Bez zákazníkov nemôžete úspešne podnikať v oblasti plánovania udalostí, takže musíte zapôsobte na každého potenciálneho zákazníka, ktorý vám príde do cesty. Partnerstvo s nesprávnym klientom vás však môže stáť čas a peniaze, pričom oboje by sa dalo využiť na získanie vhodnejších projektov.
Veľkosť a rozsah akejkoľvek udalosti sa môže rýchlo zmeniť a musíte sa cítiť pohodlne s osobou, ktorá platí účty. To je dôvod, prečo je váš úvodný pohovor s klientom taký dôležitý. Ak nedostanete odpovede, ktoré potrebujete, alebo ak sa vám veci zdajú zvláštne, možno budete chcieť využiť svoje služby inde, aby ste sa vyhli katastrofe.
Aký je predpokladaný dátum a miesto vašej udalosti?
Toto je možno najzákladnejšia otázka, ale je dôležité, aby váš klient poskytol priamu odpoveď. Môže to byť zlé znamenie, ak cítite veľa nerozhodnosti alebo konfliktov s touto témou. Teraz, samozrejme, niektorí klienti budú potrebovať vašu pomoc s výberom miesta, ale naozaj by mali mať na pamäti aspoň pár miest. Môžete stráviť značné množstvo času nákupné miestaa miniete ešte viac, ak klient netuší, čo chce.
Koľko hostí sa zúčastňuje?
Rozdiel v nákladoch medzi 200 a 500 účastníkmi je obrovský, takže ak a potenciálny klient vám poskytuje široký rozsah, potom pravdepodobne nevykonali žiadny prieskum nákladov. V tomto prípade budete chcieť okamžite pokračovať ďalšou otázkou v zozname.
Aký je váš rozpočet na osobu?
Možno by ste radšej chceli viesť prieskum rozpočtu „na osobu“, pretože to poskytuje lepší prehľad o tom, koľko nápadov klient vložil do udalosti. Odpovede s paušálnymi číslami ako 5 000 alebo 20 000 USD sú príliš vzdialené od skúsenosti hostí. Bez ohľadu na to, aké číslo váš klient používa na vyjadrenie svojho rozpočtu, mali by ste ho rozdeliť na sadzbu na osobu, aby ste obaja videli, s čím skutočne musíte pracovať.
Aké sú tri prvky, ktoré musíte mať pre vašu udalosť?
Keď sa dozviete viac o rozpočte, je čas zistiť, či je dostatočne veľký na to, aby splnil očakávania vášho klienta. Nevyhnutné veci môžu v určitých situáciách predstavovať veľkú prekážku. Predstavte si, že váš klient chce, aby na jeho podujatí vystúpila konkrétna celebrita, no nemá ani poňatia, aká je cena a či je táto osoba vôbec dostupná. Toto sú typy problémov, ktoré musíte riešiť na začiatku, a nemôžete sa vždy spoliehať na to, že ich klient spomenie.
Aké sú tri veci, ktoré na svojej akcii nechcete?
Hoci je to veľmi podobné predchádzajúcej otázke, pridanie negatívnej konotácie môže plánovačovi poskytnúť významný prehľad. Povedzme napríklad, že klient je rozhodne proti podávaniu kuracieho mäsa na večeru. Dôsledkom toho by bolo zvýšenie náklady na jedlo. Bez kuracieho mäsa ako možnosti budete musieť zvážiť hovädzie mäso alebo ryby, ktoré sú zvyčajne drahšie. Pochopenie toho, ako „zoznam nie“ ovplyvňuje celkový obraz, je kritickou zručnosťou pri posudzovaní kompatibility klienta.
Týchto päť jednoduchých otázok týkajúcich sa plánovania udalostí vám prezradí veľa o vašom klientovi predtým, ako budete súhlasiť so spoluprácou. A to aj napriek tomu, že nové vyhliadky sú nevyhnutné vaše podnikanie v oblasti podujatí, nesprávny typ zákazníka spotrebuje všetky vaše zdroje a z dlhodobého hľadiska vás bude stáť peniaze.
