Obchodná vývozná faktúra obsahuje veľké množstvo informácií a funguje ako doklad o predaji medzi kupujúcim a predávajúcim. Popisuje, čo exportujete, odkazuje na dôležité čísla transakcií a slúži aj ako prostriedok na zaplatenie. Budete odmenení za to, že venujete pozornosť detailom pri práci s vašimi komerčnými exportnými faktúrami.
Príprava formulára
Vaša faktúra musí byť pripravená presne tak, ako ste sa vy a váš zákazník dohodli proforma faktúravrátane toho, či by ste mali pripraviť obchodnú faktúru Firemný hlavičkový papier alebo nie. Musíte byť dôslední.
Ak sa obaja neskôr dohodnete na zmene podmienok predaja, zaznamenajte túto zmenu na faktúre. Nie je nezvyčajné, že spoločnosť pripraví obchodnú vývoznú faktúru v angličtine aj v jazyku cieľovej krajiny. Poraďte sa s dovozcom a vašou prepravnou spoločnosťou a zhodnoťte, či to musíte urobiť alebo nie.
Kvôli prehľadnosti a ochrane vlastných záujmov vždy uveďte na faktúre každú z nasledujúcich informácií, a to aj v prípade, že tieto údaje nikto nevyžaduje:
Položky kľúčových informácií obchodnej exportnej faktúry
- Referenčné číslo proforma faktúry
- Číslo objednávky zákazníka.
- Dátum, kedy bola faktúra vyplnená.
- Adresa odosielateľa a/alebo predávajúceho, ako aj adresa kupujúceho.
- Spôsob platby: identifikujte a uveďte všetky príslušné referenčné čísla.
- Dodacie podmienky z vašej cenovej ponuky (napríklad CNF Tokyo, FAS Seattle, FOB New York).
- Mena, v ktorej sa transakcia uskutoční (americké doláre, japonský jen, francúzsky frank atď.).
- Číslo nákladného listu.
- Cena a množstvo zásielky.
- Počet balení, značky, hmotnosť a miery.
- Číslo kontajnera, ak sa odosiela kontajnerom.
- Prístavy výstupu a vstupu.
- Označenie krajiny pôvodu a harmonizovaný colný kód (na zabezpečenie presného výpočtu cla).
- Námorné alebo letecké tranzitné pokyny: názov plavidla alebo lietadla, číslo cestovného alebo leteckého nákladného listu, dátum odletu a dátum príletu do cieľa.
Ak urobíte všetko vyššie uvedené a dôkladne sa poraďte s vašou prepravnou spoločnosťou, uľahčí to pohyb tovaru a colné odbavenie. Niektoré krajiny vyžadujú podpis na obchodnej vývoznej faktúre. Pre istotu ho pridajte spolu so svojím menom a titulom vytlačeným čitateľne pod ním.
Prečo používať tieto faktúry?
V nasledujúcom texte sú uvedené rôzne spôsoby, akými sa používa vývozná obchodná faktúra, ale majte na pamäti, vývozná obchodná faktúra je len počiatočným alebo iniciačným dokumentom, ktorý je základom zvyšku vývozu transakcia:
- Exportéri ho môžu použiť na podporu úverov, poistných udalostí a grantových programov.
- Kupujúci a predávajúci ho používajú ako základné vyhlásenie na opis tovaru, ktorý sa kupuje a predáva.
- Kupujúci (dovozca) ho používa na uvoľnenie finančných prostriedkov prostredníctvom svojej banky predávajúcemu.
- Ak je na zásielke poistná udalosť, ak bola poistená, slúži ako dôležitý doklad faktúra.
- Dovozca alebo úradujúci colný maklér v krajine určenia si to vyžiada pred preclením tovaru.
- Banka pre kupujúceho preskúma vývoznú obchodnú faktúru pred uvoľnením finančných prostriedkov v rámci akreditívu alebo dokumentárneho inkasa.
- Môžete ho použiť spolu s inšpekčný certifikát poskytnutie dôkazu o tom, že to, čo posielate, je v skutočnosti to, čo si zákazník objednal, a je tiež kvalitné.
- Vláda môže použiť obchodnú faktúru na určenie skutočnej hodnoty tovaru pri vymeriavaní cla.
- Colné orgány ho môžu použiť na vymeranie cla, na účely kontroly a na vedenie štatistík.
- Banka môže požiadať na účely dojednania akreditívu o legalizáciu obchodnej faktúry konzulátom krajiny kupujúceho. V tomto prípade musí byť kupujúcemu zaslaný požadovaný overený dokument predložený dodávateľom po prijatí dokumentov.
Obchodnú faktúru používajú colné orgány na celom svete na účely kontroly, odhadovania ciel a na vedenie štatistiky medzinárodného obchodu. Ak colné orgány požadujú, aby na obchodnej faktúre boli uvedené špecifické informácie dovážajúcej krajine, dovozca by vás o tom mal informovať a pokiaľ možno v dostatočnom predstihu pred vývozom zľava.
Najdôležitejšie je, že informácie na obchodnej faktúre musia presne zodpovedať všetkým údajom uvedeným v akejkoľvek forme a inkasný dokument, ako je akreditív alebo pohľadávka, v opačnom prípade môžete naraziť na problémy pri pokuse o zaplatenie tovar.
