Obchodný list je profesionálna korešpondencia. Ak píšete motivačný list, odporúčací list, ďakovný list alebo akúkoľvek inú profesionálnu korešpondenciu, budete musieť dodržiavať formálne pravidlá obchodného listu.
Dodržiavanie týchto pokynov je dôležité, pretože ukazuje, že korešpondenciu beriete vážne. Navyše zaisťuje, že príjemca listu sa môže sústrediť na vašu správu (a nie na nezrovnalosti vo formátovaní, preklepy alebo iné malé, ale rušivé chyby).
Predtým, ako napíšete – alebo dokončíte – svoj ďalší obchodný list, venujte nejaký čas kontrole ako formátovať list, od výberu písma až po štýl, spolu s informáciami o tom, ktoré oslovenia a odhlásenia je vhodné použiť.
Typy formátov pre obchodné listy
V obchodných listoch sa používajú tri základné formáty:
- Formát bloku: V tomto štýle je celý text zarovnaný doľava. Preskočte jeden riadok medzi každou sekciou.
-
Upravený formát bloku: Väčšina obsahu je v tomto štýle zarovnaná, rovnako ako v tlačenom formáte. Tu sú výnimky: pre vaše kontaktné informácie a bezplatné zatvorenie prejdite tabulátorom do stredu stránky a napíšte tam svoje informácie.
- Poloblokový formát: Tento štýl, ktorý sa niekedy označuje aj ako formát odsadeného bloku, je rovnaký ako formát upraveného bloku okrem toho, že každý odsek je odsadený.
Ktorýkoľvek z týchto štýlov je prijateľný na použitie v obchodnom liste, ale keďže pravidlá pre formát bloku sú také jasné, môže to byť najjednoduchšia možnosť na výber.
Mnohé programy na spracovanie textu budú mať k dispozícii šablóny, ktoré vám uľahčia správne formátovanie listu.
Využite tieto šablóny, aby ste sa namiesto formátovania mohli sústrediť na obsah listu. Bez ohľadu na formát, ktorý si vyberiete, dbajte na to, aby ste písmeno oddelili jednou medzerou a preskočili medzeru medzi každým odsekom a sekciou.
Ako formátovať a napísať list
Na vzhľade záleží. Obchodný list je profesionálna korešpondencia, ale nebude to tak vnímané, ak sa rozhodnete pre nezvyklé písmo alebo máte veľa preklepov. Tu je niekoľko pokynov, ktoré treba dodržiavať:
- Vyberte si vhodné písmo a veľkosť písma. Pointa je, že chcete jednoduché, nevýrazné písmo (napríklad Times New Roman, Calibri alebo Arial), ktoré nebude vynikať. Predvolené písmo vo vašom textovom editore je pravdepodobne prijateľnou voľbou.
- Vyhnite sa neformálnemu jazyku alebo slangu. Toto je formálny list, takže budete chcieť použiť formálnejší jazyk.
- Predchádzajte preklepom a gramatickým chybám podľa korektúry opatrne.
- Ak list vytlačíte,zvážte výber vysokokvalitného papiera. Nech už si vyberiete akýkoľvek papier, list pred vložením do obálky dôkladne zložte. Ak môžete, napíšte na obálku adresu príjemcu; ak to nie je možné, použite svoj najkrajší rukopis.
Čo zahrnúť do každej časti listu
Kontaktné informácie
Svoje kontaktné údaje uveďte v nasledujúcom poradí:
Tvoje meno
Vaša adresa
Mesto (*): Štát (*): Poštové smerovacie číslo
Vaše telefónne číslo
Vaša emailová adresa.
Ak používate prispôsobený hlavičkový papier, ktorý obsahuje tieto informácie, túto časť vynechajte.
Dátum: V Spojených štátoch je formát na písanie dátumu mesiac, dátum a rok, napr. 12. mája 2022. Neskracujte mesiac.
Kontaktné údaje príjemcu: Uveďte kontaktné údaje osoby, ktorej píšete. Ak nemáte konkrétne meno, vynechajte ho.
názov
Názov
Spoločnosť
Adresa
Mesto (*): Štát (*): Poštové smerovacie číslo.
pozdrav: Začnite list pozdravom, napríklad „Drahý“, po ktorom nasleduje titul a meno. Pozrite si ďalšie príklady vhodné pozdravy na použitie v obchodnom liste ako aj rady, čo robiť, ak nemáte konkrétnu kontaktnú osobu. Za menom osoby zadajte dvojbodku alebo čiarku.
Vážený pán/pani Priezvisko:
Text obchodného listu
Udržujte svoj list jednoduchý a zameraný, aby bol jasný jeho účel.
- Prvý odsek vášho obchodného listu by mal poskytnúť úvod k tomu, prečo píšete.
- V nasledujúcich odsekoch uveďte ďalšie informácie a podrobnosti o vašej žiadosti.
- Posledný odsek by mal zopakovať dôvod, prečo píšete, a poďakovať čitateľovi za posúdenie vašej žiadosti.
Písmeno oddeľte medzerou a písmeno odôvodnite vľavo. Medzi jednotlivými odsekmi nechajte prázdny riadok.
Bezplatné zatvorenie:
S úctou, Váš,
Podpis
Vlastnoručný podpis (pre list poštou)
Písaný podpis.
Podpis e-mailu
V prípade e-mailového listu uveďte svoje kontaktné informácie do podpisu namiesto v hornej časti listu:
Tvoje meno
Vaša emailová adresa
Vaše telefónne číslo
Šablóna obchodného listu
Toto je príklad profesionálneho obchodného listu. Stiahnite si profesionálnu šablónu obchodného listu (kompatibilné s Dokumentmi Google a Wordom) alebo si pozrite ďalšie príklady nižšie.
Rovnováha
Príklad obchodného listu (textová verzia)
Joan Lau
Hlavná ulica 123
Anytown, CA 12345
555-555-5555
[email protected]
20. apríla 2022
Steven Kramer
Riaditeľ pre ľudské zdroje
Kancelárske potreby Acme
123 Business Rd.
Business City, NY 54321
Vážený pán Kramer,
Píšem dnes, aby som vás alebo iného zástupcu vašej spoločnosti pozval, aby ste vystúpili na výročnej metropolitnej obchodnej konferencii, ktorá sa bude konať v hoteli North Branch 15. – 18. septembra 2022.
Témou našej pripravovanej konferencie je hľadanie a prijímanie zamestnancov, ktorí zodpovedajú firemnej kultúre. Verím, že s rastom, ktorý vaša spoločnosť zaznamenala za posledných päť rokov, by ste mali čo ponúknuť nášmu publiku.
V rámci rečníckeho balíčka ponúkame skromný honorár a stôl pre šiestich na sobotňajšej večeri.
Ak máte nejaké otázky alebo sa chcete dozvedieť viac o možnosti vystúpenia, dajte mi vedieť. Moje mobilné telefónne číslo je 555-555-5555 a môj e-mail je [email protected].
Teším sa na tvoju odpoveď. Ďakujem vám za vašu pozornosť.
s pozdravom
Podpis (vytlačený list)
Joan Lau
Ďalšie šablóny a príklady
Ste ohromení všetkými krokmi spojenými s formátovaním obchodnej korešpondencie? Pomôcť môže šablóna. Šablóny listov spoločnosti Microsoft sú k dispozícii na bezplatné stiahnutie pre používateľov programu Microsoft Word alebo sú dostupné vo vašom programe Word. Tieto šablóny môžete použiť na vytvorenie rôznych obchodných a zamestnaneckých listov.
Ak si nie ste istí, čo napísať do tela obchodného listu, inšpirujte sa týmito vzorovými listami o hľadaní zamestnania a zamestnaní.
