Body na diskusiu sú ako podvodný list pre každého, kto komunikuje v mene firmy, organizácie, politika alebo dokonca seba. Poskytujú rýchly a jednoduchý spôsob, ako zostať na správnej ceste, neodbočovať od témy a zabezpečiť, aby komunikácia bola konzistentná v rámci zastúpenej skupiny.
Často sa používajú ako základný materiál pre listy, tlačové správy, prejavy, diskusie a ďalšie. Diskusie sú internou komunikáciou a nie sú zdieľané s určeným publikom.
Čo zahrnúť
V niektorých ohľadoch sú body rozhovoru podobné obrysu, ale nie sú také husté. Komunikační úradníci, ktorí ich používajú na prejavy, diskusie alebo živé rozhovory, musia byť schopní rýchlo sa k nim odvolať. Diskusie určené na usmernenie písomnej komunikácie, ako sú tlačové správy, môžu byť o niečo podrobnejšie.
Najširšie body budú zvyčajne témy, ktoré je potrebné riešiť. Napríklad niekto s rozhovorom v televízii si môže byť istý, že sa bude venovať dvom alebo trom témam, ktoré sú špecifické pre organizáciu, ktorú zastupuje. Body rozhovoru slúžia ako pripomienka, aby ste konverzáciu čo najviac nasmerovali na tieto témy. Zatiaľ čo niekto, kto hovorí v mene organizácie, by mal byť schopný hovoriť o uvedených témach inteligentne a dôkladne, body rozhovoru môžu zahŕňať aj podrobnosti alebo štatistiky, ktoré nie sú také ľahko zapamätateľné.
Pre kohokoľvek, kto je pred kamerou alebo hovorí so živým publikom, by body rozhovoru nemali byť dlhšie ako jedna strana, aby sa na ne dalo ľahko a rýchlo odkazovať. Môžu sa dokonca zmestiť na niečo, čo nie je väčšie ako indexová karta.
Efektívne body rozprávania
Pri písaní bodov, o ktorých hovoríte, je dôležité mať na pamäti niekoľko kľúčových detailov, ktoré vám pomôžu urobiť najlepšiu možnú prácu pri príprave seba alebo iných na komunikáciu vášho posolstva:
- Uprednostnite: Jedna vec, nadovšetko, ktorú chcete, aby si vaše publikum odnieslo z vašej správy, musí byť vašou najvyššou prioritou a hlavnou vecou uvedenou v bodoch, o ktorých hovoríte. Odtiaľ si uprednostnite, v poradí, čo chcete riešiť, ale pochopte, že kvalita vašej správy je zvyčajne dôležitejšia ako počet bodov, ktorým sa venujete. Takže sa možno nedostanete ku všetkému uvedenému v bodoch, o ktorých hovoríte, ale ak ste sa zaoberali tým najlepším a dotkol sa aj dvoch alebo troch ďalších priorít, ktoré možno zvážiť úspešný. A vaše publikum si s väčšou pravdepodobnosťou zapamätá jeden alebo dva dôkladne prebraté body ako tucet prehliadnutých tém.
- Pripravte si: Diskusie sú užitočné iba vtedy, keď ich používatelia už poznajú podrobnosti správy, ktorú je potrebné odovzdať. Skôr než sa dostanete do fázy písania diskusií, uistite sa, že vy a ostatní, ktorí budú komunikovať správu, ste dôkladne poučení o detailoch. Body rozhovoru slúžia ako pripomienka a zdôrazňujú niektoré konkrétne detaily, ktoré možno bude potrebné uviesť. Nikto by sa nemal spoliehať na rozsah a hĺbku rozhovorov.
- Predbežné: Najmä pri rozhovoroch alebo debatách, keď sa tých, ktorí hovoria, budú pýtať na ich posolstvo, je dôležité predvídať, aké budú tieto otázky. Napríklad prezentuje štatistiky alebo iné údaje a očakávate, že vás alebo rečníka, na ktorého sa pripravujete, budete pýtať platnosť vášho zdroja, buďte pripravený obhajovať svoj zdroj a do diskusie zahrňte niekoľko slov, ktoré budú slúžiť ako a pripomienka.
- Zamerajte sa na fakty: Profesionálni komunikátori by mali vedieť, ako zaujať bez toho, aby hovorili o veciach, ale aby bola správa zapamätateľná a účinná, potrebuje obsah – a to znamená fakty. Zistite, aké fakty chcete zdieľať so svojím publikom, a buďte pripravení vysvetliť publiku, ako ich tieto fakty ovplyvňujú. Vaše body rozprávania sú tu, aby vám pripomenuli fakty, o ktoré sa musíte podeliť.
- Buď priamy: Aj keď je vaša správa negatívna, prejdite priamo k veci a riaďte sa tým, čo hovoríte. Ak sú to zlé správy, o ktorých sa podelíte, vaše body rozhovoru by mali zahŕňať aj pripomienky toho, ako reagujete na negatívnu situáciu a pracujete na jej zlepšení. Ak hovoríte o zlých správach úprimne a zdieľate plán na ich riešenie, vaše publikum vás s väčšou pravdepodobnosťou bude považovať za riešiteľa problémov. Ak sa budete motať v buši alebo sa pokúsite zladiť situáciu, vaše publikum vás bude s väčšou pravdepodobnosťou považovať za nedôveryhodných.
Čomu sa vyhnúť
Rovnako ako sú veci, ktoré by mali zahŕňať body rozhovoru, existujú aj veci, ktorých by sa body rozhovoru mali vyhýbať:
- dĺžka: Nie si písanie prejavu. Ak sa pri formulovaní viet a odsekov potrebujete spoľahnúť na to, že vaše body rozprávania vám pomôžu, ešte nie ste dostatočne pripravení na to, aby ste ich ani len písali. Tí, ktorí používajú body rozhovoru, jednoducho musia byť schopní rýchlo sa pozrieť na hárok alebo kartu, aby si pripomenuli témy, ktorým sa treba venovať, alebo podrobné fakty, ktoré treba citovať.
- Celé vety: Každý bod nemusí byť viac ako slovo alebo krátka fráza – stačí na to, aby vzbudil pamäť rečníka. Ak ide o číslo alebo iný údaj, nemalo by obsahovať viac ako skutočný údaj a jedno- alebo dvojslovné označenie pre daný údaj.
- Nadmerné tučné písmo, podčiarknutie, používanie kurzívy atď.: Pre niekoho, kto sa len rýchlo pozrie na stránku, tieto pokusy o zvýraznenie informácií nie sú ničím iným ako hlukom a často rušivým. Ak robíte dobrú prácu pri stanovovaní priorít a udržiavaní vecí stručných a jednoduchých, nemalo by byť potrebné pridávať veľa v spôsobe dodatočného zvýrazňovania.
