Zdravotná dokumentácia zamestnanca je úložiskom všetkého, čo súvisí so zdravím, zdravotnými výhodami, dovolenkou súvisiacou so zdravím zamestnanca a výberom výhod a krytím pre zamestnanca. Zamestnávateľ vedie zdravotnú dokumentáciu osobitne pre každého zamestnanca. Obsah týchto spisov sa nikdy neprelína so žiadnym iným zamestnaneckým spisom, akým je napríklad personálny spis.
Keďže zdravotná dokumentácia obsahuje citlivé a dôverné informácie, musí sa nachádzať na bezpečnom, uzamknutom a neprístupnom mieste. Zamykať by sa mala aj kartotéka, v ktorej sú uložené zdravotné spisy zamestnancov a jediné kľúče by mali mať personalisti. Prístup k zdravotným záznamom zamestnancov je obmedzený len na personál ľudských zdrojov.
Zákon o prenosnosti a zodpovednosti zdravotného poistenia z roku 1996 (HIPAA) vyžaduje od zamestnávateľov, aby chránili zdravotné záznamy zamestnancov ako dôverné; zdravotné záznamy by sa mali uchovávať oddelene a oddelene od iných obchodných záznamov. Nikdy neuchovávajte zdravotné záznamy zamestnancov vo všeobecnom personálnom spise zamestnanca.
Z dôvodu dôvernosti informácií musia byť záznamy izolované od súborov, ku ktorým majú prístup zamestnanci, ako sú nadriadení alebo manažéri. (V skutočnosti sa to odporúča aj pre personálne spisy vo všeobecnosti – poskytnite prístup iba personálu HR.)
Obsah zdravotnej dokumentácie zamestnanca
Toto sú typy položiek, ktoré by mali byť bezpečne uložené v zdravotnej dokumentácii zamestnanca. Ak máte pochybnosti, pomýľte sa na strane ochrany lekárskych informácií vašich zamestnancov.
- Žiadosti a formuláre zdravotného poistenia
- Žiadosti a formuláre životného poistenia
- Informácie o určenom príjemcovi
- Žiadosti o akékoľvek iné zamestnanecké výhody, ktoré si môžu vyžadovať zdravotné informácie, ako napríklad poistenie zraku
- Žiadosti o platené alebo neplatené zdravotné voľno
- Správy o rodinnej medicíne a dovolenke (FMLA) a súvisiace žiadosti a papierovanie
- Dokumenty FMLA podpísané lekárom
- Dokumentácia o chorobách člena rodiny alebo dieťaťa, pre ktoré žiadate o čas FMLA na poskytovanie nepretržitej starostlivosti
- Dokumentácia o dovolenke z lekárskeho hľadiska pre zamestnancov, ktorí nemajú nárok na pracovné voľno FMLA
- Vyšetrenia, poznámky, korešpondencia a odporúčania lekára
- Lekárske výhovorky pre neprítomnosť alebo meškanie od lekára
- Obmedzenia lekárskej práce s dokumentáciou od odporúčajúceho lekára
- Správy o nehodách a zraneniach vrátane dokumentov požadovaných OSHA
- Správy o odškodnení zamestnancov pri úraze alebo chorobe
- Akýkoľvek iný formulár alebo dokument, ktorý obsahuje súkromné zdravotné informácie o zamestnancovi
Ak budete tieto súbory uchovávať v tajnosti, vaši zamestnanci vám budú dôverovať a budete dodržiavať ducha a význam zákona.
Upozorňujeme, že poskytnuté informácie, aj keď sú smerodajné, nezaručujú presnosť a zákonnosť. Stránku číta svetové publikum a pracovné zákony a predpisy sa v jednotlivých štátoch a krajinách líšia. Vyhľadajte právnu pomocalebo pomoc od štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že váš právny výklad a rozhodnutia sú správne pre vašu lokalitu. Tieto informácie slúžia ako návod, nápady a pomoc.
