Vaša malá firma by mala mať dostatok zásob na pokrytie dopytu zákazníkov, ale nie príliš veľa, aby náklady na tieto zásoby finančne ochromili vašu malú firmu.
Takže tam je číslo, ktoré chcete trafiť. Úlohou vášho optimalizovaného dodávateľského reťazca je nájsť toto číslo pomocou údajov, ktoré sú nepresné a niekedy úplne nepresné. Predstavte si svojich lídrov dodávateľského reťazca ako Indiana Jonesa a váš inventárny cieľ ako Stratenú archu. Vaši vedúci dodávateľského reťazca sa snažia nájsť stratenú archu a všetko, čo vedia, je, že by mohla byť niekde v Afrike. Existuje niekoľko ovládačov, ktoré vám môžu pomôcť dostať sa tam.
Riadenie dopytu zákazníkov
Zákazníci vám zvyčajne poskytnú predstavu o tom, čo chcú, pomocou jedného z dvoch nástrojov: objednávok a prognóz.
Dobrou správou o objednávkach je, že prichádzajú s určitým finančným záväzkom vášho zákazníka voči vám. Zlou správou je, že Niektorým zákazníkom môže byť jedno, že majú voči vám finančný záväzok a budú sa snažiť zrušiť alebo zmeniť objednávky. A to preto, že váš zákazník, rovnako ako vy, má nejakého odborníka na dodávateľský reťazec, ktorý sa snaží prísť na to, ako optimalizovať zásoby. A niekedy to znamená zmenu objednávok, ktoré ste už zadali, čo môže znamenať:
- Zvýšenie objednávky
- Zníženie objednávky
- Stiahnutie objednávky (t. j. urýchlenie)
- Oneskorenie objednávky
- Zrušenie objednávky
A tak riadenie dopytu zákazníkov nie je také jednoduché, ako prijímať objednávky zákazníkov a plniť ich.
Prognózy sú ešte podozrivejšie ako objednávky. Prognózy zvyčajne nemajú žiadnu finančnú povinnosť. Váš zákazník vám napríklad môže povedať: „Predpokladám, že budúci rok si objednám 100 000 kusov vášho produktu.“ A potom by mohli objednajte si od vás nula jednotiek vášho produktu a nemali by ste žiadne možnosti, ak by ste minuli veľa peňazí na výrobu 100 000 jednotiek, ktoré by ste predali ich.
Tu je ďalšia vec, ktorú musíte pochopiť o prognózach; vždy sa mýlia. Buď sa znížia o jeden alebo o desať alebo o milión – ale budú sa mýliť. Nie je veľmi múdre robiť akýkoľvek druh plánovania pomocou predpovedí vašich zákazníkov.
Paušálne objednávky
Plošné objednávky sú spôsob, ako vám zákazník oznámi, že majú dostatočne vysoký stupeň dôveru vo svoje vlastné interné predpovede, že sú pripravení zarobiť dlhodobé financie záväzok voči vám.
Namiesto vyššie uvedenej prognózy 100 000 jednotiek povedzme, že váš zákazník zadal paušálnu objednávku 100 000 jednotiek a v rámci tejto paušálnej nákupnej objednávky uviedla, že každý mesiac kúpi 10 000 jednotiek za desať mesiacov. To vám dáva finančnú páku, ktorú potrebujete na začatie budovania zásob 100 000 jednotiek namiesto 10 000 jednotiek naraz.
Vybudovaním 100 000 jednotiek môžete optimalizovať výrobné plány a nákupy surovín a pomôcť znížiť jednotkové náklady. Ale míňate peniaze aj na vybudovanie vyšších objemov zásob a žiadna paušálna objednávka nie je nepriestrelná.
Riadenie zákazníckeho dopytu
Trik na riadenie dopytu zákazníkov spočíva v použití toho, čo viete, aby ste poznali dopyt svojich zákazníkov lepšie ako oni. Váš zákazník vám môže poskytnúť predpovede alebo nákupné objednávky alebo dokonca paušálne nákupné objednávky, ale mali by ste ich používať len ako dátové body na vytvorenie rozsiahleho plánovania dopytu.
Kombináciou údajov, ktoré získate od svojich zákazníkov, môžete využiť aj ďalšie faktory, ktoré vám pomôžu pri plánovaní dopytu:
- Historické skutočné zásielky: Aká je objednávka vášho zákazníka v porovnaní s históriou prognóz?
- Sezónnosť: (plánuje váš zákazník na dovolenkový zhon?
- Konkurenčná krajina: Spustili konkurenti vašich zákazníkov podobné produkty, ktoré ovplyvnia skutočný dopyt vášho zákazníka?
- Marketing/Propagácia predaja: Blížia sa nejaké zľavy alebo „kúp, získaj“, ktoré zvýšia dopyt?
Ak dokážete riadiť dopyt svojich zákazníkov, pomôže to vašej malej firme pri zisťovaní, koľko presne zásob má držať.
Interný dodacia lehota
Ak zásielka prišla od vášho dodávateľa dnes ráno o 8:00, ako dlho vám bude trvať, kým zmeníte produkty na položku, ktorú možno odoslať a potom ju dostanete von?
Povedzme, že na túto otázku nepoznáte odpoveď. To by znamenalo, že neviete, aké sú vaše interné dodacie lehoty. Ovplyvňuje to niekoľko faktorov vrátane:
- Čas príjmu.
- Odložte čas.
- Čas kontroly.
- Časy výrobného cyklu (ak existujú).
- Čas spracovania zásielky.
To všetko vám môže trvať hodinu – ak všetko, čo robíte, je otváranie škatule od UPS, uistenie sa, že je to to, čo ste si objednali, a vloženie do obálka pre vašich zákazníkov – alebo vám to môže trvať týždne (ak máte podrobné kontroly produktov a výrobu s pridanou hodnotou, ktorú urobiť).
Každý extrém je v poriadku – pokiaľ viete, čo to je, a podľa toho plánujete svoj inventár. Ak je váš interný dodací čas na spracovanie 100 kusov týždeň a váš zákazník si objedná 100 kusov vášho produktu dvakrát týždenne, musíte mať po ruke dostatok inventára na pokrytie týždenného dopytu zákazníkov (t. j. 200 kusy).
Dodacia lehota dodávateľa
Keď si objednáte produkt od svojho dodávateľa, ako dlho trvá, kým sa tento produkt dostane do vášho doku (alebo do poštovej schránky pri dverách alebo mimo sídla podniku alebo kamkoľvek, kam váš malý podnik dostáva zásielky)? Sú dva spôsoby, ako to zistiť:
- Opýtajte sa svojho dodávateľa.
- Sledujte výkon svojho dodávateľa.
Ak vám váš dodávateľ povie, že vám môže dodať do štyroch týždňov, ale vy ste sledovali jeho výkonnosť a výrobu problémy, meškanie zásielky, zablokovanie na colnici a iné nevysvetliteľné zdržania, naozaj ste dostali ich dodávky za osem týždňov, hádajte čo? Doručujú vám ich do ôsmich týždňov.
Ak si teda vaši zákazníci od vás objednajú 200 kusov každý týždeň a vaši dodávatelia vám ich doručia do ôsmich týždňov, budete musieť od svojich dodávateľov objednať 8 x 200 kusov. Možno môžete zadať plošnú objednávku svojim dodávateľom a nechať ich doručiť týždenne.
A ak, ako vo vyššie uvedenom príklade, váš interný dodací čas je týždeň, musíte ho pridať k tomu, čo máte vo svojom dodávateľskom reťazci. To je 1 800 kusov zásob vo vašom dodávateľskom reťazci v akomkoľvek danom čase, aby ste uspokojili dopyt vašich zákazníkov.
Náklady na tovar a prepravné náklady
Koľko stojí tvoj náklady na zásoby? A koľko si môžete dovoliť kúpiť a držať? Vo vyššie uvedenom príklade by ste mohli byť v pokušení objednať si od dodávateľa viac ako len týchto 1 800 kusov. Ak dôjde k omeškaniam dodávateľov alebo prudkým nárastom dopytu zákazníkov, pred ktorými sa chcete chrániť? Mať po ruke ďalší inventár je jedným zo spôsobov, ako zabezpečiť, aby ste ich mali dostatok, pokiaľ si to nemôžete dovoliť.
Vaše náklady na tovar (t. j. koľko vás skutočne stojí produkt, ktorý predávate) sú len jedným meradlom toho, čo budete musieť zaplatiť. Je potrebné zvážiť aj náklady na znášanie zásob – napríklad skladové priestory a poistenie. Možno budete chcieť preniesť viac, ale chcete sa uistiť, že náklady na váš inventár nebudú také vysoké, aby prevýšili výnosy, ktoré z týchto predajov prinášate.
Aké je správne inventárne číslo?
Keď držíte správne množstvo zásob, môžete svojim zákazníkom dodávať to, čo chcú a kedy to chcú – a minúť na to čo najmenej peňazí. Doručujete načas? Dostávajú vaši zákazníci to, čo chcú? Sú vaše financie malého podniku zdravé? Áno? skvelé? nie? Potom nedržíte správne množstvo zásob.
