Jedným z dôležitých faktov o ľudských zdrojoch je, že máte veľa papierovania. Tony a tony a tony. Je pravda, že v súčasnosti je veľa z toho elektronických, ale princíp zostáva. HR vedie evidenciu. A tieto záznamy musíte uchovávať. Ale základná otázka, ktorú si treba položiť, je, ako dlho musí HR uchovávať záznamy zamestnancov?
Tu sú základné pokyny pre vedenie záznamov o ľudských zdrojoch. Pamätajte však, že zákony jednotlivých štátov sa môžu od týchto pokynov líšiť. Ak sú štátne zákony a federálne zákony v rozpore, vždy uchovávajte záznamy podľa toho, ktorá požiadavka je dlhšia. Je lepšie držať niečo príliš dlho, ako nedostatočne dlho.
Nasledujúce štandardy uchovávania záznamov sú založené na informáciách od Spoločnosti pre riadenie ľudských zdrojov (SHRM).
Ako dlho musíte viesť záznamy o nábore
Musíte si uložiť všetky životopisy, poznámky k pohovorom, žiadosti a pracovné ponuky a dokonca aj záznam vaše vyhľadávania prostredníctvom vášho systému sledovania uchádzačov po dobu jedného roka od rozhodnutia urobiť pracovnú ponuku vyrobené. Ak teda urobíte pohovor s uchádzačom a celý proces sa natiahne tri mesiace, nie je to až do
Prečo to musíte urobiť? Ak niekto niekedy spochybňuje vaše rozhodnutie o prijatí do zamestnania, budete musieť ukázať, že ste boli nediskriminačné nezákonne akýmkoľvek spôsobom, formou alebo formou. Zákony ako napr Zákon o Američanoch so zdravotným postihnutím, Hlava VII a mnohé ďalšie vyžadovať, aby ste preukázali, že ich dodržiavate. Udržiavanie týchto záznamov vám v tom pomôže.
Ako dlho musíte uchovávať záznamy o testoch na drogy
Ak požadujete testovanie drog v prípade pred zamestnaním sú výsledky testov súčasťou záznamu o prijatí do zamestnania a mali by ste si ich kópiu uchovávať jeden rok. Ak vykonáte dodatočné testovanie na drogy, či už v dôsledku incidentu, ktorý sa stane v práci alebo ako súčasť náhodnej kontroly, musíte tiež uchovávať tieto záznamy po dobu jedného roka.
Ak však podliehate predpisom ministerstva dopravy, minimálny časový rámec na uchovávanie záznamov o testoch na drogy je päť rokov.
Ako dlho musíte uchovávať mzdy/časové karty atď.?
Zákon vyžaduje, aby ste tieto záznamy uchovávali tri roky, ale nedávne súdne spory znamenajú, že by bolo rozumnejšie, keby ste ich uchovávali dlhšie. Chcete mať záznam o tom, koľko každý zamestnanec dostal odmenu a koľko hodín odpracoval počas celého svojho funkčného obdobia vo vašej spoločnosti. Uchovávajte svoje záznamy najmenej päť rokov po odchode zamestnanca bez ohľadu na dôvod.
V prípade oslobodených zamestnancov, samozrejme, nemusíte viesť evidenciu času, keďže ich mzda je rovnaká bez ohľadu na počet odpracovaných hodín.
Ak ste však niekedy nesprávne klasifikovali zamestnanca ako oslobodeného, keď by nemal byť oslobodený, tieto záznamy o odpracovaných hodinách vás môžu nasmerovať k plateniu dlžných nadčasov. Uistite sa, že uvediete, ako spoločnosť vypočítala mzdu. Napríklad, musíte sledovať, či to bola priama mzda, mzda plus provízia, nadčasy, práca za kus alebo priama hodinová mzda.
Musíte to urobiť nielen pre otázky týkajúce sa platov a daní, ale mnohé ďalšie rozhodnutia závisia od počtu odpracovaných hodín. Napríklad nárok na FMLA závisí od počtu odpracovaných hodín za rok. Ak máte zamestnanca oslobodeného od dane na čiastočný úväzok, možno by ste mali zvážiť potrebu zaznamenávania času na určenie oprávnenosti FMLA. Musíte tiež dokázať, že ste svojim pracovníkom zaplatili za všetky odpracované hodiny.
Ako dlho musíte uchovávať formulár I-9
Udržujte zamestnanecký formulár I-9, uložený oddelene od vašich osobných záznamov, tri roky po prijatí zamestnanca a jeden rok po skončení pracovného pomeru, podľa toho, čo nastane neskôr.
Tieto formuláre uchovávate oddelene od osobných záznamov, takže ak vláda požiada o ich kontrolu, pracovníci nebudú mať prístup k ostatným informáciám v personálnych záznamoch zamestnanca.
Ako dlho musíte uchovávať informácie o zdravotných/dôchodkových dávkach
Záznamy o svojich plánoch pre všetky výhody musíte uchovávať minimálne šesť rokov. Súd rozhodol, že ak vás zamestnanec zažaluje s tvrdením, že si zaslúži vyšší dôchodok, napr. zodpovednosť zamestnávateľa dokázať, že nedlhujú viac, nie povinnosť zamestnanca preukázať, že dlží robiť. Uchovajte si všetky tieto popisy súhrnného plánu.
Ak máte bývalých zamestnancov, ktorí sú nárok na COBRA, čím sa rozšíria ich zdravotné prínosy, mali by ste tieto záznamy pre istotu uchovávať šesť rokov. Zákon nešpecifikuje uchovávanie, ale keďže to môže platiť podľa zákona o zabezpečení dôchodkového zabezpečenia zamestnancov (ERISA), tento zákon vyžaduje uchovávanie po dobu šiestich rokov. Pre istotu tie záznamy nevyhadzujte.
Objasnenie nájdete v Inštitúte právnych informácií Cornell Law School pre zákon o zabezpečení dôchodkového zabezpečenia zamestnancov (ERISA).
Ako dlho musíte uchovávať záznamy FMLA
Keď zamestnanec požiada o FMLA, musíte si túto papierovú stopu ponechať, aj keď odmietnete dovolenku na tri roky. Uistite sa, že máte prehľad o dovolenke každého zamestnanca – kedy začala a koľko času je využité. Ak má zamestnanec prerušovanú FMLA, uistite sa, že sledujete každú dovolenku a dokladovať počet hodín použité. Dátumy a počet hodín by mali byť zdokumentované. Pamätajte, že prerušovanú dovolenku môžete využiť na niekoľko hodín denne alebo niekoľko dní v týždni. Všetko to zdokumentujte a uchovávajte si tieto záznamy.
Pamätajte, že toto nie je úplný zoznam a vzťahuje sa len na federálne zákony. Môžu sa na vás vzťahovať ďalšie zákony o uchovávaní záznamov, ak ste napríklad federálny dodávateľ alebo váš štát má iné normy. Ak máte pochybnosti, nevyhadzujte ho.
Dodatočné zdroje o vedení záznamov a povinnom podávaní správ môžete získať v Spoločnosti pre riadenie ľudských zdrojov (SHRM).
Upozorňujeme, že poskytnuté informácie, aj keď sú smerodajné, nezaručujú presnosť a zákonnosť. Stránku číta svetové publikum apracovné zákony a predpisy sa v jednotlivých štátoch a krajinách líšia. Prosím vyhľadať právnu pomocalebo pomoc od štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že váš právny výklad a rozhodnutia sú správne pre vašu lokalitu. Tieto informácie slúžia ako návod, nápady a pomoc.
