Jednou z najčastejších výziev pre majiteľov malých podnikov je vyváženie potreby dosiahnuť veľa za to, čo sa nikdy nezdá byť dosť času. Sme často preplánovaná partia a väčšina z nás by mohla využiť nejaký čas navyše alebo aspoň produktívnejšia využitie času, ktorý máme.
Pokiaľ ide o time management, prísť na to, ako využiť čas produktívnejšie, je často problém. Dobrým začiatkom je správa e-mailov; toto je jedna oblasť, ktorá je na vrchole zoznamu zabíjačov času pre mnohých majiteľov malých podnikov.
Pretože e-mail je nepretržitá forma komunikácie a nemáme úplnú kontrolu nad prichádzajúcou poštou tok, musíme pracovať na zlepšení našej produktivity v tom, ako prijímame, organizujeme, odpovedáme a dokonca o tom premýšľame email. Tipy uvedené nižšie vám pomôžu vytvoriť systém na správu e-mailu spôsobom, ktorý podporuje produktivitu, namiesto toho, aby ste ho prejedli.
1. Vypnite e-mailové upozornenia
E-mail má tendenciu prichádzať kedykoľvek počas dňa a noci, takže je dôležité, aby ste mali kontrolu nad tým, ako tok prichádzajúcich správ zapadá do vášho dňa. Vypnite upozornenia na nové správy na počítači aj smartfóne, aby ste zabránili neustálemu rozptyľovaniu a narúšaniu vášho plánu, a skontrolujte si poštu, keď sa vám to hodí.
2. Rozhodnite sa, ako používať doručenú poštu
Pokiaľ ide o správu e-mailovej schránky, existuje veľa rôznych filozofií. Svoju doručenú poštu môžete použiť ako schránku, obmedziť ju iba na správy s vysokou prioritou alebo z nej vytvoriť pracovný zoznam úloh. Kľúčom je vybrať jeden účel pre svoju doručenú poštu a držať sa ho.
3. Vytvárajte e-mailové biele a čierne listiny
Väčšina e-mailových klientov a poskytovateľov e-mailových služieb umožňuje používateľom vytvárať zoznamy bezpečných adries, aby sa zabezpečilo, že tieto správy prejdú, a zároveň zablokujú alebo zablokujú adresy, ktoré považujete za spam. Nájdite si čas na častú aktualizáciu týchto zoznamov, aby boli vaše prichádzajúce e-maily čisté.
4. Nastavte časovač a dávkový proces
Niektorí majitelia malých podnikov ťažia z toho, že majú počas dňa dostatok času len na e-maily. Ak vám to vyhovuje, vyhraďte si počas dňa konkrétny čas na odpovedanie na správy, pohyb akčné položky do zoznamu úloh, vymažte nevyžiadanú poštu a získajte okamžitú predstavu o tom, čo si vyžaduje vašu pozornosť Ďalšie.
5. Použite pravidlá na automatizáciu procesu
Ak chcete proces správy e-mailov ešte viac zefektívniť, použite vo svojom e-mailovom klientovi pravidlá, ktoré triedia, označujú, presúvajú a organizujú vaše správy. Vytvorenie pravidiel, ktoré podporujú spôsob, akým používate e-maily, bude chvíľu trvať, ale po ich vytvorení môžete skrátiť značnú časť času spracovania e-mailov.
6. Získajte náskok od svojho smartfónu
Mnoho majiteľov malých firiem má smartfóny, aby mohli zostať v kontakte a mať prehľad o práci, aj keď sú mimo kancelárie. Ak často kontrolujete e-maily na svojom mobilnom zariadení, môžete ušetriť značné množstvo času čítaním a spracovaním správ, keď ste mobilný. Aj keď si zvyknete vymazávať nevyžiadanú poštu a správy, ktoré nepotrebujete ukladať, po návrate do kancelárie môžete využiť zjednodušenú schránku doručenej pošty.
7. Ak to nečítate, odhláste sa
E-mailové bulletiny a iné email marketing správy môžu byť skvelým spôsobom, ako zostať v kontakte s klientmi, kolegami, partnermi a inými podnikmi, ktoré vás zaujímajú, ale tieto správy sa môžu rýchlo nahromadiť. Ak ste si neprečítali konkrétny opakujúci sa mail v niekoľkých vydaniach, zastavte svoje predplatné. Obmedzenie e-mailových bulletinov a iných automatických správ iba na tie, ktoré pravidelne čítate, môže byť jednoduchým spôsobom, ako znížiť množstvo vo vašej doručenej pošte.
Keď budete mať svoj e-mail zarovnaný, zvážte vyskúšanie ďalších digitálnych nástrojov aby sa stal ešte efektívnejší.
