Plánovači podujatí sa často spoliehajú, že svojim klientom pomôžu zvládnuť ich špeciálne pozvania. Vytvorenie dokonalej pozvánky môže byť zložité umenie. Pozvánka by mala zodpovedať potrebám a osobnosti klienta.
Správnym formátom a formuláciou môžete ovplyvniť celý tón stretnutia. Môžete napríklad chcieť použiť výrazné farby a veselé formulácie, ak plánujete svadbu pre zábavu milujúcich ľudí. pár, ale pozvanie by malo byť formálnejšie a pokojnejšie, ak pracujete s korporátnym klientom na vysokej škole finančná zbierka.
Formát pozvánky
Formálne pozvanie je dôležitým prvkom celkového balíka použitého na propagáciu podujatia. Môže byť prezentovaný v mnohých rôznych formátoch, vrátane e-mailu, listov, ručne písaných písacích potrieb a formálnych pozvánok.
Formálna pozvánka by mala byť jednoduchá a naformátovaná na kartóne alebo papiernictve veľkosti blahoželania alebo menšej. Väčšina pozvánok používa písmo, ktoré sa zhoduje so štandardnými písmami organizácie, alebo skript, ktorý sa návrhárovi páči. Kľúčom je uistiť sa, že dodržiavate štandardy značky hostiteľa a zároveň vytvárate pocit formálnosti.
Stojí za zváženie spolupracovať s grafickým dizajnérom na vytvorení vlastného rozloženia, vďaka ktorému bude udalosť pôsobiť výraznejšie a bude zodpovedať osobnosti vášho klienta. Ak pracujete na súkromnom stretnutí, ako je napríklad svadba, možno budete chcieť najať kaligrafa, ktorý bude pozvánky písať ručne. Kaligrafia vyzerá oveľa elegantnejšie a personalizovanejšie ako písané pozvánky.
Vzorová formálna pozvánka
Najlepším prístupom pre plánovačov udalostí je vytvoriť štandardný formát a potom aktualizovať špecifiká v závislosti od skutočnej udalosti. Pozvánka by mala obsahovať tieto informácie:
[Vložiť logo]
[Vložte názov hostiteľa, názov]
žiada potešenie vašej spoločnosti
na
[Vložte formálny názov udalosti]
[Vložte polohu]
[V prípade potreby vložte slogan udalosti]
[Vložte deň, dátum (y), rok]
ODPOVEDZTE PROSÍM.
[Vložte meno]
[Vložte telefónne číslo]
[V prípade potreby vložte e-mail]
Podrobnosti nasledujte.
Je dôležité, aby dizajnér naformátoval jednotlivé riadky tak, aby zodpovedali dostupnému priestoru. Plánujte úzku spoluprácu s dizajnérom, aby ste zabezpečili, že všetky potrebné informácie sa zmestia na pozvánku vizuálne príťažlivým spôsobom.
Základné informácie
Ukážku môžete upraviť na svoju vlastnú jedinečnú udalosť, ale zahrnutie niektorých z nasledujúcich informácií je nevyhnutné:
- Hostiteľ
- Typ udalosti
- Dátum a čas
- Miesto vrátane adresy
- Uveďte, kto má prospech
Samozrejme, že RSVP je tiež neoddeliteľnou súčasťou vášho plánovania, ale najprv chcete odpovedať na všetky otázky vašich potenciálnych hostí. Potom môže RSVP ísť na konci.
Nezanedbávajte kontrolu pravopisných, gramatických a interpunkčných chýb!
Voliteľné informácie
Zvážte zahrnutie harmonogramu alebo aspoň súhrnu harmonogramu, ak na to máte v pozvánke dostatok miesta. Môžete tiež spomenúť, či existuje nejaký dress code a či si pozvaní môžu priniesť hostí.
Možnosti znenia
Môžete nahradiť „česť vašej spoločnosti je žiadaná“ alebo „ste srdečne pozvaní“. riadok „vyžaduje potešenie z vašej spoločnosti“, ak je pre vašu udalosť alebo udalosť vhodnejšia Organizácia. Môžete tiež pridať chytľavý riadok na upútanie pozornosti čitateľa, niečo v štýle "Pár storočia!" alebo "Toto si nebudete chcieť nechať ujsť!"
Spodný riadok
Plánovači udalostí môžu pomôcť dlhodobo ovplyvniť šance udalosti na úspech tým, že pomôžu vášmu klientovi vybrať si správna pozvánka a jej dôsledná formulácia, aby sa zabezpečilo, že stretnutie bude nabité a každý vie, čo má očakávať.
