The personálny spis zamestnanca je hlavný zamestnanecký spis, ktorý obsahuje históriu pracovného pomeru od podania žiadosti o zamestnanie cez výstupný pohovor a zamestnanie dokumentáciu ukončenia.
Prístup k súboru zamestnancov
K informáciám v personálnom spise zamestnanca môže mať prístup iba personál oddelenia ľudských zdrojov a priamy nadriadený alebo manažér zamestnanca, ktorý nikdy neopustí kanceláriu ľudských zdrojov.
V niektorých spoločnostiach je prístup k spisu obmedzený na personálne oddelenie. V týchto organizáciách si vedúci alebo manažéri vedú svoj vlastný manažérsky súbor, ktorý obsahuje dokumenty, ku ktorým môžu potrebovať prístup, ako sú kópie predchádzajúcich hodnotení výkonu.
Požiadavky sa v jednotlivých štátoch líšia, nehovoriac o tom, kto má prístup k osobnému spisu zamestnanca. V niektorých štátoch majú zamestnanci právo na prístup a dokonca aj na získanie kópií informácií v personálnom spise. V iných je prístup užší. Požiadavky sa tiež líšia v tom, k čomu má zamestnanec prístup. Poznajte pravidlá v jurisdikcii, v ktorej zamestnávate ľudí, aby ste zostali v súlade s vašimi zákonnými požiadavkami.
Vo všeobecnosti nebudete chcieť v personálnom spise zamestnanca uchovávať dokumenty, ku ktorým zamestnanec nemá primerané právo na prístup. Môžete zvážiť uchovanie všetkých dokumentov týkajúcich sa previerky, referencií, kontrolných zoznamov pohovorov a hodnotení v samostatnom súbore, ktorý je vytvorený na uloženie všetkých dokumentov súvisiacich s konkrétnym náborom a náborom udalosť.
The personálny spis zamestnanca je spravidla uložený v uzamknutej, ohňovzdornej kartotéke na uzamknutom mieste, ktoré je prístupné pre personál ľudských zdrojov. Dôvernosť informácií o zamestnancoch v personálnom spise je mimoriadne dôležitá.
Zo všetkých záznamov zamestnancov vedených v spoločnosti je personálny spis zamestnancov každodenne najčastejšie prístupný pre informácie zamestnávateľa, nadriadeného alebo personálu ľudských zdrojov.
Úvahy o obsahu súboru zamestnancov
Personálne spisy zvyčajne obsahujú dokumenty, ktoré si zamestnanec už prezrel, a tak je oboznámený s ich obsahom. Patria sem dokumenty, ako sú žiadosti o zamestnanie, hodnotenia výkonu, listy uznania, záznamy o školení a formuláre, ktoré sa týkajú prestupov a povýšenia.
Základné princípy a otázky, ktoré je potrebné zvážiť pri ukladaní akéhokoľvek dokumentu do osobného spisu zamestnanca, sú tieto.
- Bude zamestnávateľ potrebovať konkrétny dokument na odôvodnenie rozhodnutí, ak bol zamestnávateľ žalovaný? Potreboval by zamestnávateľ dokument na súde?
- Vie zamestnanec a rozumie tomu, že dokument bude uložený v jeho personálnom spise? Vo väčšine prípadov by zamestnávatelia mali dať zamestnancovi dokument podpísať nie preto, aby vyjadril súhlas s obsahom dokumentu, ale aby uznať, že sú si toho vedomí a prečítali si dokument.
- Do personálnej zložky zamestnanca by sa nikdy nemali vkladať žiadne prekvapenia, názory ani osobné poznámky o zamestnancovi. Len fakty, žiadne špekulatívne myšlienky, patria do zamestnaneckej zložky.
Obsah súboru zamestnancov
Nasledujú odporúčania týkajúce sa dokumentácie, ktorú by mal zamestnávateľ viesť v personálnom spise zamestnanca.
história zamestnaní
- Žiadosť o zamestnanie
- Pokračovať
- Pokračovať v sprievodnom liste
- Overenie vzdelania
- Overenie zamestnania
- Zamietavý list
- Popis pracovnej pozície
- Záznamy analýzy práce
- Pracovný list alebo pracovná zmluva
- Pracovná agentúra alebo dohoda o sprostredkovaní práce, ak sa používa
- Núdzové kontaktné informácie
- Podpísaný formulár potvrdenia príručky pre zamestnanca s uvedením prijatia príručky pre zamestnanca
- Kontrolný zoznam z orientácie nového zamestnanca, ktorý zobrazuje témy a koho
- Akékoľvek dohody o premiestnení a dokumentáciu
- Akákoľvek zmluva, písomná dohoda, potvrdenie alebo potvrdenie medzi zamestnancom a zamestnávateľom (napríklad dohoda o zákaze konkurencie, pracovný pomer zmluvy, alebo zmluva týkajúca sa firemného automobilu)
- Oficiálne formuláre týkajúce sa platnosti zamestnania vrátane žiadostí o prevod, povýšenie, interné žiadosti o zamestnanie a tak ďalej
- Akékoľvek ďalšie dokumenty týkajúce sa zamestnania
Rozvoj výkonnosti zamestnancov, plány rozvoja a zlepšovanie
- Kópie akéhokoľvek použitého hodnotenia výkonu alebo plánov rozvoja zamestnancov
- Sebahodnotenie zamestnancov
- Záznamy z akýchkoľvek formálnych poradenských sedení
- Poznámky k dochádzke alebo meškaniu
- Dokumentácia plánu zlepšenia výkonu
- Správy o disciplinárnom konaní
- Prezentované uznanie zamestnancov, ako sú certifikáty, uznávacie listy atď
- Formálne návrhy a odporúčania zamestnancov, reakcie organizácie
- Záznamy zo školenia
- Požiadavky na školenia
- Hodnotenie kompetencií
- Upozornenia alebo plány tréningových hodín alebo stretnutí
- Posúdenie je potrebné podpísať
- Prehľady výdavkov na školenia
- Sťažnosti od zákazníkov alebo spolupracovníkov, ktoré boli prerokované so zamestnancom
Záznamy o ukončení pracovného pomeru
- Výpoveď zamestnanca
- Ukončite dokumentáciu pohovoru
- Cobra oznámenie
- Kontrolný zoznam ukončenia pracovného pomeru
- Konečné zúčtovanie všetkých aspektov zamestnania zamestnanca, ako je konečná výplata, mzda za dovolenku, vrátenie majetku spoločnosti atď.
Spodný riadok
Do personálneho spisu zamestnanca budete chcieť umiestniť iba dokumenty, ktoré zamestnanec pozná. Ak prezeranie obsahu ich súboru spôsobí zamestnancovi prekvapenie, nespravovali ste obsah súboru efektívne.
