Každý deň sa na vás valí viac a viac informácií. Nová pošta, správy z rôznych výborov, faktúry, návrhy a ďalšie sa dostanú na váš stôl niekoľkokrát denne. Ste príliš zaneprázdnení na to, aby ste to hneď riešili, takže sa to len začína hromadiť. Vaša pracovná plocha začína vyzerať ako vojnová zóna.
Problém tu nie je v tom, že váš stôl je chaotický; problém je v tom, že dôležité veci sa stratia. Buď je pochovaná prichádzajúcim novým materiálom, alebo je v novom materiáli, ale nie je povšimnutá. V dôsledku toho trávite príliš veľa času vecami, ktoré sú jednoducho naliehavé, a nie tými, ktoré sú dôležité.
Keď chce vaša šéfka vedieť, ako skoro môže mať túto správu pre viceprezidenta, nechcete jej povedať, že ste si nevšimli správu, ktorú vám poslala so žiadosťou o správu. Ani váš šéf nebude nadšený, keď bude počuť, že návrh nového produktového radu je oneskorený, pretože ste ho odložili bokom, zakrylo sa to a zabudli ste naň.
Niektorí ľudia vám povedia, že najlepší spôsob, ako vyriešiť tento problém, je čistý stôl. Iní hovoria, že neporiadok je v poriadku. kto má pravdu?
Zaprataný stôl, zaprataná myseľ
Nie je to tak dávno, čo bol populárny výraz „zaprataný stôl je znakom preplnenej mysle“. Ten výraz dala vzniknúť celému odvetviu určenému na pomoc obchodným manažérom pri čistení ich desktopov ako prejav ich myslenia ostrosť.
Nepochybne ste videli filmy, kde šéf sedí vo svojej kancelárii na vrchole mrakodrapu v centre mesta. Sedí za skleneným stolom bez zásuviek. Jedinými ozdobami sú pôsobivé perá na podpisovanie dôležitých dokumentov a telefón alebo interkom, aby mohol rozkazovať.
Na druhej strane...
Mnoho ľudí nevidí nič zlé na hromadách papiera pokrývajúcich pracovnú plochu, dokonca aj na rozsypaní sedadiel stoličiek a podlahy kancelárie. Citujú príslovia ako „zaprataný stôl je znakom génia“ a „neporiadny stôl je len znakom neusporiadaného stola“.
Všetci poznáme niekoho, kto má takýto stôl. Nevidíte, ako môžu vôbec povedať, či je pracovná plocha kovová alebo drevená. Keď ich však o niečo požiadate, idú rovno na kôpku, prelistujú 2 alebo 3 listy a vytiahnu to, o čo ste žiadali.
Čo funguje pre vás
Obe strany majú pravdu. Otázkou nie je, čo je správne. Otázkou je, čo vás urobí efektívnejšími. Existuje niekoľko základných pokynov, ktoré sa vzťahujú na oba prístupy, ale kľúčom je pracovať spôsobom, ktorý vám umožní byť najefektívnejší. Takmer každý sa potrebuje zbaviť nejakého neporiadku na svojom stole, no mať na stole naraz len jednu vec nebude pre mnohých z nás fungovať.
Mnoho ľudí pracuje na viacerých projektoch súčasne (alebo takmer v rovnakom čase). Kreatívne typy cítia potrebu mať okolo seba inšpiráciu. Jednotlivci orientovaní na detaily potrebujú množstvo referenčného materiálu na dosah ruky. Niektorí ľudia majú pocit, že kvôli hromadám práce vyzerajú zaneprázdnení, a tak ich udržiavajú bezpečnejšie v čase prepúšťania. Iní majú pocit, že čistý stôl ukazuje, akí sú efektívni pri vykonávaní práce. Dôležité je robiť to, čo vám vyhovuje.
Ako skrotiť monštrum
Či už sa chystáte na sterilnú sklenenú pracovnú plochu, alebo jednoducho chcete vniesť trochu viac poriadku do chaosu na vašej pracovnej ploche, existuje niekoľko základných pravidiel:
- Naozaj chcete zlepšiť: Neodporúčame prísny prístup, ktorý niektorí robia. Žiaľ, ponecháva to výhovorky, aby ste boli na seba príliš ľahostajní. Tento pokus o to, aby bol váš stôl menej preplnený a efektívnejší, závisí od toho, či vynaložíte vážne úsilie.
- Ponechať, hodiť alebo presunúť: Nájdite tri kontajnery. Označte najmenší "ponechať". Označte najväčší "hod". Nechajte ďalší kontajner označený ako „presunúť“. Skutočne dôležité veci sa dostanú do vášho skladovacieho kontajnera, aby sa neskôr roztriedili. Čokoľvek, čo si chcete vziať domov alebo darovať, ide do kontajnera „pohyb“. Všetko ostatné ide do vhadzovacej nádoby.
- Začnite od najstarších: Pri pohľade na ne zistíte, ktorá kopa je najstaršia. Zvyčajne je to najďalej od vašej stoličky. Najjednoduchšie bude predmety z tejto hromady vyhodiť.
- Hodnotiť každý kus len raz: Pozrite sa na každú položku v kôpke. Rozhodnite sa, do ktorého kontajnera pôjde. Nemôžete to položiť späť na stôl na neskôr, musíte sa rozhodnúť teraz. Všetko vložte do jednej z troch nádob. Iná možnosť nie je.
- Opýtajte sa sami seba: Prvá otázka je "mám to niekde inde, alebo to môžem od niekoho dostať?" Ak máte kópiu v e-maile, alebo v správe, alebo na stole osoby, ktorá vypracovala analýzu trhu a pod., nemusíte uchovávať ďalšie kopírovať. Hoď to. Potom sa opýtajte "prečo to potrebujem?" Ak je odpoveďou a) prijať opatrenia, b) niečo s tým urobiť keď od niekoho získam viac informácií, alebo c) sa na ne odvolám, ako robím inú prácu, uložiť ich do úschovne hromada. (Po tom, ako sa zbavíte neporiadku, pretriedite svoju kôpku podľa týchto troch kategórií, takže ich teraz pokojne oddeľte. Neskôr to ušetrí čas.) Ak bola vaša odpoveď čokoľvek iné, zahoďte túto položku.
- Buďte bezohľadní a odvážni: Keď postupujete cez každú hromadu, približujete sa k veciam, ktoré práve prišli, buďte nemilosrdní vo svojich rozhodnutiach. Neberte žiadnych väzňov. Ak to naozaj nepotrebujete, zahoďte to. A buďte odvážni. Nedrž sa na niečom len preto, že sa ťa raz na to môže niekto niečo opýtať. Nestavajte pevnosť z papiera, aby ste sa ochránili.
Spravovať problém
Vaša pracovná plocha nemusí byť sterilná a úplne bez papiera, aj keď môže byť, ak to pomôže. Vaším cieľom je usporiadať si pracovnú plochu tak, aby maximalizovala vašu efektivitu. Ak to znamená o niekoľko kôp na vašom stole viac ako človek vedľa, je to v poriadku – za predpokladu, že všetko, čo ste si nechali, vám pomôže dosiahnuť váš cieľ zvýšenej efektivity.
