Predtým, ako dokončíte prijímanie nových zamestnancov, musíte im dať vyplniť zoznam nových pracovných dokumentov. Jedným z dokumentov v tomto zozname je formulár I-9 – Overenie oprávnenosti na zamestnanie. Na vyplnenie formulára vám zamestnanec musí ukázať dokumenty potvrdzujúce, že je oprávnený pracovať v USA.
Zistite, ako funguje formulár I-9, vrátane toho, ako môžete vy a vaši noví zamestnanci vyplniť tento dôležitý formulár.
Kľúčové informácie
- Formulár I-9 musíte vyplniť pri každom novom prenájme vo vašej malej firme, aby ste si overili oprávnenosť osoby pracovať v USA.
- Zamestnanec musí predložiť doklady preukazujúce totožnosť a pracovnú spôsobilosť a zamestnávateľ ich musí skontrolovať a overiť.
- Formulár I-9 nemusíte odosielať colnému a imigračnému úradu USA, mali by ste si však ponechať podpísané kópie pre prípad auditu alebo vyšetrovania.
Čo je formulár I-9?
Formulár I-9, alebo formulár na overenie oprávnenosti zamestnania, vyžaduje Colná a imigračná služba USA (USCIS) na poskytnutie dokumentácie, že novoprijatý zamestnanec je oprávnený pracovať v USA Nový zamestnanec musí vyplniť tento formulár a poskytnúť príslušnú dokumentáciu o (a) totožnosti a (b) oprávnenosti zamestnania a zamestnávateľ musí skontrolovať a overiť Dokumenty.
Formulár I-9 sa pravidelne aktualizuje. Ak chcete mať istotu, že máte najnovší formulár, pozrite sa na dátum vypršania platnosti v pravom hornom rohu. Ak chcete získať ďalšie informácie o dátumoch revízie formulára I-9, môžete sa zaregistrovať dostávať aktualizácie e-mailom z USCIS.
Kto potrebuje vyplniť formulár I-9?
Formulár I-9 musí vyplniť každý nový zamestnanec a jeho zamestnávateľ v čase prijatia do zamestnania – to znamená pred alebo v prvý deň zamestnania. Nemôžete však od niekoho vyžadovať, aby vyplnil formulár predtým, ako prijme prácu vo vašej spoločnosti.
Na overenie pracovnej spôsobilosti nezávislých dodávateľov (nezamestnanci, príležitostní pracovníci v domácnosti alebo zamestnanci nepracujúci v USA) nemusíte používať I-9. Samostatne zárobkovo činné osoby nemusia tento formulár vypĺňať, pretože nie sú zamestnancami. Jedna výnimka: Majitelia korporácií niekedy pracujú ako zamestnanci. V tomto prípade vyplňte formulár I-9 a zaevidujte ho pre každého vlastníka/zamestnanca.
Máte právo neprijať uchádzača alebo dať výpoveď zamestnancovi, ktorý nepredloží požadované dokumenty na overenie zamestnania alebo o ktorých viete, že nemajú oprávnenie pracovať v Spojených štátoch štátov.
Ako vyplniť formulár I-9
Vyplnenie formulára I-9 je dvojkrokový proces. Po prvé, zamestnanec vyplní svoju časť s osobnými údajmi a informáciami o ich oprávnenosti pracovať v spoločnosti U.S. Potom zamestnanec predloží dokumenty podporujúce svoje vyhlásenia a zamestnávateľ tieto dokumenty skontroluje a overí ich.
Zamestnanec musí predložiť doklady preukazujúce totožnosť a pracovnú spôsobilosť. Môžu to urobiť jedným z dvoch spôsobov:
- Predloženie jedného zoznamu Dokument (ako cestovný pas) preukazujúci totožnosť aj pracovnú spôsobilosť
- Predloženie dokladu zoznamu B preukazujúceho totožnosť a dokladu typu C preukazujúceho pracovnú spôsobilosť.
Zoznamy dokumentov nájdete online na I-9 Central (so vzormi každého typu dokumentu) alebo v Pokyny pre formulár I-9. Viac informácií nájdete na Príručka USCIS pre zamestnávateľov.
Sekcia 1
Zamestnanec vyplní túto časť formulára uvedením svojho mena a ďalších osobných údajov. Musia tiež potvrdiť svoj pracovný stav s príslušnými číslami dokladov:
- Občan U.S.
- Štátny príslušník bez štátneho občianstva
- Zákonný trvalý pobyt
- Cudzinec oprávnený pracovať do dátumu vypršania platnosti
Ak niekto prekladá pre zamestnanca, musí uviesť informácie o prekladateľovi.
Sekcia 2
V tejto časti zamestnávateľ uvádza informácie o dokumente alebo dokumentoch, ktoré im zamestnanec poskytne. Zadajte jeden dokument zo zoznamu A alebo jeden dokument z každého zo zoznamu B a zoznamu C:
- Názov dokumentu
- Vydávajúci orgán
- Číslo dokumentu
- Dátum vypršania platnosti (alebo „N/A“, ak žiadny)
Musíte tiež uviesť dátum prvého nástupu zamestnanca do zamestnania a uviesť informácie o podpisovateľovi formulára a zamestnávateľovi alebo splnomocnenom zástupcovi.
Musíte si pozrieť dokumenty poskytnuté každým zamestnancom a ak sa zdajú byť pravé, musíte ich akceptovať. Nemôžete akceptovať kópie, s výnimkou rodných listov. USCIS nebude overovať konkrétne dokumenty, pokiaľ nie sú predložené prostredníctvom systému E-Verify.
Časť 3
Táto sekcia slúži na opätovné overenie a opätovné najatie. Túto časť formulára môžete použiť na opätovné overenie zamestnanca pre doklad, ktorému uplynula platnosť.
Kde podávate formulár I-9?
Nemusíte posielať kópiu každého formulára I-9 na USCIS. Uistite sa, že máte vyplnený formulár (zamestnávateľ a zamestnanecké sekcie) pre každého zamestnanca a uschovajte si formuláre, kde si ich môžete v prípade auditu resp inšpekcia.
Často kladené otázky (FAQ)
Na čo sa používa formulár I-9?
Colný a imigračný úrad USA (USCIS) vyžaduje od zamestnávateľov, aby používali formulár I-9 na overenie totožnosti nových zamestnancov a oprávnenosti zamestnanca pracovať v Zamestnanci v USA musia zamestnávateľovi predložiť dokumenty, ktoré preukazujú totožnosť aj spôsobilosť, a zamestnávateľ musí tieto dokumenty skontrolovať a overiť tak, že si zaznamená dokument titulov.
Zamestnávateľ aj zamestnanec potvrdzujú dokumenty, pričom v prípade, že sa dopustia krivej výpovede uvedením nepravdivých údajov, hrozia sankcie. Zamestnávateľ nemôže prijať alebo musí prepustiť nového zamestnanca alebo zamestnanca, ktorý nemá príslušnú dokumentáciu alebo o ktorom je známe, že nemá oprávnenie pracovať v USA.
Existuje elektronická verzia formulára I-9?
Formulár I-9 je k dispozícii vo vyplniteľnej verzii PDF, ktorú môžete použiť na vyplnenie informácií do prázdnych miest a uloženie do počítača. Môžete si ho stiahnuť aj do mobilného zariadenia. Verzia na stiahnutie nemôže byť elektronicky podpísaná, takže aj keď zadáte informácie na PDF formulár, musíte si ho vytlačiť, aby ho podpísal zástupca vašej spoločnosti aj nový zamestnanca.
Môžete tiež získať španielsku verziu formulára I-9, ale môže byť použitá iba v Portoriku. Anglická verzia formulára musí byť použitá vo všetkých ostatných štátoch a územiach USA.
Aký je trest za nevyplnenie formulára I-9?
Zamestnávatelia môžu byť potrestaní za krivú prísahu (nepravdivé vyhlásenia) za vedomé najatie neoprávneného zamestnanca. je tiež zakázané zamestnávať kohokoľvek vrátane občanov USA bez overenia ich totožnosti a oprávnenia na zamestnanie vo formulári I-9.
Zamestnávatelia môžu dostať pokutu, ak formulár nie je správne vyplnený, a jednotlivci môžu byť stíhaní za vedomé a úmyselné uvedenie nepravdivých informácií. Pokuty a pokuty za tieto porušenia môžu byť uložené každému jednotlivcovi (zamestnancovi), ktorý bol neoprávnený alebo neoverený. Musíte uložiť všetky formuláre I-9 a mať ich k dispozícii, ak USCIS kontroluje vašu firmu.
