Semináre: Čo sú to?

Seminár je komerčný program, kde sa účastníkom poskytujú informácie alebo školenia na konkrétnu tému. Seminár sa zvyčajne koná pre skupiny 10 až 50 jednotlivcov a často sa koná v priestoroch hotela, akademickej inštitúcie alebo v konferenčnej miestnosti v kancelárii. Niektoré bežné typy seminárov v biznise sa zameriavajú na osobný rozvoj alebo obchodné stratégie.

Čo sú to semináre?

Semináre, niekedy nazývané konferencie, sú podujatia sponzorované podnikmi alebo korporáciami so zámerom šíriť znalosti, nové techniky alebo nové postupy svojim zamestnancom.

Semináre by sa nemali zamieňať s workshopmi. Workshopy majú tendenciu byť viac praktické, zatiaľ čo semináre sú vo všeobecnosti zamerané skôr na učenie sa konkrétnej témy alebo súvisiacich podtém. Môžu zahŕňať hosťujúcich rečníkov, ktorí sú odborníkmi v príslušnej oblasti, aby boli prezentované informácie dôveryhodné.

Uvažujme napríklad technologickú korporáciu, ktorá sa chce uistiť, že jej programátori sú na úrovni nedávnych zmien v programovacom jazyku, ktorý používajú. Plánovači by našli odborníkov na jazyk, ktorí by mohli učiť zmeny, nájsť miesto konania a koordinovať dochádzku zamestnancov. Tiež by si s odborníkom overili, či nie je potrebné špeciálne vybavenie, materiály alebo čokoľvek iné potrebné na úspešný priebeh seminára.

Ako fungujú semináre?

Seminár možno iniciovať a naplánovať rôznymi spôsobmi. Všeobecne platí, že a korporácie identifikuje oblasť, v ktorej chce časť zamestnancov vzdelávať. Plánovači potom identifikujú dostupné miesta a odborníkov a potom vytvoria plán udalosti. Identifikujú metódy a požiadavky prezentácie, občerstvenie, toalety, odhadnú náklady a odstránia všetky situácie, ktoré by mohli narušiť priebeh seminára.

Ak plánujete udalosť, je dôležité, aby ste boli organizovaní a mali podrobný kontrolný zoznam, aby ste sa udržali v úlohe. Existuje množstvo položiek, ktoré by ste mali mať plánovanie seminárov kontrolný zoznam.

Potvrďte účel udalosti

Najprv musíte pochopiť, prečo sa podujatie koná. Môžete napríklad pracovať na seminári pre odborníkov, ktorí dúfajú, že zdokonalia svoje znalosti alebo budú mať aktuálne informácie o novom vývoji. Položte konkrétne otázky, aby ste zistili, čo potrebujú, aby ste im to mohli poskytnúť.

Pozrite si príručku špecifikácií Event Industry Council

The Events Industry Council (predtým APEX) vytvorila sériu nástrojov, ktoré ponúkajú vynikajúci zdroj osvedčených postupov, ktoré pomôžu plánovačovi udalostí alebo stretnutí sledovať podrobnosti.

Vytvorte profil udalosti

Keď má plánovač niektoré zo základných otázok o udalosti, je čas vytvoriť profil udalosti. Táto správa vo všeobecnosti obsahuje informácie o mieste, usporiadaní miest na sedenie, návštevnosti, nákladoch a akékoľvek ďalšie informácie o udalosti.

Zostaňte informovaní

Chcete sa uistiť, že seminár nebude súťažiť s podobnými podujatiami alebo pre rovnaké publikum. Ak napríklad pripravujete nové podujatie pre odvetvie, ktoré už má na jar významnú udalosť, vyhnite sa tomu, aby ste si na jar naplánovali aj tú svoju.

Vyžiadajte si návrhy miesta konania

Vyžiadajte si cenové ponuky z potenciálnych miest. V závislosti od veľkosti a rozsahu udalosti by sa tento krok mal uskutočniť v dostatočnom predstihu. Miesta pre veľké podujatia sa môžu rezervovať aj rok alebo viac vopred.

Načrtnite potreby seminára

Určite zdroje potrebné na dosiahnutie cieľov podujatia.

Rozpočet opatrne

Pri veľkej udalosti, akou je seminár, môžu narásť výdavky, preto si pripravte podrobný rozpočet.

Vyžiadajte si sponzorstvo

Jedným z najlepších spôsobov, ako pomôcť financovať seminár, je mať sponzorov. Firmy, ktoré posielajú účastníkov na semináre, sú často ochotné kúpiť aj sponzorské dary.

Potvrdiť a vypracovať agendu

The plánovač udalostí musí byť pripravený upraviť plán a úzko spolupracovať s miestom konania, aby všetko prebehlo hladko.

Potvrďte objednávku banketovej udalosti

Banketový poriadok je náčrt celého seminára, ktorý slúži ako sprievodca pre personál miesta konania. Keď plánovač pozná cieľový počet účastníkov a logistické požiadavky na seminár, mal by tento dokument predložiť vedeniu miesta konania, aby mohli začať s prípravami.

Vytvorte komunikáciu a materiál udalostí

Všetko od pozvánok na udalosti až po program rokovania je potrebné vytlačiť alebo navrhnúť na publikovanie a distribúciu online.

Dokončite logistiku s hostiteľom

Potvrďte prednášateľov udalosti, technologické požiadavky, počet účastníkov, úlohy a zodpovednosti hostiteľa a materiály pre udalosti prostredníctvom telefonátov alebo osobných stretnutí.

Nechajte dostatok času na nastavenie

Všetky materiály k udalostiam, letáky, nápisy, displeje, darčeky, registračné tabuľky, menovky a ďalšie musia byť pripravené na udalosť.

Využite technológiu

Od marketingu až po registrácie na podujatia, uľahčite potenciálnym účastníkom, aby sa dozvedeli o online registrácii na seminár. Využite nástroje sociálnych médií vytvorením jedinečného hashtagu, ktorý bude súčasťou príspevkov, a ponúknite ľuďom stimuly na zdieľanie alebo označovanie priateľov v príspevkoch.

Majte pohotovostné plány

Čím väčšia udalosť, tým viac možností, že sa niečo pokazí. Súčasťou plánovania udalosti je brainstorming o možných problémoch, ktoré by mohli nastať – od skorého príchodu hostí až po neukázanie odborníkov. Majte pripravené záložné plány. Dobré záložné plány môžu zmeniť potenciálnu katastrofu na udalosť, o ktorej si účastníci mysleli, že prebehla bezchybne.

Typy seminárov

Vo všeobecnosti možno naplánovať tri rôzne typy seminárov. Každý z týchto troch má rôzne cieľové skupiny a účely, ktoré si vyžadujú rôzne prístupy na miesta konania a náklady.

Osobný rozvoj

Semináre osobného rozvoja určené na školenie a obohatenie zamestnancov sa venujú všetkému od tvrdých zručností ako napr od technológie k mäkkým zručnostiam, ako je psychológia vodcovstva, a ako možno tieto zručnosti použiť v danej profesii.

Tieto semináre môžu mať formu retreatov alebo intenzívnych diskusií; môžu byť tiež použité na školenie manažmentu alebo nových zamestnancov v oblasti základných hodnôt alebo postupov spoločnosti. Napríklad spoločnosť, ktorá vyvinula novú stratégiu alebo prístup pre svojich predajcov, môže organizovať semináre na školenie predajcov o zmenách a o tom, ako ich najlepšie implementovať.

Podnikanie

Podnikateľské semináre oslovujú podnikateľov či živnostníkov. Zdieľajú úspešné príbehy a stratégie, ako aj informácie o marketingu, licencovaní a franchisingu alebo o iných záležitostiach. Príkladom jedného z týchto seminárov môže byť stretnutie zamerané na marketing prostredníctvom sociálnych médií. Účastníci by sa naučili osvedčené postupy propagácie ich podnikania prostredníctvom Facebooku, Twitteru, Instagramu a iných platforiem sociálnych médií.

Academia

Niekedy je povolaný plánovač udalostí, aby zorganizoval seminár v akademickom prostredí. Seminár, ktorý je menej formálny ako triedna prednáška, umožňuje malým skupinám stretnúť sa a diskutovať o akademických témach alebo povinnom čítaní, ako aj stanoviť ciele výskumu a pokračujúceho vyšetrovania.

Školská štvrť, ktorá prepracúva svoje učebné osnovy prírodovedných predmetov, by napríklad mohla usporiadať seminár pre svojich učiteľov prírodovedných predmetov, aby sa zaoberali novými štandardmi a postupmi.