Ak vás už nebaví prehľadávať množstvo papierikov napchatých v škatuliach od topánok alebo priečinkoch na spisy, je čas vstúpiť do digitálneho veku. Ukladanie a vyhľadávanie všetkých vašich potvrdení, ako aj ich usporiadanie do výkazov výdavkov, je oveľa jednoduchšie, ak papier premeníte na digitálne súbory. Prechod na digitálne vysielanie vám tiež umožňuje ľahko nájsť dokladovú dokumentáciu, keď ju potrebujete, a to vykonaním vyhľadávania na základe kľúčových slov, ktoré poznáte, ako sú potraviny, hotely, benzín a údržba auta.
Či už chcete ukladať účtenky v cloude, používať mobilnú aplikáciu alebo skenovať a ukladať svoje účtenky, ktorákoľvek z týchto možností bude vám pomôžu rýchlejšie dokončiť výkazy výdavkov, zdokumentovať daňovo uznateľné výdavky, viesť záznamy o poistení alebo spravovať potvrdenia o všetkých dôvod. Stojí za zmienku, že možnosti online a mobilných aplikácií vo všeobecnosti využívajú zabezpečenie na úrovni banky.
Cloudové služby na organizáciu príjmov online
Potvrdenia môžete organizovať, ukladať a pristupovať k nim v cloude pomocou online služby, pokiaľ máte internetové pripojenie.
Online aplikácie, ktoré organizujú účtenky, vám umožňujú rýchlo vytvárať prehľady výdavkov, kedy a kde ich potrebujete. Tieto aplikácie ponúkajú rôzne spôsoby, ako zachytiť vaše účtenky, vrátane e-mailu, SMS správ a fotoaparátu vášho smartfónu. Niektoré z týchto aplikácií majú vstavané nástroje na vykazovanie výdavkov a možnosti exportu do softvéru, ako je Quicken, QuickBooks, FreshBooks alebo Excel.
Mobilné aplikácie na organizovanie výkazov príjmov a výdavkov
Vzhľadom na neustále zlepšovanie mobilných technológií vrátane fotoaparátov na telefónoch iPhone, tabletoch a mobilných zariadeniach so systémom Android, používanie mobilnej aplikácie na organizovanie účteniek a kompletných výkazov výdavkov je oveľa pohodlnejšie ako používanie počítača alebo online softvér.
Mobilné aplikácie môžu ukladať údaje o výdavkoch v cloude, čím šetria miesto na vašom mobilnom zariadení a niektoré fungujú aj s online aplikáciou. Niektoré ponúkajú plne automatizované spracovanie importovaním údajov priamo z kreditných kariet alebo skenov mobilných telefónov a môže generovať podrobné správy o výdavkoch vrátane kategorizácie nákladov, dátumu, dodávateľa a ďalších relevantných vecí informácie. Najlepšia správa je, že všetko je za vás vyplnené.
Softvér na skenovanie účteniek
Ak musíte zorganizovať veľa potvrdení, aby ste dostali preplatenie výdavkov, zdokumentujte výdavky súvisiace s daňou alebo zálohujte poistné udalosti a potrebujete rýchly spôsob, ako vyplniť výkazy výdavkov, existuje niekoľko dobrých možností softvéru pre stolné počítače pre Mac a Windows, ktoré možno použiť s vaším aktuálnym skener. K dispozícii sú aj malé mobilné skenery, ktoré si môžete zakúpiť na čas mimo kancelárie.
Najprv spustite softvér a spustite účtenky cez skener, ktorý je napájaný z USB pripojenia k vášmu počítaču. Údaje sa stiahnu z účtenky do softvéru a uloží sa kópia účtenky. Väčšinu času ani nemusíte zadávať alebo opravovať žiadne informácie.
Digitálny prechod
Transformáciou papierových potvrdení na digitálne súbory a výkazy výdavkov už nemusíte tráviť hodiny hľadaním informácií v papieri alebo organizovaním papierových účteniek do logiky sekvencie. Cloudové služby, mobilné aplikácie a softvérové skenery dokážu tieto úlohy vykonávať automaticky, čo môže zvýšiť presnosť vašich financií a pomôcť vám sledovať vaše výdavky.
