Pri prvom zakladaní podnikania si možno budete chcieť ponechať zhromaždené potvrdenky, aby ste si mohli odpočítať obchodné náklady na dani z príjmu a podobne. Lepší systém je potrebný, keď je čas na vedenie účtovníctva, namiesto toho, aby ste napchali všetky svoje obchodné príjmy do zásuvky na stole. Samozrejme, objavenie neusporiadanej masy účteniek môže spôsobiť problémy.
Udržiavanie obchodných príjmov organizovaných môže majiteľom firiem pomôcť monitorovať pokrok ich podnikania spolu s ich prípravou na účtovnú závierku. Pomáha tiež identifikovať zdroje príjmov, sleduje výdavky a pripravuje položky pre daňové priznania.
Lepší systém
V priebehu rokov je dôležité rozvíjať dobro kartotéka na účtenky. Napríklad to môže zahŕňať informačný systém, ktorý uľahčuje zadávanie údajov a umožňuje vám získať konkrétnu účtenku, ak potrebujete vyhľadať konkrétnu podľa dátumu alebo kategórie.
Jedným z príkladov organizovania obchodných potvrdení je vedenie série priečinkov označených podľa mesiaca a roku, ako napríklad „Príjmy november 2017“. Dva najaktuálnejšie priečinky so súbormi môžu byť umiestnené na vrchu vášho stola, takže keď zbierate účtenky na rôznych kolách, je ľahké ich vložiť do správneho mesačného priečinka.
Potom, keď vykonáte mesačné zadávanie údajov, môžete si vziať príslušný mesačný priečinok so súbormi a zoradiť obchodné príjmy do kôp na základe ich klasifikácie dane z príjmu. Môžete napríklad sponkou zopnúť všetky potvrdenky o softvéri spolu, všetky potvrdenky o výdavkoch na jedlo a zábavu spolu a všetky potvrdenky o výdavkoch súvisiacich s automobilom spolu. Po dokončení zadávania údajov môžete priečinok príjmového dokladu vložiť na príslušné miesto v zásuvke jednej z vašich kartoték.
Ak ste podnikateľ s množstvom príjmových dokladov, je ľahké upraviť rovnaký systém, ako je načrtnutý vyššie, spolu s častejšími zápismi.
Vytvárajte kópie alebo digitálne obrázky
Ak sa pokúšate prejsť na „bezpapierovú kanceláriu“, ako väčšina moderného sveta v súčasnosti, môžete naskenovať potvrdenky o výdavkoch a uložiť ich s ďalšími digitálnymi účtovnými informáciami. Niektoré z novších cloudových účtovných softvérových aplikácií majú mobilné aplikácie, ktoré vám umožňujú zosnímať doklad o výdavkoch mobilným telefónom a zaznamenať ho za chodu.
Pre tých, ktorí podnikajú v Kanade, sú papierové kópie alebo digitálne obrázky potvrdení o výdavkoch všeobecne prijateľné pre Kanadský daňový úrad (CRA) za predpokladu, že sú čitateľné. Ak nie, CRA môže počas auditu alebo bežnej žiadosti o dokumentáciu požiadať o nahliadnutie do originálnych papierových dokumentov. Originály by sa teda mali vždy uchovávať predpísaný čas, čo je v priemere navrhovaných šesť rokov.
Znížte daňové zaťaženie
Odmenou za to, že ste si našli čas na usporiadanie príjmových dokladov pred ich podaním, je podávanie daňového priznania k dani z príjmu vašej firmy. Po prvé, budete mať všetky svoje potvrdenia, ktoré budú slúžiť ako dôkaz pre odpočty dane z príjmu súvisiaceho s podnikaním. Po druhé, to, že ste už svoje príjmy zoradili podľa kategórií obchodných nákladov, znamená, že máte všetky relevantné informácie účtenky za každú kategóriu sú pripravené na súčet a vyplnenie daňového priznania k dani z príjmu bude rýchle a ľahké.
Poznámka: Ak v Kanade prevádzkujete spoločnosť s jediným vlastníkom alebo partnerstvo, vaše obchodné výdavky sa zapisujú do formulára T2125, ktorý je súčasťou vášho daňového priznania k dani z príjmu fyzických osôb T1. Ak podnikáte ako spoločnosť v Kanade, svoje obchodné výdavky si uplatníte vo svojom daňovom priznaní k dani z príjmu právnických osôb T2.
Keď sa podáva vaša daň z príjmov
Pretože sa teraz toľko daňových priznaní k dani z príjmov podáva online, už nie je bežné ani potrebné posielať potvrdenia o výdavkoch pri podávaní dane z príjmu. Namiesto toho vložte všetky príslušné potvrdenia za daňový rok do jedného priečinka označeného podľa roku, ako napríklad „Daňové potvrdenky 2019“, a pridajte priečinok do svojej kartotéky, či už digitálne alebo fyzické.
Ak budete mať niekedy spor s kanadskou daňovou agentúrou, IRS alebo sa necháte skontrolovať, vaše potvrdenky budú kľúčovým dôkazom.
