Hoci pojem bezpapierová kancelária znie v princípe skvele, realita je taká malá alebo domáca kancelária (SOHO) podniky stále potrebujú dostatočne často kopírovať tlačené dokumenty, aby zvážili možnosť vlastnej kopírky.
Samostatné kancelárske kopírky v starom štýle v digitálnom veku takmer zmizli a nahradili ich multifunkčné tlačiarne ktoré kombinujú funkcie tlače, kopírovania, skenovania a voliteľne faxovania do jedného zariadenia. Technicky „kopírka“ v dnešnom slova zmysle je zvyčajne tlačiareň, ktorá má vstavané skenovanie, takže dokument, ktorý sa má skopírovať, môže tlačiareň naskenovať a reprodukovať.
Rovnako ako u väčšiny elektroniky, kopírky/tlačiarne naďalej klesajú v cene, no prichádzajú s ďalšími funkciami ako kedykoľvek predtým a pohodlie pri internom kopírovaní namiesto jazdy do tlačiarne/kopírky nemôže byť také zbitý.
Tu sú kľúčové faktory nákupu, ktoré vám pomôžu vybrať tlačiareň/kopírku pre vašu SOHO.
Atramentová verzus laserová/LED
Pre vysokorýchlostné kopírovanie textových dokumentov sú laserové/LED tlačiarne vo všeobecnosti lepšou voľbou. Atramentové tlačiarne sú schopné tlačiť v oveľa vyššom rozlíšení, vďaka čomu sú vhodnejšie pre grafiku, najmä fotografie.
náklady
Zatiaľ čo náklady na tlačiareň a atrament/toner môžu byť odpočítané z vašich daní, aj tak musíte na začiatku zaplatiť účet a môže sa navýšiť. Pri zvažovaní nákladov na tlačiareň/kopírku zohľadnite náklady na atrament alebo toner, najmä ak budete tlačiť/kopírovať pravidelne. Výrobcovia tlačiarní predávajú zariadenia za cenu alebo pod cenou a namiesto toho zarábajú na predaji atramentu a tonera. Aby sa ubezpečili, že dostanú svoje peniaze, mnohé spoločnosti vybavujú svoje jednotky atramentovými/tonerovými kazetami, ktoré majú zabudované mikročipy, ktoré bránia použitiu „neoficiálnych“ kaziet alebo majú „štartovacie“ tonerové kazety, ktoré majú polovičnú kapacita. Táto výhodná atramentová alebo laserová tlačiareň nemusí byť taká veľká, ako ste si mysleli, keď príde čas na výmenu drahých atramentových alebo tonerových kaziet.
Prevádzka farebných tlačiarní/kopíriek je obzvlášť drahá, pretože vyžadujú 4 kazety (čiernobiele, azúrové, purpurové a žlté). Je typické, že náklady na výmenu atramentových/tonerových kaziet presahujú nákupnú cenu celej jednotky.
Vďaka Wi-Fi a internetovému pripojeniu môže teraz mnoho spoločností zaoberajúcich sa tlačiarňami monitorovať a automaticky vám posielať atrament/toner, keď zistí, že vám dochádza. Vyžaduje si to predplatenú službu, ktorej cena závisí od počtu vytlačených strán za mesiac. Zatiaľ čo služba predplatného vám môže ušetriť čas pri objednávaní alebo jazde do obchodu, chcete počítať s mesačnými nákladmi v porovnaní s výstupom tlače.
Našťastie väčšina atramentových a niektoré laserové tonerové kazety sa dajú naplniť oveľa lacnejšie. Spoločnosti ako Costco ponúkajú jednohodinové doplňovanie atramentových tlačiarní. Doplňovacie sady sú dostupné aj pre domácich majstrov, ale dopĺňanie atramentových alebo tonerových kaziet je komplikované a nie pre mechanicky náročných. Množstvo spotrebovaného atramentu môžete znížiť aj používaním menších písiem, zobrazením ukážky a korektúrou dokumentu pred tlačou a použitím možností „Koncept“ alebo „Tlač v odtieňoch sivej“. Upozorňujeme tiež, že v kazetách máte stále viac atramentu, aj keď sa zobrazí upozornenie „nízka hladina atramentu“.
Ak chcete získať predstavu o tom, koľko bude tlačiareň priebežne stáť, skontrolujte cenu za stranu publikovanú výrobcom.
Objem
Väčšina tlačiarní/kopíriek orientovaných na malé podniky nie je navrhnutá pre veľké objemy, preto skontrolujte odporúčané používanie jednotky (počet strán za mesiac pracovného cyklu). Počet strán, ktoré je možné vytlačiť s konkrétnou kazetou, označovaný ako výťažnosť ISO, vám poskytne približnú predstavu o tom, ako často bude potrebné kazety vymieňať.
Upozorňujeme, že aj keď máte vlastnú tlačiareň/kopírku, stále môže mať zmysel využívať lokálne alebo online služby kopírovania/tlače na väčšie tlačové/kopírovacie úlohy alebo špeciálnu tlač, ako napr. brožúry. Pri cene atramentu a tonera jednoducho nie je nákladovo efektívne robiť veľkoobjemovú tlač/kopírovanie na lacnejších tlačiarňach/kopírkach, najmä s farebnými dokumentmi alebo fotografiami. Nákup lacnej tlačiarne/kopírky pre základné potreby a outsourcing väčších tlačových/kopírovacích úloh je ideálnym kompromisom pre väčšinu malých podnikov.
Obojstranná tlač
Obojstranná tlač je schopnosť tlačiť/kopírovať na obe strany listu. Aj keď to nemusí byť potrebné pre vaše potreby, obojstranná tlač má svoje výhody, ako je úspora papiera. Spolu s úsporou nákladov na papier a životného prostredia môže obojstranná tlač uľahčiť aj zošívanie balíkov papiera.
Konektivita
Aby tlačiareň fungovala, potrebuje spôsob, ako jej povedať, čo má robiť. Pokiaľ ide o kopírovanie, jednoduchým položením papiera na kopírovacie sklo a stlačením tlačidla kopírovania sa stránka naskenuje a vytlačí.
Ak chcete použiť ako tlačiareň, musíte mať pripojené zariadenia, ako napríklad počítač, aby mohli zadať príkaz na tlač. Okrem priameho pripojenia USB k počítaču sa väčšina tlačiarní/kopíriek dodáva so sieťovým pripojením, káblovým pripojením, wi-fi alebo oboma. Výhodou je redukcia káblov a tiež možnosť tlače z rôznych zariadení, ako je váš tablet alebo telefón.
Čiernobiele alebo farebné?
Farebné kopírovanie je pomalšie a drahšie, ale môže to byť funkcia, ktorú chcete, aby vaša tlačiareň/kopírka mala máte v úmysle vyrábať propagačné materiály pre váš malý podnik, ako sú brožúry alebo farebné kópie fotografie. Upozorňujeme, že ak potrebujete vysokokvalitnú farebnú tlač, mali by ste sa uistiť, že používate vysokokvalitný papier, ktorý je často drahší ako bežný papier do tlačiarne.
Univerzálnosť médií
Vyberte si kopírku, ktorá dokáže spracovať rôzne veľkosti a gramáže papiera a iné médiá, ako sú priehľadné fólie a registračné karty. Ak máte obavy z kopírovania z kníh, vyhľadajte kopírky, ktoré ponúkajú ploché kopírovanie. Mnohé z nich majú podávače listov, ktoré sú užitočné, ak musíte kopírovať niekoľko papierov naraz.
Manipulácia s papierom
Ako malý podnikateľ máte na práci lepšie veci ako dopĺňanie zásobníkov papiera alebo podávanie jednotlivých listov cez tlačiareň/kopírku. Ak pravidelne tlačíte/kopírujete, hľadajte model s kapacitou papiera aspoň 250 listov. Určite budete chcieť aj automatický podávač dokumentov, ktorý pojme aspoň 30 listov.
Doba odozvy
Tlačiarne/kopírky, ktoré nemajú čas na zahriatie, sú ideálne pre malé a domáce kancelárie, kde môže byť stroj hodiny alebo dni nečinný. Vysoká rýchlosť tlače/kopírovania je skvelá, ale neušetrí vám čas, ak budete musieť minúty čakať, kým sa jednotka zahreje vždy, keď prejde z režimu spánku. Niektoré tlačiarne/kopírky teraz ponúkajú čas prvej kópie menej ako 10 sekúnd.
