Zákon o zdravotnej starostlivosti z roku 2009, zákon o dostupnej starostlivosti (ACA), obsahuje niekoľko ustanovení týkajúcich sa oznamovania dávok zdravotnej starostlivosti zamestnávateľmi zamestnancom.
Niektoré z požiadaviek sú pre všetkých zamestnávateľov a niektoré dodatočné požiadavky sú pre väčších zamestnávateľov. IRS spravuje procesy a správy podľa tohto zákona.
Požiadavky zamestnávateľa na podávanie správ o zdravotných výhodách zamestnancov
Všetci zamestnávatelia musia zamestnancom nahlásiť náklady na zdravotné benefity poskytované zamestnávateľom na formulári W-2 a formuláre W-2 pre všetkých zamestnancov podať na Správe sociálneho zabezpečenia.
Okrem toho musia veľkí zamestnávatelia (podľa definície IRS) poskytnúť zamestnancom výročnú správu na formulári 1095-C a podať túto správu úradu IRS.
Požiadavky na podávanie správ pre všetkých zamestnávateľov
IRS vyžaduje, aby všetci zamestnávatelia hlásili náklady na zdravotnú starostlivosť zamestnancom v kóde DD o zamestnancovi formulár W-2, ročný výkaz miezd distribuovaný zamestnancom a podávaný na Správe sociálneho zabezpečenia rok.
Zadajte sumu tejto zdravotnej starostlivosti na formulári W-2 zamestnanca, konkrétne pomocou kódu DD, čo sú náklady na zdravotné poistenie sponzorované zamestnávateľom. Nahláste časť zaplatenú vašou spoločnosťou aj zamestnancom.
Pri nahlasovaní uveďte hodnotu akéhokoľvek lekárskeho, zubného a zrakového pokrytia, za ktoré môžete zaplatiť. Zahrňte časť nákladov zamestnávateľa aj zamestnanca; inými slovami, celkové náklady na plán, bez ohľadu na to, kto ho zaplatí.
Nemusíte vystavovať W-2, ak sú informácie o zdravotnej starostlivosti v kóde DD jedinou vecou, ktorú oznamujete, ako napríklad dôchodcovi.
Ak ste zabudli zahrnúť náklady na zdravotnú starostlivosť do zamestnaneckých W-2, budete musieť vyplniť formuláre W-2c, aby ste túto chybu opravili.
IRS má a užitočná tabuľka ktorý uvádza všetky typy zdravotného poistenia, ktoré musia byť zahrnuté do súčtu na formulári W-2.
Dane a zdravotné benefity
Predtým, ako vypočítate výhody zdravotnej starostlivosti pre zamestnancov a zadáte ich do kódu DD formulára W-2, musíte vedieť, čo je zdaniteľné pre zamestnancov.
Náklady, ktoré platia zamestnávatelia za zdravotné poistenie, nie sú zdaniteľné pre zamestnancov, a to ani v prípade federálnych daní z príjmu, ani daní FICA (Social Security and Medicare). Tieto dávky sa tiež nepovažujú za mzdu na účely dane v nezamestnanosti. (Na zamestnancov korporácie S sa vzťahujú špeciálne požiadavky.)
Nezabudnite dať zamestnancom vedieť, že suma v kóde DD nemá vplyv na ich dane. Správa slúži len na informačné účely, aby zamestnancom ukázala hodnotu ich benefitov zdravotnej starostlivosti.
Požiadavky na podávanie správ pre veľkých zamestnávateľov
Čo je veľký zamestnávateľ?
IRS nazýva veľkých zamestnávateľov Applicable Large Employers (ALE), čo znamená, že musia spĺňať špecifické požiadavky na vykazovanie ALE na účely zákona o dostupnej starostlivosti. Váš podnik môže byť jeden rok ALE a ďalší nie, pretože požiadavka sa určuje každý kalendárny rok v závislosti od priemerného počtu zamestnancov za predchádzajúci rok.
Ak má vaša firma 50 alebo viac zamestnancov na plný úväzok, považujete sa za „vhodného veľkého zamestnávateľa“ (ALE) na účely podávania správ a na účely Zdieľaná zodpovednosť zamestnávateľa.
Za zamestnancov na plný úväzok sa považujú tí, ktorí pracujú v priemere aspoň 30 hodín týždenne. Ak máte zamestnancov na čiastočný úväzok, skombinujete hodiny brigádnikov, aby ste získali to, čo sa nazýva ekvivalentný počet zamestnancov na plný úväzok.
Veľké zodpovednosti zamestnávateľa podľa ACA
Ak je vaša firma ALE, musíte urobiť jeden z nasledujúcich krokov.
- Ponúknite „cenovo dostupné“ pokrytie zdravotnej starostlivosti zamestnancom na plný úväzok. Toto pokrytie musí poskytovať „minimálnu hodnotu“.
- Uskutočnite platbu zdieľanej zodpovednosti zamestnávateľa (ESR) do IRS. Táto platba sa musí vykonať, ak aspoň jeden zamestnanec na plný úväzok dostane daňový bonus za nákup individuálneho krytia na burze zdravotnej starostlivosti.
Čo musia veľkí zamestnávatelia hlásiť zamestnancom
Tu sú podrobnosti o tom, čo musíte zamestnancom nahlásiť a kedy.
- Vyhlásenie zamestnancom o zdravotnom poistení ponúkanom zamestnancom. Toto vyhlásenie na IRS Formulár 1095-C, musia byť (a) poskytnuté každému zamestnancovi dňa a (b) nahlásené IRS.
- Ak si vaša firma poisťuje svoj plán zdravotnej starostlivosti sama, musíte úradu IRS poskytnúť vyhlásenie o tomto krytí. Na tento účel budete musieť použiť oddiel III formulára 1095-C.
Elektronické podávanie formulárov 1095-C
Ak podávate úradu IRS menej ako 250 formulárov 1095-C, nemusíte ich podávať elektronicky. Ak podávate viac ako 250 formulárov, musíte ich podať elektronicky.
IRS má špeciálny systém používateľského rozhrania pre Vrátenie informácií o zákone o dostupnej starostlivosti ktoré môžete použiť.
Termíny podávania správ pre 1095-C
Správy na formulári 1095-C sa majú podávať za predchádzajúci kalendárny rok. Formulár bolo napríklad potrebné podať na IRS do 28. februára 2019 za rok 2018. Uistite sa, že používate správny formulár pre rok, ktorý nahlasujete, nie rok, kedy formulár vypĺňate.
Hlásenie zamestnancom: Do 31. januára musíte dať každému zamestnancovi kópiu formulára 1095-C za predchádzajúci kalendárny rok.
Nahlásenie úradu IRS: Formulár IRS 1095-C musí byť podaný úradu IRS do 28. februára (31. marca, ak sa podáva elektronicky).
Podrobnosti formulára 1095-C
Formulár 1095-C vyžaduje nasledujúce informácie.
- Meno, adresa a daňové identifikačné číslo zamestnanca
- Meno zamestnávateľa, adresa, kontaktné informácie a EIN
- Zamestnanecké ponuky krytia, celkový rok a mesiac po mesiaci
- Požadovaný príspevok zamestnanca, celkový rok a mesiac po mesiaci
- Pre plány s vlastným poistením – krytí zamestnanci, identifikácia a mesiace krytia
The pokyny pre formulár 1095-C uveďte ďalšie podrobnosti o požiadavkách na tento formulár.
Či už ste a malý zamestnávateľ alebo a veľký biznis, venujte čas tomu, aby ste sa dozvedeli o zákone o dostupnej starostlivosti a o tom, ako ovplyvňuje vaše podnikanie.
Informácie o požiadavkách zamestnávateľa podľa zákona o dostupnej starostlivosti sú komplikované a stále sa menia a každá obchodná situácia je jedinečná. Pred implementáciou ktorejkoľvek z týchto požiadaviek na podávanie správ sa poraďte so svojimi daňovými, poisťovacími a právnymi poradcami.
