Po analýze vašich obchodných požiadaviek a dokončení vyhľadávanie predajcu, ste pripravení začať proces výberu dodávateľa mäsa a zemiakov. Dobre napísaná žiadosť o návrh (RFP) resp Žiadosť o cenovú ponuku (RFQ) je kľúčom k výberu najlepšieho predajcu za najlepšiu hodnotu pre vašu spoločnosť. Písanie oboch typov žiadostí nie je ťažké, ak rozumiete cieľom a funkciám dokumentu.
Rozhodnite sa, čo napísať
An RFP sa používa, ak sa kvalita, služba alebo konečný produkt budú líšiť od každého dodávateľa, ktorý odpovedá.
An RFQ sa používa pre komodity, jednoduché služby alebo jednoduché/nekomplikované časti s malým alebo žiadnym priestorom na diferenciáciu produktov alebo služieb medzi odpovedajúcimi dodávateľmi. Rokovacie body sú úzke vrátane položiek, ako sú harmonogramy dodávok alebo možnosti balenia.
Ciele oboch dokumentov by mali zahŕňať:
- Získanie podrobných návrhov na vyhodnotenie odpovedí každého dodávateľa, aby boli na všetkých frontoch splnené najlepšie záujmy vašej spoločnosti.
- Využitie konkurenčnej povahy procesu výberu dodávateľa na vyjednanie najlepšej možnej ponuky.
- Zabezpečte, aby boli splnené záujmy všetkých zainteresovaných strán vo vašej spoločnosti a aby sa dosiahol konsenzus.
- Prevezmite svoju spoločnosť pod kontrolu celého procesu výberu dodávateľa a vopred si nastavte pravidlá výberu.
- Budovanie partnerstva medzi vami a predajcom hneď od začiatku.
Štruktúrovanie RFP alebo RFQ
RFP alebo RFQ by mali byť štruktúrované spôsobom, ktorý jasne a stručne prezentuje vaše potreby predajcovi. Každý dokument sa bude líšiť v závislosti od typu spoločnosti a produktu, ktorý hľadáte, ale existujú niektoré štandardné sekcie, ktoré by mali byť zahrnuté v každej typickej RFP alebo RFQ. Prispôsobte každú sekciu svojim individuálnym potrebám:
- Podrobnosti o odoslaní poskytnite dodávateľom dôležité informácie, ako sú termíny, poštová adresa vašej spoločnosti a kontaktná osoba pre otázky a vysvetlenia.
- An úvod a zhrnutie poskytuje potenciálnym predajcom krátky prehľad o vašej spoločnosti a požiadavkách na váš produkt alebo službu. Mal by byť napísaný po dokončení celého dokumentu, aby ste si uľahčili zhrnutie kľúčových bodov.
- A prehľad a pozadie podnikania popisuje vašu firmu, produkty a trhový sektor. To pomôže potenciálnym predajcom pochopiť potreby, ktoré sa snažíte naplniť.
- The podrobné špecifikácie by mala byť najdlhšia časť dokumentu. V prípade RFP bude obsahovať kvalitatívne opatrenia a požiadavky, ktoré budú riadiť rozhodnutie o výbere. Pre RFQ by táto časť mala poskytnúť kvantitatívne opatrenia, ktoré požadujete v odpovedi predajcu. Príkladom kritéria môžu byť nákresy produktu, technické tolerancie, úrovne služieb, míľniky, dodávky a časové harmonogramy, technické alebo obchodné požiadavky, funkčnosť softvéru a hardvér požiadavky.
- Predpoklady a obmedzenia predajcovia, na ktorých je potrebné upozorniť, sú uvedení v tejto časti. Ak nebudete voči predajcovi priamy a priamy, otvoríte dvere k neskoršiemu opätovnému prerokovaniu zmluvy a k napätiu vo vzťahu, ktorý máte s predajcom. Možné témy zahŕňajú cestovné náklady, náklady na upgrade/úpravu a licenčné práva.
- akýkoľvek podmienky zmluvy musia byť uvedené, aby predávajúci mohol spravodlivo a čestne odpovedať. Môžu zahŕňať možnosti financovania, dĺžku zmluvy, možnosti obnovenia, záruky, sankcie za doručenie, úroveň služieb atď.
- Kritériá pre výber o tom, ako sa rozhodnete, je posledná časť. Niektoré spoločnosti uprednostňujú úplné utajenie týchto informácií, zatiaľ čo iné spoločnosti veria, že to pomôže potenciálnym predajcom zamerať sa na to, čo je pre vašu spoločnosť dôležité.
Distribuovať predajcom
nakoniec zostaviť sprievodný list a pošlite kópie vašej RFP alebo RFQ každému z predajcov, ktorých ste vybrali počas procesu vyhľadávania. Uistite sa, že sú uvedené príslušné kontaktné informácie, aby ste mohli poskytnúť pomoc každému predajcovi, ktorý ju potrebuje.
