Ako an plánovač udalostí, dodržanie rozpočtu klienta je kľúčové. A na to potrebujete podrobný rozpočet podujatia, na ktorom sa s klientom dohodnete. Či už ste noví plánovanie akcie alebo ostrieľaného odborníka, ktorý si vedie an rozpočet podujatia vám pomôže zostať organizovaný a pripravený na akúkoľvek požiadavku klienta a zároveň vám pomôže vyhnúť sa prekročeniu rozpočtu.
Dôležité aspekty rozpočtu podujatia
Pri základnej udalosti, ako je seminár alebo večierok, môže byť užitočný program Excel alebo iný tabuľkový procesor. V hornej časti uveďte nasledujúce štyri kategórie: položka, plánované výdavky, skutočné výdavky, podrobnosti. Odtiaľ už len vyplníte tabuľku a spravujete ju ako ktorúkoľvek inú časť vášho podnikania.
- Sledujte náklady na prenájom stránok. Keď plánujete samotnú udalosť a keď sa stretnete so svojím manažérom predaja miesta, sledujte všetky predpokladané poplatky za prenájom priestoru pre podujatie a funkciu, upratovanie, manipuláciu s batožinou a súvisiace výdavky.
-
Odhad nákladov na stravovanie.To zahŕňa všetky poplatky za jedlo a nápoje vrátane sprepitného a prepitného, ktoré môžu predstavovať až 30 percent. Rozpočty na stravovanie sa môžu nafúknuť alebo zmenšiť a je dobré ich spravovať opatrne, pretože môžu byť skvelým zdrojom úspor.
- Poplatky za prepravu dokladov. To zahŕňa kyvadlovú dopravu, autobusy, transfery podujatí a všetky súvisiace výdavky. Nezabudnite na poistenie, palivo, mýto alebo prívesy, ak sú potrebné.
- Pridajte výdavky na dekoráciu. Väčšina udalostí zahŕňa výdavky na výzdobu, ako sú ozdoby, kvety, prenájom stanu atď. Tu uvádzate tieto náklady.
- Poplatky za zábavu a vybavenie dokumentov. Bežné výdavky v tejto kategórii zahŕňajú A/V zariadenia, ale je to tiež dobré miesto na zoznam honorárov pre rečníkov alebo ak si najímate zabávačov.
- Zhrňte poplatky za tlač. Niekoľko poplatkov za malé položky sa v skutočnosti spojí, aby sa vytvorila väčšia riadková položka výdavkov. Patria sem pozvánky, menovky, programové brožúry, značenie udalostí a bannery.
- Vytvorte riadkovú položku pre darčeky. Jedným z bežných tipov na udalosti je nikdy nedovoliť hosťovi odísť s prázdnymi rukami. Takže bez ohľadu na to, aký dar alebo dary poskytnete, sledujte náklady na ne samostatne; boli by ste prekvapení, koľko môžu tieto položky stáť.
- Identifikujte výdavky na aktivity. Ak vaša udalosť zahŕňa aktivity, ako je golf, tenis, kúpele, rafting, cyklistika alebo iné aktivity, budete chcieť uviesť náklady na tieto poplatky samostatne. Zvážte zhrnutie celkových nákladov v tabuľke a priložte rozpis.
- Zaúčtovať ostatné výdavky. Ak výdavok nespadá do žiadnej z vyššie uvedených kategórií, uveďte ich tu ako rôzne nákladové položky.
- Dajte si kategóriu pohotovostného fondu. V závislosti od veľkosti alebo zložitosti podujatia si možno budete chcieť dať až 20 % z rozpočtu podujatia. Napriek najlepšiemu plánovaniu budú poplatky vyššie ako plánované plány s výdavkami, ktoré nikdy nezohľadníte. To vás ochráni pred prekročením rozpočtu zakaždým.
- Zhrňte predpokladané výdavky. Pri zostavovaní programu podujatia budete mať dobrú prognózu celkových výdavkov. Toto sú informácie, ktoré budete zdieľať s klientom podujatia, aby ste sa uistili, že pozná rozpočet podujatia, aby neskôr nenastali žiadne prekvapenia.
- Zhrňte skutočné výdavky. Stane sa tak po skončení udalosti. Uveďte medzisúčet faktúr do vyššie uvedených 10 kategórií a zdokumentujte skutočný rozpočet. Ak je to mimoriadne priaznivé, identifikujte úspory v skutočnom rozpočte vs. plánovaný rozpočet, ktorý demonštruje hodnotu, ktorú ste do roly priniesli.
