Od akej úrovne zamestnanca alebo manažéra ľudských zdrojov sa očakáva, že skontroluje a podpíše ponukový list pripravený personálnym asistentom? Koľko mesiacov by mal tento proces kontroly pokračovať, ak je personálna asistentka novým zamestnancom, pýta sa čitateľ? Čo ak je HR asistent skúsený zamestnanec?
Pri podpisovaní by to mal byť personálny asistent, ktorý pripraví ponukový list, alebo zamestnanec alebo manažér na vyššej úrovni, ktorý ponukový list posúdi (ak sa očakáva kontrola?)
Odpoveď HR na to, kto by mal skontrolovať a podpísať list s ponukou uchádzačovi o prácu
Odpovede na tieto dve otázky sú striktne stanoviská, keďže v odpovediach nie sú zahrnuté žiadne právne otázky. Kedysi pracovala ako dočasná HR riaditeľka pre malú výrobnú spoločnosť medzi bývalým personalistom odchode a nástupe nového riaditeľa, personalistka rozoslala ponukový list s nesprávnym platom ponúknuť.
Táto chyba bola okamžite rozpoznateľná, keď bol list vytiahnutý z hromady dokumentov čakajúcich na konečnú kontrolu. Plat ponúkaný kandidátovi bol na danú prácu príliš nízky.
Hovorte o bode okamžitého učenia.
V niektorých organizáciách HR manažér, riaditeľ alebo viceprezident – nikdy nie asistent HR – podpisuje listy s ponukou práce, ktoré prichádzajú kandidátom, čo je v súkromnom sektore zlá prax. Nie je to personalista, kto robí ponuku. Personalista konzultuje s náborovým manažérom, ktorý by mal urobiť konečné rozhodnutie o kandidátovi a podpísať list s ponukou práce.
Ponukový list je záväzok manažéra voči novému zamestnancovi. Predložením ponuky potvrdzuje svoj záväzok k úspechu nového zamestnanca. Privítanie nového zamestnanca je súčasťou celého procesu náboru, výberu a prijímania do zamestnania. Všetky sú súčasťou proces registrácie.
Pracovná ponuka je ďalšou súčasťou vítania nového zamestnanca vo vašej organizácii a vytvárania pocitu, že sa nový zamestnanec cíti žiadaný. Posiela silnejšiu správu, keď prichádza od nového šéfa potenciálneho zamestnanca. Má väčšiu váhu a je viac cenený, keď list s ponukou práce prichádza od manažéra nového človeka. Je to začiatok dlhodobého zväzku.
Výnimky z odporúčaných postupov pri kontrole a podpise pracovnej ponuky
Vo verejnom sektore, v spoločnostiach z rebríčka Fortune 500 a na pracoviskách zastúpených odbormi sa táto prax môže líšiť. Keď je organizácia veľká a zamestnanci sú rozptýlení na mnohých miestach, logisticky to pridáva čas a zmätok proces tvorby pracovných ponúk.
Väčšie organizácie majú ďalšiu výzvu týkajúcu sa konzistentnosti na viacerých miestach, takže systematizácia postupov zamestnávania spočíva v HR. Aby bol výber kandidátov právne obhájiteľný, náborové a náborové postupy si vyžadujú konzistentnosť na všetkých miestach.
Na pracovisku zastúpenom odbormi, najmä vo verejnom sektore, manažér nemusí mať posledné slovo v tom, kto získa prácu. Môže byť zmluvne určená faktormi, ako je počet odpracovaných rokov a vzdelanie. V týchto prípadoch má tiež zmysel, aby papierovanie pochádzalo od personálu HR. Sú zodpovední za to, aby sa ubezpečili, že pracovné podmienky a postupy sú v súlade so zmluvou.
V každom z týchto prípadov by mal HR požiadať svojho právneho zástupcu, aby skontroloval formát a proces ponukového listu, aby sa ubezpečil, že sú správne, zákonné a chránia zamestnávateľa. Ak sa však ponukový list nelíši od štandardného formátu, zvyčajne nie je potrebné požiadať advokáta o preskúmanie každého jednotlivého listu.
Mal by HR manažér alebo riaditeľ preskúmať všetky listy s ponukou práce?
akýkoľvek dokument od manažéra alebo HR lídra ktorý zaväzuje spoločnosť právne alebo finančne, musí preveriť HR manažér alebo riaditeľ alebo vyššie. Tu je dôvod.
- Ponukový list a mnoho ďalších dokumentov, ktoré posielajú personalisti, zaväzuje spoločnosť právne. Iste, keď sa nájde chyba 10 000 USD, môžete ponuku stiahnuť a vysvetliť, že išlo o preklep, ktorý urobil neskúsený zamestnanec. Prečo však otvárať spoločnosť situácii, v ktorej musí byť zmenená platová ponuka predĺžená? An nešťastný nový zamestnanec môže stále prijať prácualebo by ste mohli stratiť perfektne vhodného kandidáta, ktorý je vyfúknutý a zranený kvôli chybe. Okrem toho by to mohlo vašu firmu otvoriť pre potenciálne právne kroky.
- Uctiť si nesprávnu pracovnú ponuku pomocou rovnakého príkladu je rovnako neatraktívne. Predtým, ako spoločnosť rozšírila ponuku, niekto z HR preskúmal trh, zhodnotil, čo robia ostatní zamestnanci na podobných pozíciách, a uzavrel vhodnú pracovnú ponuku. Takže dôsledky budú ešte väčšie, ak sa ostatní zamestnanci dozvedia o rozdiele v platoch.
- Bez ohľadu na úroveň skúseností HR asistenta, ktorý by mal v HR kancelárii pripraviť ponuku na odoslanie, druhý pár oči preverujú čokoľvek, čo by mohlo potenciálne zaviazať spoločnosť finančne alebo otvoriť dvere súdnemu konaniu chytrý. Organizácie očakávajú väčšiu ostražitosť a dohľad od zamestnancov s titulom manažér alebo riaditeľ.
- A neschopnosť komunikovať by mohli viesť k nesprávnym pracovným podmienkam, ktoré neboli dohodnuté alebo neboli kandidátovi prisľúbené. Napríklad, HR asistent môže vedieť, že práca by zaplatila 40 000 dolárov ale v procese vyjednávania, kandidátovi ponúkli viac plus podpisový bonus a v každodennej zhode manažér o tom nevedel povedať personalistke. Keď uchádzač o prácu dostane nesprávnu ponuku, je ňou prehodnotiť integritu vašej spoločnosti. Vytvárate prekážku prijatia, ktorá bola zbytočná, pretože kandidát sa obáva, ako situáciu zvládnuť.
- Dokumenty, ktoré prichádzajú k ľuďom, ktorých sa pokúšate zamestnať do vašej firmy, musia byť bezchybné. Signalizujú správu potenciálnemu zamestnancovi o kultúry vašej firmy. Aj preklep môže dať kandidátovi pauzu. Kópia dokumentu bude tiež žiť v súboroch vašej spoločnosti roky. Takže vo väčšine prípadov je druhý pár očí, ktoré si prezerajú dokument, rozumnou praxou.
Kontrola a kontrola dokumentov, ktoré zaväzujú spoločnosť finančne alebo potenciálne, právne, nie je kritikou znalostí, skúseností alebo usilovnosti HR asistenta. Zo všetkých týchto dôvodov ide o inteligentnú obchodnú prax.
Poznámka o pracovných ponukách: HR by malo požiadať svojho právneho zástupcu, aby skontroloval formát a proces ponukového listu, aby sa uistil, že sú správne, zákonné a poskytujú zamestnávateľovi právnu ochranu. Pokiaľ sa ponukový list nelíši od štandardného formátu, zvyčajne nie je potrebné požiadať advokáta o preskúmanie každého jednotlivého ponukového listu.
Čítaj viac: Otázky a odpovede súvisiace s ľudskými zdrojmi, manažmentom a prácou
Vylúčenie zodpovednosti: Upozorňujeme, že poskytnuté informácie, aj keď sú smerodajné, nezaručujú presnosť a zákonnosť. Stránku číta svetové publikum a pracovné zákony a predpisy sa v jednotlivých štátoch a krajinách líšia. Prosím vyhľadať právnu pomocalebo pomoc od štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že váš právny výklad a rozhodnutia sú správne pre vašu lokalitu. Tieto informácie slúžia ako návod, nápady a pomoc.
