť poskytnúť nejaký druh nocľahu pre hostí cestujúcich z krajín mimo regiónu. Táto nevyhnutnosť vytvára ďalší súbor úvah, ktoré je potrebné zohľadniť rozhodnutie o mieste konania.
Krok 4: Nábor a správa registrujúcich
Dokonca aj tie najobľúbenejšie konferencie musí efektívne predávať svoje podujatie, aby zaplnilo každé miesto v dome. Účasť je najdôležitejším faktorom úspechu vášho podujatia. Dobré čísla návštevnosti prinášajú príjmy a možnosti sponzorstva. A čím viac ľudí zaregistrujete, vytvorí sa väčší dopyt po reklamách a otvorení účasti. Skrátka, ak dokážete pritiahnuť dav, všetko ostatné zapadne na svoje miesto oveľa jednoduchšie.
S narastajúcou veľkosťou vašej udalosti sa správa registrácie stáva zložitejšou. Toto je miesto, kde online registračný systém vám môže pomôcť sledovať číslo, spracovávať platby a organizovať údaje.
Krok 5: Plánovanie podrobností na mieste
Nakoniec, po zorganizovaní a implementácii obchodných prvkov konferencie, môžete začať uvažovať o podrobnosti na mieste. To zahŕňa aj to, ako budú účastníci navigovať v konferencii, celkové usporiadanie každej miestnosti a distribúcia jedla a nápojov. Toto je časť plánovania konferencie, ktorú si väčšina ľudí spája s plánovaním udalostí. Najlepší spôsob, ako zladiť všetky detaily, je prejsť si svoj itinerár tak, ako by to robili vaši hostia. Predstavte si, ako budú myslieť a konať v každom bode dňa, aby vyriešili problémy skôr, ako nastanú.
Krok 6: Tipy na riadenie výstavy
Konferencie zvyčajne obsahujú výstavnú plochu alebo kongresové poschodie, kde si sponzori a predajcovia prenajímajú priestory na propagáciu svojich produktov. Toto môže byť veľmi lukratívna príležitosť pre vašu konferenciu, ak všetko dobre zorganizujete. Majte však na pamäti, že výstavná plocha si bude vyžadovať značné nasadenie oboch čas a zdroje, takže sa uistite, že ste pripravení spravovať potreby viacerých dodávateľov skôr, ako sa zaviažete k tomuto formátu.
