Po nájdení ľudí, ktorí budú slúžiť vo vašej poradnej rade, rozosielanie pozývacích listova rezervácii miesta, je čas začať plánovať program prvého stretnutia poradného výboru. Kľúčom k správnemu štartu poradnej rady je zorganizovať úvodné stretnutie tak, aby bola dosiahnutá maximálna produktivita.
Už ste veľa premýšľali o tom, čo dúfate, že získate tým, že budete mať poradný zbor, a tešíte sa na rady a odborné znalosti, ktoré môžu členovia vašej rady poskytnúť v rôznych aspektoch vášho podnikania vrátane manažmentu, marketingu, účtovníctva, personálne obsadenie, zákaznícky servis, technológie a pod.
Preto si chcete byť istí, že vaše prvé stretnutie zostane v kurze a poskytne veľa príležitostí pre členov predstavenstva, aby prispeli.
Naplánujte si agendu okolo problému alebo diskusnej témy
Vaše prvé stretnutie, rovnako ako všetky budúce stretnutia poradného výboru, by malo byť naplánované na základe otázky alebo problému. Možno bude pre vás najjednoduchšie uviesť problém ako cieľ. Napríklad: „V tomto budúcom štvrťroku chceme zvýšiť naše tržby o 25 percent. Ako to môžeme urobiť?" Alebo môžete tému na diskusiu zarámovať všeobecnejšie: "Ako môžeme znížiť naše obchodné náklady?" alebo "Ako môžeme
Zhromaždite relevantné podkladové materiály
Keď ste sa rozhodli pre tému diskusie, je čas zhromaždiť materiály, ktoré budú členovia vášho poradného výboru potrebovať.
Keďže ide o prvé stretnutie, zahrňte doň podnikateľský plán a všetky ďalšie súvisiace dokumenty, ako sú tabuľky, grafy a prehľady faktov, ktoré osvetľujú pozadie témy diskusie. Ak je to možné, pošlite kópiu týchto dokumentov všetkým členom dozornej rady najmenej dva týždne vopred spolu s kópiou programu zasadnutia.
Vytvorte program stretnutia
Program schôdze nie je nič iné ako náčrt, ktorý uvádza v poradí body, ktoré sa majú na schôdzi prediskutovať, a množstvo času, ktoré sa očakáva, že bude každému pridelený. Zabudovanie časového harmonogramu do vašej agendy a jej dodržiavanie zaisťuje, že vaše stretnutie nezasekne a podnieti diskusiu na danú tému.
Plán na zaznamenanie zápisnice zo stretnutia
Budete tiež chcieť urobiť opatrenia na zaznamenanie zápisnice zo stretnutia. Nepokúšajte sa to urobiť sami, pretože musíte byť schopní plne sa zapojiť počúvaním a prispievaním. Ak nemáte niekoho, kto by sa mohol zúčastniť a vykonávať funkciu tajomníka, požiadajte členov svojho poradného výboru o povolenie nahrať schôdzu.
Pripravte si občerstvenie
Poskytnutie občerstvenia je dobrý nápad. Káva, čaj, voda, džúsy a zdravé občerstvenie, ako je ovocie a muffiny, sú príjemným dotykom, ktorý je na stretnutiach vždy vítaný. Po prvom stretnutí budete mať prehľad o preferenciách účastníkov pre nápoje a občerstvenie a môžete si podľa toho naplánovať ďalšie stretnutie.
Skúste sa uvoľniť
Predovšetkým sa netrápte svojou prezentáciou. Ste tam zdieľať svoju víziu a dúfa pre vašu spoločnosť a nechať si poradiť, nezapôsobiť na nikoho multimediálnymi prezentačnými efektmi a podobne.
Vaším dlhodobým cieľom je nadviazať pracovný vzťah založený na dôvere s členmi vašej poradnej rady, preto sa zamerajte na to, aby odišli od stretnutie s pocitom, že boli vypočutí a zmysluplne prispeli k riadeniu vašej spoločnosti – a že sa tešia na ďalšie predstavenstvo stretnutie.
Vzorová agenda
Prezrite si vzorový program, ktorý obsahuje navrhované aktivity s poznámkami, ktoré vám pomôžu efektívne viesť schôdzu. Potom si ho vytlačte a prispôsobte svojim potrebám. Môžete ho skopírovať priamo do dokumentu programu Word, Excel alebo podobného dokumentu výberom, skopírovaním a vložením textu.
[názov vašej spoločnosti]
Agenda
[Dátum]
[miesto]
| Čas začiatku/ukončenia | Aktivita |
| 10:00–10:05 |
Zavolajte na objednávku a predstavenie (Zvolajte schôdzu na objednávku a za predpokladu, že sa členovia vašej poradnej rady nestretli, predstavte seba a všetkých členov rady a stručne načrtnite ich odbornosť.) |
| 10:05–10:10 |
Prečo poradná rada? (Urobte stručné vyhlásenie o tom, ako vidíte fungovanie poradného výboru a aké prínosy dúfate, že môže priniesť vašej spoločnosti. Uveďte podrobnosti, napríklad ako často sa bude predstavenstvo stretávať.) |
| 10:10–10:20 |
Otázky (Zahrňte otázky, ak nejaké existujú. Ak nie sú, opýtajte sa členov správnej rady, ako vidia fungovanie poradnej rady a ako dúfajú, že prispejú.) |
| Téma diskusie: [Vložte svoju otázku/problémové vyhlásenie.] | |
| 10:20–10:25 |
Prezentácia témy diskusie (Uveďte náčrt histórie témy a toho, ako v súčasnosti ovplyvňuje spoločnosť; v tomto bode neposkytnite svoje názory/riešenia.) |
| 10:25–11:35 hod. |
Diskusia (Chcete, aby nápady zostali v prúde, takže v tomto bode nápady neodmietajte ani nezavrhujte. Ale prispejte aj vy svojimi nápadmi a názormi.) |
| 11:35–11:50 hod. |
Návrhy/uznesenia (Vyhodnoťte nápady, ktoré skupina zdieľala, a vyberte najlepšie riešenia.) |
| 11:50–11:55 hod. |
Zhrnutie (Zhrňte tému, diskusiu a výsledky pre skupinu a povedzte im, čo plánujete urobiť.) |
| 11:55 hod. | Odročenie |
[Dátum ďalšieho stretnutia]
Ak plánujete dopoludňajšie stretnutie, hneď po prerušení je ideálny čas na to, aby ste zobrali členov poradného výboru na obed (najmä ak sa počas stretnutia nepodávalo občerstvenie). Nezabúdajte však, že stretnutie sa skončilo a obed by mal byť predovšetkým spoločenskou príležitosťou.
Udržujte stretnutia krátke
Nikdy by ste si nemali naplánovať zasadnutie správnej rady tak, aby trvalo dlhšie ako dve hodiny, čo je dosť dlho na to, aby väčšina ľudí venovala plnú pozornosť danej úlohe.
Prečítajte si predchádzajúcu tému diskusie
Na budúcich stretnutiach začnite s prehľadom toho, čo ste urobili v súvislosti s témou, o ktorej sa diskutovalo na poslednom stretnutí, a pozvite členov poradnej rady, aby sa vyjadrili k činnostiam vašej spoločnosti.
Keďže stretnutie a pozdrav je z cesty, možno budete chcieť mať na budúcich stretnutiach dve diskusné témy. Môžete mať dokonca tri, ak si myslíte, že sa pohodlne zmestia do dvojhodinového formátu, ale nikdy by ste sa nemali snažiť natlačiť viac ako tri.
