Nie je žiadnym tajomstvom, že hotelieri vždy hľadajú spôsoby, ako nájsť stretnutie a plánovačov podujatí ktorí si môžu vybrať hotely a iné miesta na stretnutia, incentívne výlety, konferencie a výstavy.
Mnohé hotely sa spoliehali na online hotelové stránky RFP (Request for Offers), ako napr Conventionplanit.com a sabrehotelrfp.com propagovať svoje možnosti schôdzových a konferenčných služieb. Vyvinuli tiež svoje vlastné online formuláre RFP.
Mnohí plánovači sa zdráhajú posielať svoje hotelové RFP cez vyhľadávače tretích strán a radšej posielajú svoje požiadavky na hotelové ponuky priamo do hotela a konferenčných centier.
Informácie v hotelovej RFP
Rada Convention Industry Council vytvorila užitočné nástroje na výmenu akceptovaných postupov na podujatiach (APEX), ktoré pomáhajú pri príprave RFP.
Základné prvky hotelovej RFP by mali zahŕňať:
- Základné kontaktné údaje žiadateľa (meno, titul, organizácia, adresa, telefón, email atď.)
- Dátumy udalostí (uveďte aspoň dve rôzne možnosti)
- Potrebné bloky izieb (dátumy a čísla hosťovských izieb)
- Požiadavky na zasadacie miestnosti (dátumy, veľkosti miestností, množstvá)
- Požiadavky na potraviny a nápoje
- Požiadavky na prístupnosť
- Požiadavky na odoslanie a príjem
- Ďalšie relevantné informácie
Využívanie nástrojov RFP
Okrem toho, Global Business Travel Association (GBTA) poskytuje svojim členom rozsiahly nástroj hotelového RFP, o ktorom môžu plánovači udalostí uvažovať. Medzi prvky hotelovej RFP GBTA patria:
- Prehľad o zariadení hotela
- Prehľadové informácie o žiadateľovi o ponuku RFP
- Podrobnosti zmluvy o hosťovskej izbe
- Veľkosť celkových konferenčných priestorov hotela
- Celkový počet zasadacích miestností
- Veľkosť najväčšej tanečnej sály alebo zasadacej miestnosti v hoteli
- Výška stropu pre najväčšiu tanečnú sálu alebo zasadaciu miestnosť
- Dostupnosť stálej zasadacej miestnosti
- Počet osôb v zasadacej miestnosti
- Dostupnosť vyhradených výstavných priestorov
- Veľkosť výstavnej plochy
- Vzdialenosť od areálu kongresového centra
- Názov kongresového centra
- Percento dane z potravín a nápojov
- Percento poplatku za banketovú službu
- Daňová politika týkajúca sa poplatkov za banketové služby
- Dostupnosť interných audiovizuálnych (A/V) služieb
- Politika zliav na interné A/V služby
- Možnosť použitia mimo A/V predajcov
- Počet zasadacích miestností s bezdrôtovým vysokorýchlostným internetom
- Počet zasadacích miestností s videokonferenciami
- Poplatok za používanie vlastných predajcov A/V
- Prijateľné spôsoby platby
- Dodržiavanie cien balíkov
Okrem toho je užitočné podeliť sa s personálom predaja hotela o typ udalosti, pretože to poskytuje prehľad o cieľoch stretnutia.
Dobrou správou o práci s hotelmi je, že väčšina z nich by mala mať s organizovaním podobných podujatí dosť skúseností spoločne a skvelý manažér predaja alebo cateringu bude môcť zdieľať ďalšie podrobnosti o spôsoboch, ako pomôcť splniť požiadavky Ciele.
