Listy s pokarhaním sú listy napísané manažérom s cieľom poskytnúť oficiálne vyjadrenie problému s výkonom, ktorý musí zamestnanec zlepšiť. Vytýkacie listy sú často formálnym krokom disciplinárne konanie proces, ktorý môže viesť k dodatočným disciplinárnym opatreniam voči zamestnancovi až po ukončenie pracovného pomeru vrátane, ak sa zamestnanec nezlepší.
Vytýkacie listy sú pre zamestnanca a zamestnávateľa významnou súčasťou dokumentácie problému s výkonom zamestnanca. Písomné vytýkacie listy jasne a konkrétne uvádzajú výkon, ktorý sa musí zlepšiť, a dôsledky, ak sa výkon nezlepší.
Tieto formálne obchodné listy vo všeobecnosti nasledujú po akýchkoľvek pokusoch o verbálny koučing zo strany nadriadeného. Často však prichádzajú pred verbálnou opravou zamestnanca – nazývanou slovné varovanie alebo formálne verbálne varovanie. Všetky kroky by sa mali zamerať na problém s výkonom alebo súvisiace problémy s výkonom.
Súčasti vytýkacích listov
Účinné vytýkacie listy majú niekoľko spoločných zložiek. Mali by mať jasné vyjadrenie problému alebo problému s výkonom, ktorý musí zamestnanec zlepšiť. V liste by sa mohlo uviesť niekoľko príkladov spôsobov, ako môže zamestnanec zmeniť svoj výkon tak, aby bol v súlade s očakávaniami výkonu. Uvedenie príkladov poskytuje zamestnancovi zdieľaný obraz – zdieľaný význam – okolo
Ak je to relevantné, uveďte časový plán, v rámci ktorého sa musí zlepšiť výkon zamestnanca. Tento odkaz môže byť vo forme dátumu splatnosti alebo dátumu ukončenia, kedy manažér prehodnotí výkon zamestnanca.
Vysvetlite, ako nevýkonnosť ovplyvňuje nielen zamestnancov, ale aj pracovisko a úspech organizácie. Vytýkací list by mal obsahovať aj jasné vyjadrenie o dôsledkoch, ktoré môže zamestnanec očakávať, ak sa jeho výkon nezlepší, ako je opísané v pokarhacom liste.
Význam podpisov
Pri pokarhaní je dôležitý podpis nadriadeného alebo vedúceho zamestnanca. List vo všeobecnosti obsahuje vyhlásenie, že podpis zamestnanca potvrdzuje, že list dostal. Nemusí to nevyhnutne znamenať, že súhlasia s jeho obsahom. Musíte byť konkrétni v formulácii, aby zamestnanec pochopil, že potvrdzuje prijatie listu, nie previnenie.
Poskytnite zamestnancom príležitosť reagovať
Mali by ste dať zamestnancovi príležitosť reagovať na problémy uvedené v liste s pokarhaním. Námietka musí byť písomná, datovaná a podpísaná zamestnancom. Zamestnanec môže súhlasiť, nesúhlasiť, vyjadriť ľútosť atď. K originálom vytýkacích listov sa pripájajú odmietnutia napísané zamestnancom.
Vzor vytýkacieho listu
Toto je príklad vytýkacieho listu. Stiahnite si šablónu vytýkacieho listu (kompatibilné s Dokumentmi Google a Word Online) alebo si pozrite ďalšie príklady nižšie.
Ukážka vytýkacieho listu č. 1 (textová verzia)
Komu: Jeffery Jones
Od: George Peterson
Dátum: 1. september 2018
Re: Vyčítavý list
Toto je formálny list s pokarhaním, ktorý vás upozorní, že váš výkon nespĺňa očakávanú úroveň príspevku. Vo vašej práci technického experta pre zákaznícku podporu boli pracovné očakávania vypracované celou skupinou odborníkov na technickú podporu a ich manažérom. To znamená, že sú akceptovaným štandardom pre výkon každého odborníka technickej podpory.
Nedarí sa vám vykonávať nasledujúce spôsoby.
- Počet zákazníkov, ktorých obsluhujete za týždeň, je o 30 % nižší ako štandard, s ktorým sa stretávajú ostatní odborníci na technickú podporu.
- Stupeň obtiažnosti problémov, na ktoré sa rozhodnete reagovať, je o 40 % nižší ako štandard, ktorý dosahuje zvyšok personálu.
- Čas, ktorý s vami zákazníci strávia telefonovaním, prevyšuje zvyšok personálu o 25 %.
Ako vidíte, v troch najdôležitejších meraniach výkonu pre vašu prácu sa vám nedarí. Váš nadriadený s vami mnohokrát hovoril a dostali ste ďalšie školenie. V dôsledku toho veríme, že nie ste ochotní konať. To nepriaznivo ovplyvňuje pracovné zaťaženie zvyšku technického personálu.
Musíme vidieť okamžité zlepšenie vo všetkých troch oblastiach výkonu alebo dôjde k dodatočným disciplinárnym opatreniam až po ukončenie pracovného pomeru vrátane. Veríme, že sa môžete zlepšiť. Musíme vidieť okamžité zlepšenie.
George Peterson, vedúci
Marián Demark, manažér ľudských zdrojov
Ukážka vytýkacieho listu č. 2 (textová verzia)
Komu: Linda Rodriguez
Od: Mary Wilmont
Dátum: 1. september 2018
Re: Vyčítavý list
Účelom tohto vytýkacieho listu je formálne vás upozorniť, že vaša dochádzka nepriaznivo ovplyvňuje vašu schopnosť dokončiť prácu. Zatiaľ čo od platených a oslobodených zamestnancov sa nevyžaduje, aby odpracovali konkrétne hodiny, štyridsaťhodinový pracovný týždeň je štandardný a očakávaný.
Od nástupu do nového zamestnania ste sa nedostavili do práce aspoň jeden deň v týždni a pracujete len tridsaťdva hodín týždenne. Váš manažér vás informoval o dostupnosti voľna FMLA pre osobné alebo rodinné zdravotné problémy. Tiež sa vás spýtal, či potrebujete ubytovanie, aby ste mohli efektívne vykonávať svoju prácu.
Navrhol, aby ste navštívili oddelenie ľudských zdrojov a prediskutovali tieto problémy a svoju účasť. Odmietli ste všetky tri príležitosti, ktoré sme vám ponúkli, aby sme vám pomohli zlepšiť tento slabý výkon.
Realita je taká, že svoju prácu nemôžete vykonať za menej ako štyridsať hodín. Chýbajú vám termíny pre vaše pracovné úlohy a vaše meškanie nepriaznivo ovplyvňuje prácu vašich spolupracovníkov na marketingovom oddelení. Zmeškajú svoje termíny v dôsledku vášho zlyhania.
Navyše, vaša nedokončená práca, keď je pridelená vašim spolupracovníkom, ich zaťažuje, pretože už majú úlohy, ktoré si vyžadujú štyridsať hodín práce týždenne. Je to nespravodlivé a odteraz nebudeme tolerovať tieto negatívne dopady na pracovisko.
Potrebujeme okamžite vidieť zlepšenie vo vašej dochádzke, inak s vami ukončíme pracovný pomer. To znamená, že musíte chodiť do práce päť dní v týždni. Ak sa päť dní v týždni nedostavíte do práce, nemôžete splniť ciele, na ktoré ste boli zamestnaní.
Naše štandardné politiky plateného voľna vám poskytujú šesť platených dní choroby a dva dni osobnej dovolenky, ktoré musíte využiť počas roka. O dni dovolenky musíte požiadať vopred.
Už ste využili štyri dni choroby a všetky osobné dni so svojimi aktuálnymi neprítomnosťami. Neplánujeme vám venovať viac času. Zostávajú vám tak iba dva dni choroby a platená dovolenka, o ktorú musíte požiadať vopred.
Ak budete mať neprítomnosť nad rámec dostupného plateného voľna, ukončíme váš pracovný pomer. Dúfame, že chápete, ako blízko ste k strate zamestnania. Nebudete dostávať žiadne ďalšie upozornenia.
S pozdravom,
Mary Wilmont, manažérka
Thomas Credence, riaditeľ ľudských zdrojov
Potvrdenie prijatia zamestnanca
Je dôležité vytvoriť papierovú stopu akcií napomenutia zamestnancov. Tento proces umožňuje vytvorenie dôkazu o tom, že zamestnanec bol primerane upozornený na problémy a boli podniknuté kroky – napríklad poradenstvo – na nápravu situácie.
Jednoduchý Potvrdenie o prijatí pre usmernenie objasňuje, že zamestnanec dostal pokarhanie.
