Vyrovnanie rozpočtu podujatia je jednou z hlavných výziev, ktorým čelia plánovači, a koreň väčšiny problémov s peniazmi možno vysledovať už v počiatočných fázach diskusie. Vždy je najlepšie začať navrhovať udalosť okolo množstva dostupných finančných zdrojov a nie naopak. Ak strávite len pár minút prechádzaním rozpočtu, nielenže vám ušetrí peniaze alebo ich lepšie rozdelí, ale ušetrí aj veľa času odstránením drahých premenných.
Načrtnite výdavky na plánovanie udalostí
Výdavky môžu pochádzať zo širokej škály zdrojov, keď sa zamyslíte nad všetkými komponentmi zapojenými do prípravy funkcie. Najviditeľnejšie sú výdavky na stravovanie a prenájom priestorov, ale zoznam sa len rozrastá. Ide o to, že prehliadanie čo i len jednej kategórie výdavkov môže mať katastrofálny dopad na vaše výdavky na osobu.
Opýtajte sa svojich klientov
Ako plánovač udalostí, Vašou úlohou je poskytnúť odbornú pomoc ako pri koordinácii, tak aj pri finančnom riadení podujatia. Majte na pamäti, že vaši klienti snívajú o dokonalosti, a to môže ľahko zahmliť ich úsudok o tom, čo je fiškálne možné. Čas na preklenutie priepasti medzi ich rozpočtom a očakávaniami je hneď od začiatku. Často je to také jednoduché, ako pýtať sa správneho
Zostavte si základný rozpočet udalosti
Keď už máte predstavu o podujatí a odhad, s akou sumou peňazí musíte pracovať, je konečne čas na štruktúrovanie rozpočtu. Dôležitým krokom je povedať svojim klientom, že rozpočty udalostí sú „pracovné návrhy“, ktoré sa pravdepodobne zmenia, keď budú pribúdať ďalšie podrobnosti. Nezabúdajte, že len veľmi málo klientov má skúsenosti s nákladmi a poplatkami spojenými s výkyvmi návštevnosti, preto je najlepšie stavať v nárazníkovej zóne 10 %, aby ste sa vyhli nedostatku financií.
Vypočítajte poplatky za plánovač udalostí
Samozrejme, musíte začleniť svoje plánovacie poplatky do rozpočtu, a to môže byť pre niektorých citlivá téma. Plánovači udalostí majú niekoľko spôsobov, ako účtovať za svoje služby, od priamych poplatkov až po percentuálne provízie. Nakoniec je to všetko o nájdení média, na ktorom sa obe strany zhodnú. Uistite sa, že vaša štruktúra poplatkov je zdokumentovaná v zmluve a zahrňte ju ako výdavok do všetkých návrhov rozpočtu.
Skrátiť náklady na udalosti
Málokedy budete pracovať na akcii, ktorá má neobmedzený rozpočet. Je viac než pravdepodobné, že v procese plánovania dosiahnete bod, v ktorom sa bude musieť rozhodnúť o znížení nákladov. Tu môže skúsený plánovač udalostí skutočne zažiariť v pomoci svojim klientom. Cieľom je zistiť, ktoré možnosti majú na hostí najväčší dojem. Mali by ste napríklad minúť menej na ozdoby, aby ste zachovali gurmánsky dezert? V niektorých prípadoch môže plánovač prejsť výdavkami a znovu prerokovať alebo obmedziť oblasti, ktoré si hostia nikdy nevšimnú.
Ovládajte výdavky na zvuk a obraz
Svetelná a zvuková technika má veľký vplyv na prezentáciu vašej akcie, ale máva aj veľký vplyv na rozpočet. Keď započítate ďalšie výdavky na AV, ako sú projektory, prístup na internet a video služby, netrvá dlho, kým sa táto kategória stane jedným z najväčších čísel vo vašom rozpočte.
Nájdite možnosti lacného marketingu online
Marketing je ďalší výdavok, ktorý môže rásť exponenciálne, ak nedosiahnete výsledky okamžite. Háčik je samozrejme v tom, že pokiaľ nebudete efektívne obchodovať, nebude dostatok účastníkov, ktorí by podporili náklady na podujatie. To je dôvod, prečo má zmysel využiť toľko bezplatných alebo lacných možností na šírenie úvodných informácií o nadchádzajúcej príležitosti.
