Pokiaľ ide o pôžitok hostí z akéhokoľvek podujatia, jedlo a nápoje sú pre podujatie takmer rovnako dôležité ako samotný účel podujatia. Ako plánovač udalostí, budete pravdepodobne zodpovední za prácu s cateringový profesionál plánovať jedlo až po výber každej položky menu pre vašu skupinu.
Plánovanie menu udalostí
Či už pracujete so súkromným cateringom alebo cateringovým manažérom priamo na mieste podujatia, vždy je užitočné zvážiť niekoľko faktorov pred zostavením menu. Prvá vec, ktorú si treba zapamätať, je, že možnosti ponuky, ktoré ponúkajú, sú takmer vždy 100% flexibilné. A aj keď vám väčšina stravovacích zariadení umožní potvrdiť menu a počet zamestnancov približne tri týždne pred podujatím, potvrďte menu oveľa skôr v procese plánovania. Tu je to, čo potrebujete vedieť skôr, ako začnete.
Raňajky, obedy a večere
Jedálny lístok by mal obsahovať niekoľko predbalených jedál a výbery à la carte vypracované šéfkuchárom alebo cateringom. Prístup k rôznym jedlám dňa je vo všeobecnosti jedinečný. Zvážte nasledovné:
- Raňajky: Pokiaľ ide o raňajkybalené menu sú zvyčajne cenovo výhodnejšie a jednoduchšie na výber, vrátane kontinentálnych možností, teplých bufetov a raňajkových staníc. Ak ponúkate raňajky pred začiatkom oficiálneho programu, nezabudnite si vybrať možnosť, ktorá najlepšie vyhovuje harmonogramu vašej akcie.
- obed: Väčšina stravovacích zariadení ponúka niekoľko možností obeda formou bufetu, „pracovného obeda“ (ako sú à la carte sendviče a vhodné prílohy) a dokonca aj obedové balíčky. Opäť platí, že najlepší výber typu jedla bude úplne závisieť od rozvrhu vášho programu, takže zvážte, koľko času budú mať hostia na jedenie.
- večera: Vždy máte na výber balené večere formou bufetu alebo obložené večere, pričom obe môžu ponúknuť výber z troch až piatich chodov. Tu nájdete položky, ktoré odzrkadľujú osobné preferencie šéfkuchára a vo všeobecnosti je to čas nechať jedlo vyniknúť.
Jedlá na prestávky a menu na recepcii
Pokiaľ ide o plánovanie jedla na podujatí, plánovanie nie je vždy obmedzené na tri štvorcové jedlá. V skutočnosti mnohé viacdňové konferencie vyžadujú plánovanie stravovania nad rámec raňajok, obeda a večere, napríklad počas plánovaných prestávok alebo raňajok a kokteilových recepcií. Šéfkuchár alebo catering vám môže ponúknuť niekoľko ďalších balených jedál, ako aj výber à la carte:
- Položky prestávky: Ak si to váš rozpočet môže dovoliť, tematické prestávky sú vždy zaujímavejšie ako štandardné nápoje a občerstvenie.
- Recepcie: Väčšina stravovacích zariadení ponúka à la carte možnosti pre chladené a horúce predjedlá a balíčky s recepciou v bare (účtované každú hodinu na osobu alebo pri konzumácii). Môžu tiež ponúkať stanice so studenými a horúcimi taniermi, ako aj dezertné stanice.
Otázka veľkej večere: Bufet alebo tanier?
Nasledujúce časové úvahy by mali slúžiť ako dobrý návod na určenie ako najlepšie podávať jedlo:
- Pokovované: Obložené jedlá si vyžadujú aspoň 1,5 hodiny, ak nie 2 hodiny, času na správne podávanie a čistenie miestnosti. Obkladové jedlo sa najčastejšie používa na večeru a uvoľnené stretnutia vedúcich pracovníkov.
- Bufet: Pokúste sa vyčleniť až 1 hodinu programu na každé jedlo formou bufetu. Bufety sú skvelým formátom na raňajky a obed.
- Odovzdané položky: Aj keď je to skvelá voľba pre predjedlá, podávanie podávania sa zvyčajne používa iba počas recepcií.
Úvahy o špeciálnych potrebách
V neposlednom rade pri plánovaní jedálneho lístka je potrebné vziať do úvahy špeciálne stravovacie potreby. Je dôležité, aby ste začlenili a informovali svojho manažéra stravovania o akýchkoľvek špeciálnych požiadavkách a potrebách, ktoré môžu mať vaši hostia, vrátane, ale nie výlučne:
- Potravinové alergie
- Náboženské požiadavky
- Iné diétne obmedzenia
Jediný spôsob, ako sa dozvedieť o takýchto špeciálnych potrebách, je opýtať sa a jediný spôsob, ako ich naplánovať, je čo najskôr o nich diskutovať s odborníkom na stravovanie.
Dokončenie objednávky banketovej udalosti
Objednávka banketovej udalosti je formálny zápis, ktorý podrobne opisuje všetky prvky vašich potrieb v oblasti stravovania, keď prejdete všetkými vyššie uvedenými úvahami a krokmi plánovania. Bude si to vyžadovať váš podpis (ako plánovač udalosti), preto si pozorne prečítajte tento dokument, či je presný, pretože sa naň budete neskôr odvolávať vy aj dodávateľ. Bude obsahovať nasledujúce rozhodnutia, žiadosti a požiadavky:
- Jedlo & Nápoje
- Nastavenie miestnosti
- Audio-vizuálne
- Zábava a výzdoba
- Poplatky
Položky rozpočtu na jedlo a nápoje, ktoré treba vedieť
Pri budovaní vášho rozpočet na stravovanie, nezabudnite predvídať nasledujúce poplatky:
- Minimum stravovania: Väčšina jedál vyžaduje minimálny počet zamestnancov a poplatok na osobu.
- Poplatok za prácu: Minimálny poplatok za usporiadanie vašej udalosti; často však obchodovateľné a odpustené, ak podujatie spĺňa minimálne poplatky.
- Poplatok za šéfkuchára: Účtuje sa, ak vaša udalosť využíva carvingovú stanicu.
- Poplatok za barmana: Účtuje sa, ak vaša udalosť vyžaduje barmanské služby.
- Poplatok za prenájom izby: Často obchodovateľné a odpustené, ak udalosť spĺňa minimálne poplatky.
- Servisný poplatok a daň z obratu: Očakávajte 20 percent alebo percento identifikované ako poplatok za službu a miestne dane.
