Aký je najlepší spôsob, ako napísať list? Fungujú ešte papierové listy alebo je lepšou voľbou e-mail? Neexistuje jeden najlepší spôsob komunikácie. V niektorých prípadoch má zmysel komunikovať prostredníctvom e-mailu, inokedy možno budete musieť poslať tradičné písané, tlačené a podpísané listy.
To, čo si vyberiete, závisí od toho, s kým komunikujete, a od účelu vašej korešpondencie.
E-mail je rýchlejší a jednoduchší, ale niektoré e-mailové správy sa nikdy neotvoria a v závislosti od toho, kto ste keď píšete a prečo píšete, možno budete musieť poslať napísaný a podpísaný list poštou alebo ho dokonca nahrať online.
Typ správy, ktorú si vyberiete, závisí od toho, s kým komunikujete, a od účelu vašej korešpondencie.
Profesionálne pokyny na písanie listov a e-mailov
Tu sú pokyny na písanie listov a e-mailových správ vrátane toho, ako písať, formátovať a korigovať listy, s príkladmi rôznych typov obchodných listov.
Čo zahrnúť do listu alebo e-mailu
Bez ohľadu na to, ako komunikujete, dobre napísané listy obsahujú niekoľko častí. Čo zahrniete do každej sekcie a ako bude dokument naformátovaný, bude závisieť od toho, či posielate napísaný list alebo e-mailovú správu.
Tento sprievodca písaním listov obsahuje to, čo by malo byť uvedené v každej časti listu, ako oslovovať a podpisovať písané a e-mailové komunikácie, formáty a rozloženia listov a príklady a šablóny.
Časti listu
- Kontaktné informácie
- Pozdrav (pozdrav)
- Telo listu
- Zatváranie
- Podpis
Kontaktné informácie
Spôsob, akým uvediete svoje kontaktné informácie, sa bude líšiť v závislosti od spôsobu odosielania listu. Keď odošlete e-mailovú správu, vaše kontaktné informácie budú na konci správy, nie v hornej časti stránky.
Príklady pozdravov
Pozdrav je pozdravná časť vášho listu. Tu je zoznam príkladov listových pozdravov, ktoré dobre fungujú pri profesionálnej korešpondencii.
Telo listu
Telo vášho listu bude obsahovať niekoľko odsekov.
- Prvý odsek by mal obsahovať úvod a krátke vysvetlenie, prečo píšete.
- Druhý odsek (a všetky nasledujúce odseky) by mali bližšie vysvetliť vaše dôvody na písanie.
- Posledný odsek by mal od čitateľa vyžadovať akciu, ak niečo požadujete, alebo uviesť, ako budete postupovať.
Uistite sa, že účel vášho listu je jasný. Čitateľ bude musieť vedieť, čo žiadate a ako vám môže pomôcť. Alebo, ak ponúkate služby alebo pomoc, čo môžete poskytnúť čitateľovi.
Zatváranie
List je uzavretý výrazom ako „S pozdravom“ alebo „S pozdravom“, za ktorým nasleduje čiarka a potom váš podpis, ak posielate napísaný list. Ak posielate e-mailovú správu, po uzávierke jednoducho zadajte svoje meno. Tu je zoznam príkladov uzatvárania listov, ktoré sú vhodné pre obchodnú a zamestnaneckú korešpondenciu.
Podpis
Posledným bodom vášho listu je váš podpis, ktorý v e-mailovej správe bude obsahovať vaše kontaktné informácie.
- Ako podpísať list
- Ako nastaviť e-mailový podpis
Ako adresovať list
Je dôležité formálne osloviť osobu, ktorej píšete, pokiaľ ju veľmi dobre nepoznáte. Tu je návod, ako adresovať list vrátane všeobecných informácií, ktoré môžete použiť, ak nemáte v spoločnosti kontaktnú osobu.
Formátovanie vašej korešpondencie
Teraz, keď máte všetky informácie, ktoré musíte zahrnúť, skontrolujte štandardný formát, ktorý sa má používať pre listy a e-mailové správy:
- Formát listu
- Formát e-mailovej správy
Pokyny na písanie listov
Ďalším krokom je vyleštenie vášho listu, takže medzi odsekmi a hornou a spodnou časťou stránky je dostatok miesta. Budete tiež chcieť vybrať čitateľný, profesionálny štýl a veľkosť písma. To, čo poviete, bude závisieť od dôvodu, prečo píšete, takže nezabudnite prispôsobiť svoj list tak, aby vyhovoval vašej osobnej a profesionálnej situácii.
Tu sú podrobné pokyny na písanie rôznych typov písmen vrátane okrajov strán, písiem, medzier a podrobností o tom, čo treba zahrnúť, spolu s príkladmi každého z nich.
- Ako napísať sprievodný list
- Ako napísať list so žiadosťou o zamestnanie
- Ako napísať referenčný list
- Ako napísať rezignačný list
- Ako napísať ďakovný list
- Pokyny pre správy a pozvánky na LinkedIn
- Profesionálne pokyny pre e-mailové správy
Príklady a šablóny
Použitie šablóny je skvelý spôsob, ako začať svoj vlastný list alebo e-mailovú správu, pretože začínate so základným formátom. Jednoducho vyplňte svoje údaje v príslušnej časti listu.
Pohľad na príklady je tiež užitočný, pretože získate nápady, čo povedať vo svojej vlastnej korešpondencii.
Ukážky listov
Vzory listov vrátane obchodných listov, sprievodných listov, ďakovných listov na pohovor, pokračovacích listov, prijatia do zamestnania a zamietavé listy, rezignačné listy, ďakovné listy, obchodné listy a ďalšie vzory listov a šablóny.
Príklady e-mailových správ
Príklady e-mailových správ o zamestnaní, hľadaní zamestnania a obchodných e-mailových správ, plus e-mailové šablóny, príklady formátovaných správ a predmet, pozdravy a príklady podpisov.
Korektúra a kontrola pravopisu
Nakoniec, predtým, ako vytlačíte alebo nahráte svoj list alebo odošlete e-mailovú správu, skontrolujte pravopis, gramatiku a skontrolujte ho. Tip, ako sa uistiť, že tam nie sú žiadne chyby, je prečítať si ho nahlas. Môžete si všimnúť chyby, ktoré ste nezachytili, keď sa na to pozriete.
