Okrem čistého zážitku je najlepším spôsobom, ako sa plánovač udalostí stať ešte lepším plánovačom udalostí, zúčastniť sa inej funkcie ako hosť. Väčšina plánovačov udalostí trávi trvanie udalosti koordináciou zákulisia, ale zažiť udalosť očami hosťa môže byť, no, oči otvárajúce.
Byť hosťom, a nie plánovačom udalosti, vám dáva príležitosť sledovať priebeh udalosti personál v akcii, perspektíva, z ktorej je často ľahšie si všimnúť, čo funguje dobre -- a čo nie. Tu sú tri chyby, ktoré pravdepodobne uvidíte na zle riadených podujatiach, spolu s tipmi, ako sa takýmto chybám na svojich podujatiach vyhnúť.
Zle spravovaná registračná tabuľka
Keď hostia pristúpia k registračnému stolu, personál podujatia by mal byť vítaný a pripravený pomôcť hosťom – bez ohľadu na situáciu.
Nie je orientované na služby alebo dokonca zdvorilé predpokladať, že niekto, kto príde k registračnému stolu, nepatrí na podujatie. Presne toto sa však môže stať, ak personál nie je správne pripravený alebo informovaný. Pripomeňte personálu podujatia, že registračný stôl predstavuje obraz hostiteľa a organizácie, ktorá za podujatím stojí. Zamestnanci by mali pozdraviť všetkých hostí pri registračnom stole a opýtať sa ich, či sa chcú prihlásiť na podujatie menom podujatia alebo hostiteľa. Ak sa stala chyba, väčšina hostí sa sama opraví a ospravedlní sa. Ak nie, personál by mal dostať pokyny, ako sa k situácii čo najlepšie postaviť. Láskavosť ide ďaleko v prevádzke udalostí.
Nastavenie chaotickej udalosti
Vo väčšine miest upratovanie upratuje priestory podujatia a personál banketovej prevádzky potom dokončí nastavenie. Ak banketové operácie spadnú pohár a nepočistia črepy, črepy zostanú na podlahe – pokiaľ personál podujatia neupratuje.
Črepy rozbitého skla a iné nečistoty zanechávajú nielen hrozný obraz, ale môžu tiež predstavovať bezpečnostné riziko. Preto tí najlepší plánovači udalostí vždy prídu 1 až 2 hodiny pred začiatkom, aby sledovali nastavenie a vykonajte sériu prehliadok oblasti a hľadajte sklo a iné predmety 30 minút a znova 15 minút pred udalosť. Ak niečo nie je na svojom mieste, plánovač udalosti na to môže upozorniť personál banketu.
Zle načasované upratovanie
Pri každom podujatí budú dva harmonogramy: program organizátorov a harmonogram práce prevádzkového personálu miesta konania. Je zodpovednosťou plánovača udalostí, aby sa ubezpečil, že obe sú primerane synchronizované.
Prezentácia programu alebo keynote sa zvyčajne uskutoční hneď po nejakom druhu recepcie pri príchode, ktorá môže zahŕňať registračné stoly, jedlo a nápoje. Načasovanie činností spojených s upratovaním a búraním je preto potrebné starostlivo naplánovať tak, aby nezasahovalo do programu a neprerušovalo ho. Ak sa čistenie a búranie vopred neprerokuje s prevádzkovým personálom podujatia, môže to zistiť plánovač podujatia stoly a iné predmety môžu byť odstránené priamo pred hostiteľmi alebo hosťujúcimi rečníkmi, čím odvádzajú pozornosť všetkých prítomných miestnosť.
Spodný riadok
Zatiaľ čo dobre spravované priestory s usilovnými manažérmi a personálom podujatia by mali uľahčiť prácu plánovača podujatí, takéto dokonalé prevedenie podujatia nie je vždy tak. Skvelí plánovači udalostí robia z každého detailu udalosti svoju činnosť. Pred samotným banketom si nájdu čas na prediskutovanie všetkých aspektov nastavenia, eventového servisu a zbúrania s banketovými manažérmi samotnú udalosť a dohliadať na operácie udalosti pred, počas a po, aby sa zabezpečila najlepšia možná udalosť zákazník.
