Rozpočtová medzera nastáva v spoločnosti, keď jedna alebo viac osôb s rozpočtovou zodpovednosťou vytvorí rozpočet, ktorý nadhodnotí výdavky a/alebo podhodnotí plánované príjmy alebo výnosy.
Prečo dochádza k nedostatku rozpočtu
Niektoré prípady nedostatku rozpočtu sú zámerné, iné nie a mnohé ďalšie sú niekde medzi tým. Niektoré príklady objasňujú rozdiely:
Úmyselný nedostatok rozpočtu
Zámerná rozpočtová medzera môže nastať, pretože manažér sa cíti pod pištoľou, aby si „vyrobil čísla“, často v reakcii na skoršie štvrťroky, kde príjmy klesli pod projekcie a čo je dôležité, nesplnili očakávania vlastníkov resp akcionárov.
Jednoduchý, ak neetický spôsob riešenia problému je pre manažéra jednoducho navrhnúť rozpočet ktorý nadhodnocuje výdavky za časové obdobie alebo zámerne skrýva pravdepodobné zdroje príjmov. Keďže rozpočet bol falošný, manažér teraz nebude mať problém ho prekročiť. Vo veľkom meradle je toho príkladom zverejnenie štvrťročných prognóz tržieb analytikom, o ktorých interní audítori spoločnosti vedia, že spoločnosť už mohla presiahnuť.
Základom je rovnaký motív: umožniť ďalšej správe spoločnosti ukázať, že výnosy „prekonali očakávania“. Ako Vedenie spoločnosti možno dúfalo, že táto vymyslená „dobrá správa“ niekedy vyústi do krátkeho, neopodstatneného nárastu akcií cena.
Neúmyselný nedostatok rozpočtu
Neúmyselné uvoľnenie rozpočtu môže niekedy vyplývať z nedostatočných vnútorných kontrol. Ak nie sú k dispozícii dostatočné údaje na vytvorenie vhodných prognóz nákladov a predaja na základe údajov, manažéri môžu vytvoriť nerealistický prevádzkový rozpočet založený na čestných očakávaniach. ktoré sú sotva viac ako „najlepšie odhady“ alebo sú nedokonale založené na rozpočtoch za posledný štvrťrok, ktoré z rôznych dôvodov neodrážajú príjmy a náklady na príchod štvrtí.
To sa môže stať napríklad vtedy, ak interné kontroly spoločnosti neodrážajú zrýchlenie predaja nového produktu. Ak namiesto zaznamenania zrýchlenia predaja nového produktu počas predchádzajúceho štvrťroka a zohľadnenia jeho pokračujúcej dynamiky predaja, manažér jednoducho zaznamená celkový predaj za štvrťrok, potom použije rovnaké číslo na nadchádzajúci štvrťrok, výsledkom bude neúmyselné podhodnotenie predaja a zisky.
Slabý rozpočet To je čiastočne úmyselné a čiastočne neúmyselné
Tento druh nedostatku rozpočtu má dve bežné príčiny: neistotu výhľadu v novom prostredí predaja alebo nákladov a decentralizované rozpočtové postupy. Ak je napr predstavenie nového produktu na rozdiel od iných produktov, ktoré sú teraz na trhu, kto môže povedať, aký bude predaj? Aj keď spoločnosť primerane preskúmala trh, určitá neistota môže zostať.
Prirodzenou ľudskou tendenciou, keď nastane takáto situácia, je „hrať na istotu“ a predpokladať, že prognóza predaja nebude pravdepodobne trápne optimistická. Toto nie je úplne úmyselné podceňovanie, ani to nie je úplne nevinná chyba. Ďalšia bežná situácia, ktorá zahŕňa kombináciu zámernosti a omylnosti, vychádza z rozpočtového procesu, ktorý sa nadmerne spolieha na decentralizované vstupy údajov.
Mať každé oddelenie zodpovedné za svoj vlastný príspevok do rozpočtu môže byť dobré v tom zmysle, že manažéri zapojení do každého oddelenia zakladajú svoje rozpočtové prognózy na poznatkoch z prvej ruky, ale kvalita týchto prognóz sa môže v jednotlivých oddeleniach radikálne líšiť oddelenie. Najlepším liekom na tento problém je lepší dohľad nad rozpočtom pre jednotlivé rezorty a väčší dôraz na rozpočtové riadenie zhora nadol.
