Výdavky súvisiace s prácou zamestnancov vykonávajúcich svoju prácu na diaľku často hradia zamestnávatelia, a to môže zahŕňať používanie mobilných telefónov. Pokiaľ ide o mobilné telefónne služby, zamestnávatelia môžu ísť dvoma spôsobmi. Môžu zamestnancom preplácať vykonanú prácu alebo komunikáciu súvisiacu s obchodom prostredníctvom ich mobilných telefónov alebo smartfónov, alebo môžu zamestnancom poskytnúť firemné mobilné telefóny.
Od roku 2018 vlastní 95 percent Američanov mobilné telefóny a 77 percent Američanov vlastní smartfóny. Pew Research Center. Z týchto čísel je rozumné očakávať, že zamestnanci budú mať vlastné telefóny, takže preplatenie môže byť rozumnou možnosťou. Ale poskytovanie mobilných telefónov má tiež svoje výhody, takže je dôležité, aby ich zamestnávatelia zvážili faktorov, ako je to možné, pre aj proti, pred rozhodnutím, či poskytnúť zamestnancom mobilné telefóny, resp nie.
Jednou z najväčších výhod poskytovania firemných mobilných telefónov zamestnancom je možnosť, aby všetci používali rovnaký hardvér a softvér. Väčšina ľudí však nerada nosí dve mobilné zariadenia súčasne, takže zamestnanci môžu považovať nosenie firemného telefónu popri svojom osobnom telefóne za významnú nevýhodu.
Pro: Kompatibilita
Poskytnutím mobilných telefónov si zamestnávatelia môžu vybrať operátora, hardvér a operačný systém, ktorý najlepšie vyhovuje potrebám spoločnosti. Spoločnosti sa môžu rozhodnúť, že chcú použiť iOS od Apple, Android od Google alebo inú možnosť. Nech si však vyberú čokoľvek, budú vedieť, že všetci ich zamestnanci by mali mať prístup k rovnakému softvéru a funkciám. Môže to zlepšiť internú komunikáciu a určite to zefektívni prácu pre oddelenia informačných technológií (IT).
Nevýhoda: Nosenie viacerých telefónov
Už je zriedkavé vidieť ľudí bez mobilného telefónu na dosah ruky, ale len málo ľudí chce nosiť dva mobilné telefóny. Spoločnosti môžu (a mali by) zaviesť pravidlá pre osobné používanie firemných mobilných telefónov, ale väčšina zamestnancov nechce vykonávať osobné záležitosti na mobilnom telefóne, o ktorom vedia, že ich zamestnávateľ môže monitorovať. To ponecháva nosenie druhého mobilného telefónu ako jedinú alternatívu, a to zvyčajne nie je medzi zamestnancami obľúbené.
Väčšina zamestnancov by navyše ocenila preplatenie osobného telefónu ako alternatívu k noseniu druhého telefónu. Platí to najmä od tých náhrady nie sú zdaniteľné, podľa rozhodnutia IRS z roku 2011. Aby to tak však bolo, suma, ktorá sa má vrátiť, musí primerane a preukázateľne súvisieť s potrebami podnikania.
Pro: Úspora nákladov
Ak preplácate zamestnancom za obchodné používanie ich osobných mobilných telefónov, pokrývate náklady na viaceré individuálne tarify. Pravdepodobne zaplatíte výrazne nižšiu sadzbu za telefón, ak si založíte podnikateľský účet pre viacero liniek u jedného poskytovateľa. Rovnako ako pri väčšine hromadných nákupov, čím viac riadkov potrebujete, tým menej môžete očakávať, že zaplatíte za riadok. Konkurencia medzi poskytovateľmi mobilných telefónov je tvrdá, takže pri vyjednávaní o najlepšej možnej sadzbe môžete byť agresívni.
Con: Viac práce pre IT oddelenia
Aj keď IT oddeleniam prospieva, ak majú všetci rovnaký hardvér a používajú rovnaký softvér, mobilné telefóny vlastnené spoločnosťou musia byť stále servisované technologickými špecialistami. Keď zamestnanci vlastnia svoje vlastné mobilné telefóny, očakáva sa od nich aj ich údržba, ale ak sa vyskytnú problémy s mobilnými telefónmi vo vlastníctve spoločnosti, vaše IT oddelenie ich bude musieť vyriešiť.
Navyše, keďže zamestnanci nevlastnia svoje firemné telefóny, nemusia s nimi byť tak opatrní, ako keby ich vlastnili osobne. To môže viesť k zvýšeniu miery náhrad pre spoločnosť.
Pro: Prístup 24/7
Práca na diaľku nie je jediným dôvodom, prečo zamestnanci vlastnia mobilné telefóny. Niektorí zamestnanci, ako napríklad vedúci pracovníci alebo členovia IT personálu, musia byť v krátkom čase v pohotovosti alebo inak dostupní. Nosenie firemného mobilného telefónu z tohto dôvodu môže byť súčasťou ich pracovnej náplne. V naliehavých situáciách môže byť čas kritický a firemný mobilný telefón môže poskytnúť rýchly prístup k správnej osobe.
Proti: Náklady na upgrade
Technológia mobilných telefónov sa rýchlo mení, dokonca aj v porovnaní s inými výrobkami súvisiacimi s technológiou. Aj keď podniky môžu investovať do počítačového hardvéru a softvéru, ktorý môže trvať niekoľko rokov, je to tak je nereálne očakávať, že mobilné telefóny staršie ako pár rokov budú schopné držať krok s prúdom požiadavky. Ak zamestnancom poskytujete mobilné telefóny, počítajte s tým, že ich zariadenia budú aktualizovať aspoň každé dva roky. Ak sú zamestnanci frustrovaní pomalou alebo zastaranou technológiou, pravdepodobne to zníži produkciu.
Je to dobrý nápad vziať to do úvahy pri počiatočnom vyjednávaní obchodu s vaším poskytovateľom, aby ste mohli získať najlepšiu možnú cenu za očakávané upgrady.
